1. 3. DOVOLENÁ od roku 2021
- Barbara Weiserová (Unlicensed)
NOVINKY od 1.1.2022
K častým dotazům ohledně zobrazení ročního nároku na dovolenou na začátku roku
Po prvním zpracování mzdy v lednu Vás může překvapit, že PREMIER nezobrazí roční nárok na dovolenou tak, jak očekáváte - tj. 4 případně 5 násobek týdenní pracovní doby.
K této situaci může dojít v případech, kdy zaměstnanec v lednu část měsíce pracoval a část měsíce měl dočasnou pracovní neschopnost. Pokud odpracoval alespoň 4 násobek své týdenní pracovní doby, a tedy splnil základní podmínku pro vznik práva na dovolenou v daném roce, dovolená se mu již začne propočítávat, a to tak, že se ve výpočtu zohlední skutečnost za leden a předpoklad odpracovaných hodin za únor-prosinec. Jelikož tím, že nebyla splněna druhá zákonná podmínka, tj. minimálně 12 odpracovaných týdenních pracovních dob pro to, aby se do odpracovaných hodin mohla započítávat také doba nemocenské, výpočtem a zaokrouhlením tak PREMIER zobrazí roční nárok např. 157 hodin místo očekávaných 160 hodin.
Pokud bude zaměstnanec dále pokračovat nemocenskou, pak se bude i v následujících měsících roční nárok snižovat až do měsíce, ve kterém odpracováním splní podmínku odpracování alespoň 12 týdenních pracovních dob. V této chvíli mu k odpracovaným hodinám PREMIER připočte také hodiny nemocí a roční nárok bude zobrazený v očekávané výši 160 hodin.
Započtené doby pro účely dovolené
Přehled dob s různým významem pro vznik práva na dovolenou podle novely zákoníku práce provedené zákonem č. 258/2020 Sb.
- Doba skutečného výkonu práce podle rozvrhu směn - plně za ni vzniká právo na dovolenou (do této doby se nezapočítávají přesčasy!)
- Doba tzv. plně započitatelných náhradních dob uvedených v § 348 odst. 1 ZP - plně vzniká právo na dovolenou, není-li stanoveno jinak:
- mateřská dovolená (PPM),
- rodičovská dovolená u muže čerpaná v době, v níž ženě přísluší právo na mateřskou dovolenou (PPM)
- dočasná pracovní neschopnost (DPN), která je důsledkem pracovního úrazu nebo nemoci z povolání
- ošetřování dítěte do 10 let věku nebo jiného člena domácnosti, péče o dítě do 10 let věku. které nemůže chodit do školy z důvodu podle zákona o zaměstnanosti a poskytování dlouhodobé péče dle § 191 a) ZP (dlouhodobé ošetřovné ,
- čerpání dovolené (taktéž dodatkové)
- náhradní volno za práci přesčas a ve svátek,
- překážky v práci, nejde-li o překážky uvedené v bodu 4 tohoto přehledu; jde-li ale o důležité osobní překážky, pak jen ty, které jsou uvedeny v nařízení vlády č. 590/2006 Sb., o jiných důležitých osobních překážkách v práci,
- tzv. placený svátek (náhrada za práci ve svátek), kdy práce odpadla v důsledku svátku.
- Částečně započitatelné náhradní doby (překážky v práci) - právo na dovolenou za ně vzniká do 20-násobku stanovené nebo kratší pracovní doby v kalendářním roce (obvykle do 100 směn), pokud zaměstnanec mimo tyto doby (uvedené v bodech 1 a 2) odpracoval alespoň 12-násobek stanovené nebo kratší pracovní doby (obvykle 60 směn):
- DPN, která není důsledkem pracovního úrazu nebo nemoci z povolání
- karanténa
- rodičovská dovolená (s výjimkou rodičovské dovolené u muže podle bodu 2)
- důležité osobní překážky v práci, které nejsou uvedeny v nařízení vlády č. 590/2006 Sb., a to včetně vyslání národních expertu do mezinárodních institucí dle § 199 odst. 3 ZP (do této kategorie řadíme i sickdays - zdravotní volno)
- Doby, za které právo na dovolenou vůbec nevzniká:
- neomluvená nepřítomnost v práci
- vykázané pozdní příchody do práce a dřívější odchody zaměstnanců (pokud nebudou následně pokryty tzv. neplaceným volnem)
- vazba a výkon trestu odnětí svobody
- přerušení práce pro nepříznivé povětrnostní vlivy (§ 207 písm. b) ZP
- tzv. neplacené volno, bylo-li předem sjednáno jeho napracování - výkonem práce je až doba napracování /též § 78 odst. 1 písm. i) ZP/; nebylo-li sjednáno napracování, jde o náhradní dobu podle bodu 3.
