5. Management aktivit
Co je management aktivit
Management aktivit je nástroj, který můžete využít pro účely evidování a hlídání školení profesních, školení z oblasti bezpečnosti práce a požární ochrany nebo pracovnělékařských prohlídek svých zaměstnanců. Nejde o modul, který by vás aktivně upozorňoval na nějaké skutečnosti rozesíláním zpráv nebo informací, jde však o modul, kde se k těmto informacím pohodlně a přehledně dostanete.
Nastavení číselníků aktivit
Nejprve je zapotřebí nastavit si všechny potřebné číselníky.
Roztřiďte si oblasti, které budete potřebovat sledovat a v rámci těchto oblastí si pak vytvoříte podčíselníky jednotlivých akcí - školení, prohlídek atd.
Příklad pro nastavení číselníků:
Než začnete zapisovat jednotlivá školení /prohlídky, jiné akce, které potřebujete hlídat/ - rozmyslete si jejich rozložení a toto si rozlište pomocí číslování. V příkladu výše jsou použita čtyřmístná čísla, kdy pracovnělékařské prohlídky začínají dvojčíslím 10..
školení BOZP a ostatní profesní školení dvojčíslím 20.. . Takovým číselným rozlišením si usnadníte další práci - viz obrázek výše
Doplnění nastavení v číselníku pracovních pozic
Pro využití managementu aktivit pro sledování pracovnělékařských prohlídek je vhodné doplnit si dodatečně nastavení jednotlivých pracovních pozic, kde si přiřadíte příslušnou kategorii rizika a v rámci této kategorie upřesníte rizikové faktory, které se s výkonem této pracovní pozice vážou - tyto informace již PREMIER následně uvádí v žádankách na pracovnělékařské prohlídky generovaných z managementu aktivit - je popsáno níže.
Způsoby přidělení aktivit zaměstnancům
Přiřazení aktivity jednomu zaměstnanci
Jednomu zaměstnanci můžete přiřadit školení nebo zdravotní prohlídku pomocí ikonky "aktivity" v personalistice
zvolíte novou položku a vyberete ze seznamu přednastavenou aktivitu - v příkladu níže je to pracovnělékařská prohlídka pro danou kategorii, kterou chcete zaměstnanci přiřadit:
a dále doplníte všechny ostatní údaje:
po uložení bude záznam u tohoto zaměstnance vypadat takto:
Tento způsob pořízení je vhodný např. při nástupu zaměstnance do zaměstnání, kdy mu takto zapíšete všechna školení, která v rámci nástupu absolvoval, včetně lékařské prohlídky atd.
Ukončení sledování prohlídek u 1. kategorie rizika
Pokud již dále nechcete sledovat pracovnělékařské prohlídky u první kategorie rizika, můžete postupovat takto:
V managementu aktivit pak najdete uložené záznamy všech zaměstnanců:
Pomocí třídění pak můžete pracovat pouze např. se zdravotními prohlídkami, kde si je můžete setřídit podle blížícího se konce platnosti a následně s nimi dále pracovat:
Příklady nastavení
Pro názornost uvádíme příklady .
Ve firmě bude dne 8.12.2018 probíhat školení řidičů, kterého se zúčastní vybraní zaměstnanci. Nastavení plánu školení řidičů skupině zaměstnanců:
Následně je pak u této naplánované společné aktivity možno zapsat její realizaci - přičemž je možné z této realizace vyloučit ty zaměstnance, kteří se jí nezúčastnili:
O realizované aktivitě lze vytisknout kartu - protokol o realizaci:
Nově je přidáno tlačítko "Aktivity", jehož pomocí je možno prověřit u každého zaměstnance, které aktivity má přidělené. Zároveň je zde možno i zjistit, které aktivity (školení, prohlídky) byly u daného zaměstnance realizovány v minulosti a v současné době se již nesledují).
V rámci tohoto přehledu je také možno ukončit sledování jednotlivých aktivit - např. v tomto případě již zaměstnankyně nebude pracovat v nočních směnách, proto již nebude zapotřebí realizovat každoročně lékařskou prohlídku. Při takto zaznamenaném ukončení se již řádek této aktivity (v tomto případě lékařské prohlídky) nebude zobrazovat v seznamu všech aktivit, avšak z hlediska archivace zůstane přístupný.
Nastavení sledovaných aktivit při nástupu zaměstnance
Při nástupu nového zaměstnance do pracovního poměru je možné přímo v personalistice u tohoto zaměstnance předem nastavit všechny aktivity, které bude potřeba sledovat - ty se v Managementu aktivit zobrazí jako "neplatné", tudíž bude zřejmé, že tuto aktivitu bude pro zaměstnance nutné naplánovat nebo zapsat její realizaci, pokud už nastala.
Příklad: Při zápisu nástupu do pracovního poměru zaměstnance Radka Aktivního pomocí tlačítka Aktivity v personalistice nastavíte všechna školení a prohlídky, které tento zaměstnanec bude muset v souvislosti s nástupem absolvovat a u nichž bude nutno dále sledovat jejich platnost.
Přednastavení barevného zvýraznění platnosti
Novinkou je také možnost přednastavit si barevné zvýraznění blížícího se konce platnosti aktivity, což bude vhodné zejména u sledování pracovnělékařských prohlídek, na které lze zaměstnance odeslat již 90 dnů před uplynutím doby jejich platnosti.