2. 2 Účtování vydaných faktur

Program PREMIER umožňuje pořízené vydané faktury ihned automaticky zaúčtovat, tj. přenést je přímo do účetního deníku (příslušné dokladové řady).

Aby byla faktura automaticky zaúčtována, musí být splněny tyto podmínky:

• u každé položky faktury musí být vyplněn účet (předkontace) na straně DAL,

• musí být vyplněn účet na straně MD (pohledávkový účet, např. 311…).

Pokud jsou tyto podmínky splněny, faktura se po uložení automaticky přenese do deníku a je zaúčtována.

Pokud není byť jen u jedné položky zadán účetní předpis, program při ukládání upozorní, že faktura nebude zaúčtována, ale pouze evidována.

Taková faktura:

• zůstane pouze v operativní evidenci,

• není přenesena do deníku,

• způsobí rozdíl mezi knihou pohledávek a zůstatkem na příslušném saldokontním účtu 311… v účetnictví,

• není zahrnuta do DPH.

Vzhledem k automatizovanému účtování přijatých i vydaných faktur je nezbytné pravidelně kontrolovat kontinuitu mezi evidencí faktur a účetnictvím.

Pro kontrolu rozdílů slouží funkce:

• Účetnictví – Daňová kancelář – DPH – Kontrola konzistence VF, PF
  nebo

• Účetnictví – Deník – horní menu Deník – Kontrola konzistence VF, PF

Tato funkce vyhledá nesrovnalosti mezi:

• evidencí faktur,

• účetním deníkem,

• saldokontem,

• vazbami na úhrady.

• nesouhlasné položky ve fakturách - toto hlášení upozorňuje, že v deníku je jiný počet položek než ve faktuře. Tato chyba může vzniknout porušením zásady „měnit, opravovat a mazat mohu pouze ve fakturách, nikoli v deníku“. Díky této funkci snadno zjistíme, že nějaká položka byla v deníku omylem smazána.

• nevypárované přímé zápisy - toto hlášení souvisí s účty nastavenými jako „automatický účet pohledávek a závazků“ (viz účtová osnova). V tomto případě program kontroluje, zda na doklady o úhradě (kde je rozvahový účet s výše uvedeným nastavením) existuje faktura. Z toho vyplývá, že jde o úhrady, jež nejsou provázány na faktury; jsou to tedy především osamělé zápisy (bez automatické vazby) na účtech 311xxx a 321xxx.

• nezaúčtované faktury - má největší význam pro kontrolu DPH, tzn. faktury, které program zde zobrazí, nejsou zaúčtovány, tudíž nejsou ani začleněny do přiznání k DPH. Stačí pouze najít tyto faktury v seznamu a doplnit v nich chybějící předkontaci.

• bludné zápisy v deníku - mohou vzniknout při havárii programu, stačí je pouze smazat.

• rozdíl mezi deníkem a fakturou - jde o stejnou problematiku jako v případě „Nesouhlasné položky ve fakturách“.

• vypárované nesouhlasné saldoúčty - toto hlášení upozorňuje na případ, kdy vypárovaná úhrada/platba faktury má v předkontaci jiný saldokontní účet než předpis příslušné faktury, tzn., že např. platba je účtována 221xxx/311100, zatímco faktura je účtována 311200/601xxx,343xxx. V tomto případě je nutné opravit účet 311xxx buď na straně úhrady, nebo na straně faktury.