Právo na dodatkovou dovolenou vzniká jen za dobu skutečného výkonu práce a za dobu čerpání dovolené, nikoliv za jiné náhradní doby; toto neplatí pro dodatkovou dovolenou za práci v tropických a jiných zdravotně obtížných oblastech
V PREMIERU toto rozdělení vyplývá z nastavení mzdových položek, které jsou následně použity ve výkazech práce při zpracování mzdy.
DŮLEŽITÉ !
U všech mzdových položek, které jsou z pohledu fondu pracovní doby jeho naplněním (odpracovaná doba, překážky apod.) a které vidíte v "Nastavení/pojišťovny - mzdové položky" podbarveně - to znamená, že jste si je tvořili sami - si zkontrolujte, zda se pro účely dovolené řadí do správných oblastí! Kontrolu provedete tak, že uvedené položky zadáte do výkazu práce, který následně propočtete. V přehledu dovolené si ověříte, zda máte uvedenou dobu započtenou správně - viz. obrázky v kapitole Příklad.
Nastavení dovolené v PREMIERU od roku 2021
V souvislosti s novou právní úpravou dovolené dochází také ke změnám ve vzhledu mzdového/platového výměru, kde už je pole pro Roční nárok na dovolenou přizpůsobeno pro nastavení v týdnech.
V samotném způsobu nastavení se v porovnání s minulostí nic nezměnilo - taktéž se do pole "roční nárok na dovolenou" nastavuje vždy celoroční nárok, ovšem od roku 2021 je tento nárok uvedený v týdnech. Pokud správně nastavíte roční nárok na dovolenou ve mzdovém/platovém výměru, všechny následné propočty již PREMIER bude provádět sám na základě zpracovaných mezd a nejsou zapotřebí žádné další uživatelské zásahy.
Co musíte vědět, abyste předešli chybám
Klíčový význam pro správné zpracování dovolené od roku 2021 má sjednaný fond pracovní doby - tj. sjednaný úvazek, od kterého se dále odvíjí veškeré následné výpočty. U běžných úvazků rozložených do pětidenního pracovního týdne je situace jasná a při přechodu na nový způsob zpracování dovolené nemusíte dělat žádné další úkony. U nepravidelné pracovní doby však budete muset pečlivě zkontrolovat, zda máte správně nastavené harmonogramy a také zajistit to, abyste ve vyrovnávacích obdobích neměli žádné rozdíly - ideálně si rozdíly upravit ve fondech pracovní doby dopředu pro celý rok. K této problematice najdete podrobnosti v dalších kapitolách.
Dodatková dovolená - kdy ji nastavit
UPOZORNĚNÍ
Pokud nejste zaměstnavatelem vyjmenovaným v § 215 Zákoníku práce (viz obrázek) - tedy nemáte podle tohoto zákona POVINNOST poskytovat zaměstnancům dodatkovou dovolenou, nevyplňujte v žádném případě políčko "dodatková dovolená" - toto pole slouží výhradně pro právo na dodatkovou dovolenou. Týden navíc, který mají Vaši zaměstnanci z rozhodnutí zaměstnavatele (případně na základě kolektivní smlouvy) musí zvýšit Roční nárok na dovolenou v týdnech - pokud tedy mají zaměstnanci 5 týdnů dovolené, pak číslo 5 zapíšete do prvního políčka jako základní nárok. Dodatková dovolená se totiž posuzuje zcela jinak než běžná dovolená. Pokud jste doposud ve výměrech měli týden navíc v políčku "dodatková dovolená", je nutné od ledna 2021 nastavit nový mzdový výměr, kde už budou hodnoty nastaveny správně, tedy 5 týdnů v poli Roční nárok na dovolenou, 0 v poli dodatková dovolená.
