Nastavení číselníku směn.

Prvním krokem při nastavování nepravidelné pracovní doby je vždy založení číselníku směn. V tomto číselníku nastavíte jak směny tak i volna - tedy doby, které budete dále potřebovat při sestavování samotných harmonogramů.

Postup - viz obrázek 1 níže:

1. V pracovním nastavení zaměstnance si založte nový "mzdový výměr"
2. Na mzdovém výměru si nastavte délku týdenní pracovní doby, zvolte, zda jde o jednosměnný, dvousměnný či třísměnný režim a nastavte, od jakého období bude platný
3. zvolte tlačítkem "harmonogram směn"
4. zvolte číselník směn a tlačítkem "nová" přidejte do číselníku novou směnu

Pokud máte doposud číselník směn prázdný, začněte s nastavením volna - volna se totiž v rámci harmonogramu budou střídat se směnami.

Nastavování směn - tvorba číselníku směn

Nastavení jednoduché denní směny

Volbou "nová" si nastavíte novou směnu

Nastavení noční směny

U nastavování noční směny - jelikož přechází z jednoho do druhého dne,  je potřeba tuto směnu rozdělit na úsek do a od půlnoci, pro účely nastavení příplatku je také potřeba případné další rozdělení. 

Nastavení směny, která začíná v 18:00 hodin a končí na druhý den v 06:00 hodin, má půlhodinovou přestávku od půlnoci a noční příplatek se platí pouze za dobu odpracovanou mezi 22:00 a 06:00 hod vypadá takto:

Ke každému intervalu ve směně můžete přiřadit jeden nebo více  příplatků - na příkladu níže je ke směně označené jako O-7,5 přidán odpolední příplatek, který je v číselníku mzdových položek na kódu 211.

Připravené směny budete mít zobrazeny v číselníku, kde si je můžete třídit např. podle délky trvání směny nebo názvu směny.

Sestavení harmonogramu

Pro stanovení správného cyklu musíte nejdříve určit, zda a v jakém intervalu se u zaměstnance směny a volna opakují.

V příkladu pracuje zaměstnanec tak, že pravidelně má vždy ranní směnu 11,5 hodiny, noční směnu 11,5 hodiny a pak 2 dny volna, celý cyklus trvá 28 dnů, protože vždy 25. den tohoto cyklu má zaměstnanec místo ranní směny volno (pokud bychom u tohoto zaměstnance ponechali pouze osmidenní cyklus, který se jeví jako logický, pak by měl za celé 26 týdenní vyrovnávací období ve fondu pracovní doby mnohem více hodin, než dovoluje zákon - každý cyklus se musí stanovit tak, aby v jeho rámci byla zaměstnanci přidělována práce pouze v rozsahu, který zákoník práce určuje jako maximální pro jednosměnný, dvousměnný nebo třísměnný/nepřetržitý provoz. V základním nastavení cyklu půjde o to, aby se  SKFPD - tedy skutečný fond pracovní doby co nejvíce přiblížil PFPD - tedy použitelnému fondu pracovní doby - v příkladu  níže 975 hodinám /vypočteným 26 týdnů x 37,5 hodin týdně = 975), rozdíl se následně vyrovná už v kalendáři, který bude mít zaměstnanec přiřazen.

Položka „Korekce fondu“ může obsahovat počet hodin, o které se navýší FPD oproti součtu hodin z cyklu.

Tisk protokolu k harmonogramu

Po zpracování cyklu si můžete vytisknout protokol harmonogramu.

Přiřazení harmonogramu zaměstnanci

Tento cyklus nakonec přiřadíte zaměstnanci od určitého data a určíte, o který den v pořadí tohoto cyklu jde. V příkladu níže přiřazujeme harmonogram, který byl vytvořen od 01.09.2016, přiřazujeme tedy první den cyklu. Kdybychom stejný harmonogram přiřazovali zaměstnanci od 01.10.2016, pak bychom museli nastavit 3. den cyklu (září mělo 30 dnů, cyklus trval 28 dnů, takže 29.922016 byl první den dalšího cyklu, 30.9. druhý den, na 1.10.2016 připadá 3 den cyklu).

