Údaje

Doklad č. - informace o aktuálně zvolené dokladové řadě CRM (dle potřeby lze pomocí "?" změnit) a pořadové číslo záznamu v dané dokladové řadě.

Typ záznamu -

• Přijatá pošta (evidence přijaté pošty)
• Odeslaná pošta (evidence odeslané pošty)
• Doporučeně (viz níže)
• Přijatá faktura (možnost zavést přijatou fakturu, která bude mít následně návaznost na modul dodavatelé (viz níže)
• Ostatní

"Odeslání - "Doporučeně" - takto označenou poštu lze vytisknout v sestavě "Poštovní podací arch" (3. volba při tisku).

Partner - adresát příp. odesílatel. Navázáno na adresář partnerů.

Datum – datum přijetí, odeslání pošty.

Číslo jednací – lze vypsat ručně nebo použít tlačítko „kouzelné hůlky“ (automatický návrhář čísla jednacího). Návrhář lze použít i v kombinaci se znakovou nebo číselnou předponou zadanou před generací v poli číslo jednací.

Popis – popis druhu pošty, např. faktura, upomínka, dopis o změně údajů, zaslání CD, manuálu apod. Zde lze nadefinovat číselník pro opakující se záznamy.

Forma – jakým způsobem bylo zasláno (mailem, faxem, dopisem, doporučeným dopisem, atd.)

Údaje zobrazující se v plánu nebo kalendáři dokladů – lze naplánovat určitou událost (např. při zapisování odeslané pošty se vyplní termín a zodpovědný pracovník, který telefonicky ověří doručení pošty u partnera, nebo se při zapisování uskutečněného jednání vyplní termín pro kontrolu plnění plánu).

Status/Průběh – může určovat v jakém stádiu vyřízení se pošta nachází. Statusy/průběhy si uživatel definuje dle potřeby v číselníku. Statusy/Průběhy pak může manuálně měnit. Číselník lze vyvolat kliknutím na ikonu "?“ umístěného vedle pole "Status/Průběh". Ke každé položce číselníku lze nově nastavit, že se po změně na daný průběh má záznam barevně podbarvit. 

Další údaje – odesílatel, příjemce atd., které mohou sloužit také interním potřebám uživatele.

CRM - Přijatá faktura

Typ pošty "Přijatá faktura resp. Přijatý zálohový list" umožňuje evidovat došlé faktury a má vazbu na modul "Dodavatelé - Faktury, závazky". 

Pro následné pořízení přijaté faktury v modulu "Dodavatelé - Faktury, závazky" se nabízí volba "Na základě došlé pošty/CRM". Více zde

Pokud se faktura zapisuje ručně, pak program automaticky spáruje fakturu se záznamem CRM a informuje o tom uživatele informační zprávou. 

Připojení externího dokumentu

Uživatel má k dispozici dvě varianty, jak připojit k záznamu v modulu CRM nějaký externí elektronický dokument.

Vazby

První variantou je využití klasických vazeb (obdobně jako napříč celým systémem), kdy k danému záznamu lze ručně vložit dokument (cesta k dokumentu). Vazby se aktivují funkční klávesou "F12" a pomocí standardní klávesy "F3 - Nová" se vloží odkaz na externí dokument nebo více dokumentů. 

Dokument pak lze zobrazit přímo přes tyto vazby pomocí ">".

Podrobněji popsáno v kapitole Vazby.

Pole "dokument"

Uživatel si může do modulu CRM (rovněž tak do přijatých faktur) aktivovat nové pole/nový údaj "Dokument", kde následně bude vyhledávat dokumenty uložené do zvolené složky a přiřazovat je jednotlivým záznamům. Nejdříve je nezbytně nutné provést potřebné nastavení ve "Správci - Předvolbách - Globálních - Dodavatelé". 

Zde si uživatel nastaví následující:

• povolené používat čárové kódy na fakturách k propojení s DMS serverem,
• strukturu hyperlinku - zde má uživatel dvě varianty použití

  • hyperlink - je možné nastavit výchozí URL adresu, ze které se budou načítat přiložené soubory, např. http://firemni_intranet/skeny. 

    Tato varianta předpokládá, že ve společnosti je funkční webový server pro interní potřeby uživatelů. 

  • nebo zde zvolit cestu ke složce, do niž budou vkládány externí elektronické dokumenty, cesta se nastaví pomocí tlačítka "..."

    Pokud budete využívat složku, kde jsou uloženy dokumenty k výběru, musí být povolena volba - místo DMS serveru použít složku.

Po správném nastavení se aktivuje pole "dokument" v záznamu CRM.

Externí elektronický dokument, pak lze k záznamu vybrat pomocí "...", kdy se nabídne možnost dokument naskenovat nebo vybrat existující ze zvolené složky.

Zobrazit dokument pak lze dvěma způsoby. Přímo u daného záznamu kliknutím na odkaz vedle pole "dokument" nebo přímo ze seznamu pošty, lze vyvolat kliknutím na příslušný řádek ve sloupci "DMS - link" zvolenou složku dokumentů.

Novinkou je, že pokud takto přidáte dokument k typu záznamu "Přijatá faktura" viz výše, pak se tento odkaz dokument při tvorbě přijaté faktury na základě došlé pošty/CRM přenese i do přijaté faktury.

Automatické zaznamenávání pošty

Systém umí v určitých případech zaznamenat poštu automaticky. Toto lze například pokud uživatel prostřednictvím tisku v Adresáři partnerů tiskne cokoliv (kromě seznamu), např. pro skupinu obchodních partnerů, program automaticky vyzve k zaznamenání pošty. Tzn., že pokud se dvaceti partnerům pošlou dopisy, na něž se štítky vytiskly, může uživatel po tisku jednoduchým způsobem vybrat text(y) z číselníku pošty a program ke každému partnerovi sám vyplní odeslanou poštu pro dané datum.