Dovolená u zaměstnanců s nepravidelnou pracovní dobou
Jelikož dovolená od roku 2021 má vazbu na fond pracovní doby, je zapotřebí u těch zaměstnanců, u kteří pracují v nepravidelné pracovní době (mají tedy nastavený harmonogram) pečlivě zkontrolovat, zda je jejich nastavení v pořádku. Zejména jde o kontrolu, zda přidělený harmonogram odpovídá nastavenému sjednanému úvazku.
Přiklad:
- Ve mzdovém výměru je nastavena 37,5 hodinový sjednaný týdenní úvazek. Harmonogram směn je nastavený pro 37,5 týdenní pracovní dobu - nastavení zaměstnance je v pořádku.
- Ve mzdovém výměru je nastaven 37,5 hodinový sjednaný týdenní úvazek. Harmonogram směn je nastavený pro 40 týdenní úvazek - nastavení je chybné - je zapotřebí nastavit správně harmonogram směn. Pokud by v tomto případě nebyla provedená oprava, mělo by to dopad na výpočet práva na dovolenou.
Dále musíte zkontrolovat, zda máte v kalendářích zaměstnanců nulové rozdíly ve vyrovnávacích obdobích.
Takto je správně vyrovnaný fond pracovní doby - ve dni 24.01.2020 byla 11,5 hodinová směna nahrazena vyrovnávací směnou v délce 2,5 hodiny.
Jak se orientovat v právu na dovolenou
Pro přehled o započtených dobách a právu na dovolenou jsme připravili zcela nové detailní zobrazení, které získáte takto:
Díky tomuto zobrazení si budete moci každý měsíc zkontrolovat, jak se započetly jednotlivé doby pro výpočet dovolené, Tento obrázek vykazuje stav po zpracování lednové mzdy.
Je z něho zřejmé, že zaměstnanec odpracoval 184 hodin - tyto hodiny jsou započtené jak v měsíci, tak v celkovém součtu, jelikož z těchto hodin vyplývá, že zaměstnanec odpracoval potřebný čtyřnásobek týdenní pracovní doby, má právo na dovolenou, která je vypočtena podle vzorce (AxBxC)/52 - zobrazeného červeně na obrázku.
Konkrétně tedy je to (4x4x40)/52=12,30 - zaokrouhleno 13 hodin dovolené - tento zůstatek je zobrazen v poli Nárok na dovolenou - skutečný. V nároku na dovolenou do konce roku (pracovního poměru) je zobrazen nárok na dovolenou tak, jakoby zaměstnanec do konce tohoto období pracoval.
Základní podmínky, které platí od roku 2021, by bylo možno ve velkém zjednodušení aplikovat takto
Na dalším obrázku je vidět stav v prosinci, kdy již jsou za všechny měsíce roku zohledněny skutečné hodnoty:
- Dovolená se uvádí v hodinách a odvíjí se od průměrného týdenního úvazku - ten PREMIER propočítává vždy při každém dalším zpracovaném měsíci, tato hodnota se může v průběhu roku změnit v případě snížení nebo zvýšení týdenního sjednaného úvazku
- Pro získání jakéhokoliv práva na dovolenou je nutné splnit podmínku odpracování minimálně 4 násobku průměrného týdenního úvazku - do odpracované doby se zde započítávají skutečně odpracované hodiny a plně započtené neodpracované hodiny (kategorie 2 v rozdělení dob) (na obrázku je stav, kdy tento limit doposud není splněn).
- Pro výpočet dovolené se použije vzorec (AxBxC)/52
- Do doby, než zaměstnanec dosáhne odpracování minimálně 12 násobku průměrného týdenního úvazku jsou doby částečně započtených náhradních dob pouze v režimu "evidované" - tj. jejich součet se prozatím do odpracované doby nemůže započítat (na obrázku je stav, kdy tento limit doposud není splněn).
- Po splnění podmínky odpracování min. 12 násobku průměrného týdenního úvazku lze do odpracované doby připočítat také částečně započitatelné náhradní doby, avšak pouze do limitu 20 násobku průměrného týdenního úvazku - vypočteno vzorcem Cx20. V režimu evidovaných částečně započitatelných náhradních dob budou sečteny vždy všechny tyto doby, do započtených bude zahrnut pouze počet hodin do limitu.