Takto vytvořený harmonogram přiřadíte pomocí tlačítka "přidat" danému zaměstnanci, určíte mu také, kterým dnem cyklu bude od počátku období, ve kterém mu je harmonogram přiřazen,  obrázek výše zobrazuje příklad, kdy zaměstnanec začíná prvním dnem cyklu, který jsme nastavili v příkladech výše (zde je žlutě označeno volno ve 25 dni cyklu). Propočítáním kalendáře můžete následně ověřit, zda se vámi nastavený harmonogram správně promítl do rozložení směn v měsíci u daného zaměstnance - takto si můžete ověřit i všechny následující měsíce celého vyrovnávacího období a už dopředu si v posledním měsíci upravit směny tak, aby byl vyrovnán rozdíl v hodinách za celé VO (toto provedeme přiřazením vyrovnávací směny - k tomu blíže v odstavcí UPRAVA FONDU PRACOVNÍ DOBY POMOCÍ VYROVNÁVACÍ SMĚNY níže). Z příkladu je patrné, že zaměstnanec má na měsíc září fond pracovní doby 172,5 hodiny. Tento fond je pro něho závazný, takže všechny směny v rámci tohoto fondu musí odpracovat. Kdyby přišel do práce i 25. září, pak by tato směna byla již směnou přesčasovou. 

Druhý zaměstnanec má pracovat tak, že bude mít směny přidělené ve dnech, kdy má první zaměstnanec volno - tedy bude začínat 3 dnem cyklu, volno tedy bude mít již 23.9., zároveň tím, že má oproti prvnímu zaměstnanci jinak rozložené směny v rámci celého VO, pro tohoto zaměstnance musíme vyrovnat směny jen rozdílem 9 hodin, tedy v posledním měsíci VO mu přidáme jednu směnu v délce 9 hodin - tato úprava se nám ve FPD daného měsíce bude zobrazovat barevně.

Harmonogram směn - nastavení krok za krokem

Zaměstnanec nastupuje 1.2.2021 a má v pracovní smlouvě sjednanou kratší pracovní dobu, která činí 30 hodin týdně s tím, že bude pracovat v 10 hodinových směnách v pondělky, středy a pátky. Ve svátky, na které připadne směna, bude mít zaměstnanec náhradu mzdy nebo nekrácenou mzdu - nebude pracovat.

U tohoto zaměstnance je potřeba nastavit harmonogram směn.

Postup:

Nastavíte si mzdový výměr u zaměstnance:

Abyste mohli vytvořit pro zaměstnance harmonogram, musíte nejprve číselníku směn nadefinovat jeho desetihodinovou směnu a den volna - tj. doby, z nichž následně budete sestavovat pro zaměstnance harmonogram.

Máte tedy připravené obě doby, které budou tvořit harmonogram.

Harmonogram budete nastavovat takto:

Nyní je důležité uvědomit si, jak tento harmonogram bude umístěn v chronologickém kalendáři. Tento zaměstnanec nastupuje 1.2.2021 - na tento den připadá pondělí, takže z této kombinace budeme dále vycházet při tvorbě harmonogramu. Délku cyklu bude tvořit jeden týden, tedy 7 kalendářních dnů.

Nástup zaměstnance v průběhu měsíce - přiřazení harmonogramu

Pokud zaměstnanec nastupuje v průběhu měsíce a bude pracovat v harmonogramu, který již běží u jiných zaměstnanců, pak je potřeba postupovat takto:

1. Zjistit, ve kterém harmonogramu bude zaměstnanec pracovat - tj. kteří zaměstnanci mají v nastavení tento harmonogram
2. Ověřit, který den cyklu u těchto zaměstnanců připadne na první den měsíce, ve kterém nastupuje nový zaměstnanec

3. Přiřadit novému zaměstnanci harmonogram - a to vždy od prvního dne v měsíci, ve kterém tento zaměstnanec nastupuje a s tím dnem cyklu, který zjistíte u zaměstnance pracujícího v témže harmonogramu

4. 

   UPOZORNĚNÍ

   Přiřazení harmonogramu vždy od 1. dne měsíce, ve kterém zaměstnanec nastupuje, je důležité zejména u zaměstnanců odměňovaných měsíční mzdou, jelikož toto nastavení má vliv na fond pracovní doby.

   Novému zaměstnanci bude končit vyrovnávací období ve stejném dni, jako ostatním zaměstnancům (první vyrovnávací období může mít tedy kratší) - v tomto prvním VO vyrovnáte tomuto zaměstnanci fond pracovní doby individuálně přiřazením vyrovnávacích směn. V dalším VO již bude mít směny vyrovnány společně s ostatními zaměstnanci pracujícími ve stejném harmonogramu..

