13 CRM / pošta
Modul CRM/Pošta slouží k evidenci a sledování veškeré přijaté i odeslané pošty (korespondence). Záznamy lze pořizovat přímo v modulu CRM, ale také z jiných modulů, například Adresář partnerů nebo Zakázky. Pošta se vždy váže ke konkrétnímu partnerovi nebo zakázce. Veškeré záznamy se shromažďují v hlavním modulu CRM, bez ohledu na to, odkud byly pořízeny.
Modul lze členit podle dokladových řad (např. CRM, reklamace, schůzky, telefonní hovory), ke kterým lze nastavovat i samostatná přístupová práva.
K jednotlivým záznamům lze přidávat vazby na externí dokumenty. Pro odeslanou poštu systém nabízí možnost automatického zaznamenávání jednotlivých druhů pošty.
Modul také obsahuje číselníky (tlačítko „č“), které si může uživatel naplnit podle vlastní potřeby.
Přehled údajů v CRM
Doklad č. – aktuálně zvolená dokladová řada CRM a pořadové číslo záznamu.
Typ záznamu – např. Přijatá pošta, Odeslaná pošta, Doporučeně, Přijatá faktura.
Partner – adresát nebo odesílatel, navázáno na Adresář partnerů.
Datum – datum přijetí nebo odeslání pošty.
Číslo jednací – lze zadat ručně nebo automaticky generovat tlačítkem „kouzelné hůlky“.
Popis – druh pošty (faktura, dopis, upomínka, CD, manuál apod.). Lze nadefinovat číselník opakujících se záznamů.
Forma – způsob zaslání (mail, fax, dopis, doporučený dopis apod.).
Plán / Kalendář dokladů – možnost naplánovat událost, termín nebo zodpovědnou osobu pro kontrolu doručení či plnění plánu.
Status / Průběh – stav vyřízení pošty. Uživatel definuje vlastní statusy a může nastavit barevné podbarvení po změně.
Další údaje – odesílatel, příjemce apod., slouží pro interní evidenci.
CRM – Přijatá faktura
Typ záznamu Přijatá faktura umožňuje evidovat došlé faktury s vazbou na modul Dodavatelé – Faktury, závazky.
Při pořízení faktury na základě došlé pošty/CRM lze využít volbu „Na základě došlé pošty/CRM“.
Při ručním zadání faktury program automaticky spáruje fakturu se záznamem CRM a zobrazí informační hlášku. Tuto hlášku lze vypnout v Správce – Předvolby – Globální – Dodavatelé.
Připojení externího dokumentu
Uživatel může k záznamu CRM připojit externí elektronický dokument dvěma způsoby:
Vazby – ruční vložení odkazu na dokument (F12 a F3 – Nová). Dokument lze zobrazit kliknutím na ">". Viz kapitola vazby.
Pole „Dokument“ – nastavení cesty k dokumentům nebo URL pro DMS server.
Toto nastavení se provádí ve Správci - Předvolby Globální - Dodavatelé. Zde může uživatel vyplnit:hyperlink - tato varianta předpokládá, že ve společnosti je funkční webový server pro interní potřeby uživatelů, nebo
cestu ke složce - pokud budete využívat složku, kde jsou uloženy dokumenty k výběru, musí být povolena volba - místo DMS serveru použít složku.
Po nastavení lze dokument vybrat nebo naskenovat přímo do záznamu CRM.
Pole dokument se aktivuje až po správném nastavení.
Dokument pak lze připojit pomocí “…”.
Pokud je dokument připojen k typu záznamu Přijatá faktura, odkaz se automaticky přenese do přijaté faktury vytvořené na základě došlé pošty.
Automatické zaznamenávání pošty
Systém dokáže poštu v určitých případech zaznamenat automaticky. Například při tisku dopisů pro skupinu partnerů program nabídne možnost automaticky doplnit záznam o odeslané poště k jednotlivým partnerům pro dané datum.