13 CRM / Pošta

Owned by Former user (Deleted)
Last updated: čvc 12, 2018 by Former user (Deleted)
5 min read

CRM / Pošta

Je to nástroj pre komplexné sledovanie prijatej i odoslanej pošty (korešpondencie). Predovšetkým pre odoslanú poštu program ponúka nástroj pre automatické zaznamenávanie jednotlivých druhov pošty. Do modulu CRM je možné vytvárať záznamy z iných modulov - adresár partnerov alebo zákazky. V týchto moduloch je vždy zobrazená pošta, ktorá sa viaže ku konkrétnemu partnerovi alebo k zákazke. Všetky záznamy sú zhromažďované v tomto module bez ohľadu na to ,kde boli vytvorené.

Modul možno rozdeliť podľa potreby na dokladové rady (napr. CRM, reklamácie, schôdzky, tel.hovory, ...). Jednotlivým dokladovým radám potom možno nastavovať aj zvlášť prístupové práva a pridávať väzby na externé elektronické dokumenty.

Ponúka tiež číselníky (klasické vytváranie - tlačidlo "č"), ktoré si môže užívateľ naplniť podľa vlastnej potreby. 

Doklad č. - informácie o aktuálne zvolenej dokladovej rade CRM (podľa potreby možno pomocou "?" zmeniť) a poradové číslo záznamu v danej dokladovej rade.

Typ záznamu

  • Prijatá pošta
  • Odoslaná pošta
  • Doporučene
  • Prijatá faktúra (možnosť vytvoriť takú prijatú faktúru, ktorá bude mať následne náväznosť na modul dodávatelia)
  • Ostatné

Partner - adresát príp. odosielateľ. Naviazané na adresár partnerov.

Dátum - dátum prijatia, odoslania pošty.

Číslo jednacie - možno vypísať ručne alebo použiť tlačidlo "kúzelnej paličky" (automatický návrhár jednacieho čísla). Návrhár možno použiť aj v kombinácii so znakovou alebo číselnou predponou zadanou pred generáciou v poli jednacieho čísla.

Popis - popis druhu pošty, napr. faktúra, upomienka, dopis o zmene údajov, zaslanie CD, manuálu apod. Tu možno nadefinovať číselník pre opakujúce sa záznamy.

Forma - akým spôsobom bolo poslané (mailom, faxom, dopisom, doporučeným dopisom,...).

Údaje zobrazujúce sa v pláne, kalendári dokladov - možno naplánovať určitú udalosť (napr. pri zapisovaní odoslanej pošty sa vyplní termín a zodpovedný pracovník, ktorý telefonicky overí doručenie pošty u partnera, alebo sa pri zapisovaní uskutočneného jednania vyplní termín pre kontrolu plnenia plánu).

Status - môže určovať v akom štádiu vybavenia sa pošta nachádza. Statusy/priebehy si užívateľ definuje podľa potreby.

Ďalšie údaje - odosielateľ, príjemca atď., ktoré môžu slúžiť tiež interným potrebám užívateľa.

Výhoda používania tohto modulu CRM/Pošta oproti klasickým knihám je okrem iného tá, že ak si v adresári klikneme na konkrétneho partnera, v záložke partnera "CRM/Pošta" vidíme celú korešpondenciu s ním - čo nám do firmy od partnera prišlo, alebo aj čo sme my odoslali. Je to omnoho jednoduchšie ako listovať v knihách došlej/odoslanej pošty. 

CRM - Prijatá faktúra

Typ pošty "Prijatá faktúra" umožňuje evidovať došlé faktúry a má väzbu na modul "Dodávatelia - Faktúry, záväzky".

Pre následné vytvorenie prijatej faktúry v module "Dodávatelia - Faktúry, záväzky" sa ponúka voľba "Na základe došlej pošty/CRM".

Pokiaľ sa faktúra zapisuje ručne, potom program automaticky spáruje faktúru so záznamom CRM a informuje o tom užívateľa informačnou hláškou.

Informačnú hlášku o spárovaní PF s CRM, ktorá sa užívateľovi zobrazí po uložení dokladu, možno vypnúť v "Správca - Predvoľby globálne - Dodávatelia".

Pripojenie externého dokumentu

Užívateľ má k dispozícii dve varianty, ako pripojiť k záznamu v module CRM nejaký externý elektronický dokument.

  • Väzby

Prvou variantou je využitie klasických väzieb (podobne ako naprieč celým systémom), kedy k danému záznamu možno ručne vložiť dokument. Väzby sa aktivujú klávesou "F12" a pomocou štandardnej klávesy "F3-Nová" sa vloží odkaz na externý dokument alebo viac dokumentov.

Podrobnejšie popísané v kapitole "Väzby".

  • Pole "dokument"

Užívateľ si môže do modulu CRM (rovnako do prijatých faktúr) aktivovať nové pole/nový údaj "Dokument", kde následne bude vyhľadávať dokumenty uložené do zvolenej zložky a priraďovať ich k jednotlivým záznamom. Najskôr je nutné vykonať potrebné nastavenie v "Správca - Predvoľby - Globálne - Dodávatelia".

Tu si užívateľ nastaví nasledujúce:

Povolené používať čiarové kódy na faktúrach k prepojeniu s DMS serverom a štruktúru hyperlinku a tu má užívateľ dve možnosti:

-hyperlink - je možné nastaviť východziu URL adresu, z ktorej sa budú načitavať priložené súbory.

Pozor!

Táto varianta predpokladá, že v spoločnosti je funkčný webový server pre interné potreby užívateľov.


-alebo zvoliť cestu k zložke, do ktorej budú vkladané externé elektronické dokumenty, cesta sa nastaví pomocou tlačítka "..."

Pozor!

Ak budete využívať zložku, kde sú uložené dokumenty k výberu, musí byť povolená voľba - namiesto DMS serveru použiť zložku.


Po správnom nastavení sa aktivuje pole "dokument" v zázname CRM.


Externý elektronický dokument potom možno k záznamu vybrať pomocou "...", kedy sa ponúkne možnosť dokument naskenovať alebo vybrať existujúce zo zvolenej zložky.

Zobraziť dokument potom možno 2 spôsobmi. Priamo u daného záznamu kliknutím na odkaz vedľa poľa "dokument" alebo priamo zo zoznamu pošty. Kliknutím na príslušný riadok v stĺpci "DMS - link" zvolenú zložku dokumentov.

Novinkou je, že ak takto pridáte dokument k typu záznamu "Prijatá faktúra" viď. vyššie, potom sa tento odkaz dokument pri tvorbe prijatej faktúry na základe prijatej pošty/CRM prenesie aj do prijatej faktúry.

Automatické zaznamenávanie pošty

Systém vie v určitých prípadoch zaznamenať poštu automaticky. Toto je možné napr. ak užívateľ prostredníctvom tlače v Adresári partnerov tlačí čokoľvek (okrem zoznamu), napr. pre skupinu obchodných partnerov, program automaticky vyzve k zaznamenávaniu pošty. Tzn. že ak sa dvadsiatim partnerom pošlú dopisy, na ktorých sa štítky vytlačili, môže užívateľ po tlači jednoduchým spôsobom vybrať text(y) z číselníkov pošty a program ku každému partnerovi sám vyplní odoslanú poštu pre daný dátum.