Zcela nepravidelné směny

Pokud nelze najít v pracovní době žádný opakující se cyklus směn, pak lze sestavit cyklus ze všech typů směn a každý měsíc tyto ručně před pořízením neschopností a zahájením měsíce nastavit v kalendáři a to poklikáním na příslušný den a výběrem směny pro tento den. Dny nastavené v kalendáři ručně jsou odlišeny barevně (např. ručně zrušená směna v sobotu 31.1.). Vyrovnávací období (VO) je nastaveno počtem dní jeho trvání (definuje se v cyklu) a dnem počátku + určením o který den v cyklu se jedná. Program poté automaticky určí rozsah VO a také rozdíl oproti "Použitelnému fondu PD" (vypočten jako počet hodin za VO při rovnoměrném určení PD). Na základě těchto hodnot může uživatel ručně zasahovat do kalendáře tak, aby rozdíl byl co nejnižší. Případný rozdíl by měl zaměstnanec obdržet formou příplatku za přesčas. Toto je sice v PREMIERU možné, avšak tento způsob nedoporučujeme používat, protože je velmi náročný pro obsluhu a je potřeba stále mít v povědomí, že je nutné hlídat maximální počet hodin, který lze zaměstnanci v rámci vyrovnávacího období přidělit.

Úprava fondu pracovní doby pomocí vyrovnávací směny 

V číselníku směn nastavíme vyrovnávací směnu, dvojklikem na příslušný den ji přiřadíme do fondu pracovní doby zaměstnance (obrázek 1) - v našem příkladu jsme nahradili volno, které u zaměstnance připadlo na den 10.02.2017, vyrovnávací směnou v délce 9 hodin - takto se vyrovnal fond pracovní doby zaměstnance s maximálním fondem pracovní doby, který mohl mít ve VO přidělen - obrázek 2.

Pro výpočet mzdy v případě, že by tento zaměstnanec byl odměňován měsíční mzdou, bude tedy použitý pro všechny propočty v únoru měsíční FPD v délce 158,5 hodiny (zde: měsíční mzda činí 18000, v únoru bude čerpán 1 den dovolené (v délce 11,5 hodiny), který bude proplacen náhradou, mzda za odpracovaný čas bude ve výši 18000:158,5x147=16994 Kč. 

obrázek 1

obrázek 2

Toto nastavení lze provést a měnit na dvou místech. V personalistice nebo přímo ve výkazech práce. Pokud budete potřebovat zaměstnanci/všem zaměstnancům se stejným cyklem upravit FPD – např. zrušit/přesunout plánovanou směnu lze toto upravit přímo v kalendáři konkrétního měsíce a to dvojklikem na příslušnou délku směny v konkrétním dni. 

ukázka výkazu práce po zahájení měsíce kdy korigujete FPD

Výpočet mzdy - měsíční mzda u nepravidelné PD v měsíci korekce FPD při čerpání 1 dne dovolené

Při změně měsíce program automaticky nastavuje VO - je zobrazeno vždy to VO, které v daném měsíci platí pro první den měsíce. Tzn. že v našem případě teprve od dubna 2017 bude zobrazováno nové VO, které začne 02.03.2017.

POUŽITÍ NASTAVENÍ "HARMONOGRAM SMĚN" PRO ÚČELY PŘEDNASTAVENÍ PŘÍPLATKŮ V RÁMCI PRAVIDELNÉ PD

Nastavení Harmonogram směn můžete použít i pro usnadnění práce v rámci pravidelné pracovní doby tak, že si nastavíte v číselníku směn směny z běžné pracovní doby - např. ve třísměnném provoze, kdy se zaměstnanci střídají v pravidelném 5 denním režimu (Po-Pá) ve směnách 7,5 hodin - ranní týden, odpolední týden, noční týden, a vy jím chcete platit např. odpolední i noční příplatky za příslušné směny a chcete, abyste tyto příplatky měli ve výkazech práce přiřazeny v rámci zahájení automaticky - tyto příplatky si uložíte u jednotlivých směn. Pro tuto potřebu si pak uložíte harmonogram, který bude mít 21 denní cyklus a v něm rozložené směny 5xranní, 2xvolno, 5xodpolední, 2xvolno, 5xnoční, 2xvolno. Při zahájení měsíce tak budete mít u zaměstnanců již předvyplněné i příslušné příplatky, které pouze zkontrolujete.

NEPRAVIDELNÁ PRACOVNÍ DOBA A NÁROK NA DOVOLENOU

Od 01.01.2021 se změnila legislativa v oblasti dovolené. U nepravidelné pracovní doby se v rámci čerpání dovolené odečítá z nároku na dovolenou tolik hodin, kolik hodin na tento den podle harmonogramu připadá. Roční nárok se odvíjí od nastavené týdenní pracovní doby zaměstnance . K dovolené více v kapitole: 1.3. Dovolená