- Limit pro zápočet částečně započtených náhradních dob se odvíjí od průměrného týdenného úvazku - může se tedy změnit při případné změně úvazku v průběhu roku.
- Vyčerpaná dovolená je zohledněna jako doba započtena v celkovém počtu plně započtených neodpracovaných dob
- Vyčerpaná dovolená je uvedena jako samostatná položka - pro odečtení vyčerpaných hodin při výpočtu zůstatku.
- PREMIER vypočte předpokládaný zůstatek dovolené do konce roku (pracovního poměru) připočtením sjednaných fondů pracovní doby doposud nezpracovaných měsíců ke skutečnosti ze zpracovaných měsíců.
Příklad:
Zaměstnanec v lednu čerpal dovolenou 12-13.ledna - 15 hodin, navštívil lékaře 15.1. - 7,5 hodiny, měl ještě další překážku v práci na straně zaměstnavatele dne 19.1. 7,5 hodiny, od 26.1. do 2.2. - tj. celkem 45 hodin měl nemocenskou pro běžnou nemoc. Zbytek doby - do 30.4.2020 již pracoval.
Na obrázcích níže je vidět, jak se v průběhu zpracování jednotlivých měsíců měnily nároky na dovolenou.
Zpracování ledna:
Zpracování února - započteno 135 odpracovaných hodin + navýšen počet evidovaných náhradních dob o 15 hodin na celkových 45
Zpracování března - pracoval celý měsíc - připočteno 172,5 hodiny
Zpracování dubna - pracoval celý měsíc - připočteno 165 hodin + po splnění podmínky započteny náhradní doby
Převod dovolené do dalšího roku
Při zpracování mzdy za prosinec v případech, kdy dojde k přečerpání dovolené, PREMIER na tuto skutečnost upozorní. Doporučujeme v prosincové mzdě provést vyrovnání všech záporných zůstatku do nuly. K tomuto účelu využijete MP 501 - doplatek dovolené, kterou přidáte do výkazu práce a do pole hodiny zapíšete s mínusovým znaménkem počet přečerpaných hodin dovolené a výkaz propočtete. Takto provedete srážku finanční hodnoty přečerpaných hodin.
Pokud zůstatek tímto způsobem neupravíte, PREMIER převede do dalšího roku i záporný zůstatek.
Převod nevyčerpané dovolené z roku 2020 do roku 2021
Premier automaticky převede dovolenou z roku 2020 do roku 2021 - při propočtu první mzdy v roce 2021 se zůstatek dovolené z roku 2020, který je ve dnech, přepočte na hodiny.
V případě, že se od ledna 2021 mění týdenní úvazek, PREMIER přepočte zůstatek z roku 2020, který je ve dnech, na hodiny, a to podle úvazku, který je platný od ledna 2021:
Dovolená - sestavy
Evidence dovolené
Do sestavy _Evidence dovolené" byly nově přidány i sloupce "dny" a tisková sestava byla kvůli lepší přehlednosti rozdělena na "Evidenci dovolené" a "SICKDAYS" - tyto novinky najdete v aktualizaci ze dne 27.4.2021
Tvorba rezervy na dovolenou
Po zpracování prosince můžete získat sestavu "Tvorba rezervy na dovolenou" - zůstatky dovolené jsou vynásobeny průměrným výdělkem platným v prosinci, z výsledku ve hrubé mzdě je vypočteno také sociální a zdravotní pojištění.
Sestavu získáte takto:
Rozpouštění rezervy na dovolenou
Po zpracování prvních měsíců následujícího roku můžete obdobným způsobem získat sestavu o rozpouštění rezervy na dovolenou. Z této sestavy vyčtete informaci, kolik hodin se v daném měsíci z loňské dovolené vyčerpalo a také finanční hodnotu tohoto čerpání (hrubá mzda + pojistné). Také je zde zobrazený zůstatek nevyčerpané dovolené z minulého roku ke konci zpracovávaného období.
Žádost o převod dovolené do dalšího roku
Do programu byla přidána možnost tisku žádosti o převedení dovolené do dalšího roku - tu najdete zde:
