/
3 Vytěžování přijatých faktur

3 Vytěžování přijatých faktur

K vytěžování dojde ihned po nahrání dokladu do PREMIER Ai  nebo po vložení dokumentu rychlým vstupem a na pokyn:

  • volbou "A" u daného řádku v aplikaci PREMIER Ai,
  • volbou "Vytěžit/ zápis", kdy se provede vytěžení dokumentu, na kterém aktuálně stojí kurzor z aplikace PREMIER Ai,

V případě skenu, fotek bez textu se vytěžení provede až po převodu pomocí OCR.


Vytěžené údaje

Po vytěžení dokumentu resp. dokumentů z aplikace PREMIER Ai nebo přes "Rychlý vstup" se uživateli zobrazí následující obrazovka rozdělená na:

  • Náhled

  • Informace o dokumentu

  • Vytěžené údaje a další funkce


Náhled

Náhled na aktuální zvolený dokument - je k dispozici v levé části obrazovky.

Zvýrazněné údaje - v samotném náhledu dokumentu jsou barevnými rámečky zvýrazněny údaje, které systém načetl. Načtený údaj je vždy propojen modrou čarou s celkovým výčtem načtených hodnot v prostřední části obrazovky.

Pakliže uživatel přejede myší do rámečku, okamžitě dojde k podbarvení načteného údaje. Toto lze i opačně, tedy označením pole v tabulce načtených údajů.

Funkce laso - F3 - nad šipkami pro listování v dokumentu je k dispozici funkce laso, díky které lze upřesnit údaj přímo z dokumentu, pokud se nenačte správně. Doplňuje se údaj, na kterém je kurzor (zeleně podtržen). Uživatel má k dispozici pomocí rozbalovacího menu měnit volbu, o který údaj se jedná. 
Funkce se dá aktivovat pomocí klávesové zkratky F3 a je zapnutá do jejího vypnutí.

U standardních formátů faktur je nyní přesnost automatického rozpoznání kolem 98 % a laso se nemusí ve většině případu používat.


Listování dokumentem - pomocí šipek s číslem stránky je možné listovat aktuálně zobrazeným dokumentem. Pro listování lze využít klasických PgUp a PgDn na klávesnici.






Informace o dokumentu

V pravé horní části jsou k dispozici informace o aktuálně vytěžovaném dokumentu a obsahují tyto údaje:

V  seznamu načtených dokumentů lze vidět tyto sloupce/údaje:

  • "P" - označení dokumentů, které se navrhli jako uložení do příloh,
  • "..." - interaktivní tlačítko, které otevře daný dokument z jeho umístění nebo daný e-mail,
  • popis - editovatelný popis dokumentu, popis se následně přenese do popisu k vazbám v případě, že bude vazba vytvořena.
  • vystaveno - zde je datum vystavení přímo z vytěženého dokumentu,
  • typ - dokument ve formě PDF, e-mail atd,
  • druh - typ dokladu dle jednotlivých modulů
  • "Z" - pakliže se v tomto sloupci někde objeví písmeno "Z", znamená to, že dokument je již zapsán do systému,
  • "A" - pakliže je odtržítko ve sloupci "A", pak tento dokument navrhuje systém k automatickému importu,
  • odesílatel - pakliže se jedná o načtení z e-mailu,
  • datum přijetí - zde je datum přijetí nebo načtení.
  • zdroj - cesta k dokumentu.

Vytěžené údaje

V prostřední části obrazovky jsou vidět vytěžené údaje, údaje jsou editovatelné.

Dokument - systém sám pozná o jaký typ dokumentu se jedná a v jakém je jazyce (vlajka). v tuto chvíli umí pracovat s CZ, SK a EN. Doplněny budou další jazyky. Podle zjištěného typu dokumentu provede odpovídající vytěžení a bude navržen modul a řada pro zaúčtování dokladu.

Pakliže není rozpoznán typ dokumentu z důvodu nestandardního popisu dokladu, nebude vybrán v dolní části obrazovky modul, ale bude zde "XX - Neidentifikováno". Pokud modul uživatel v rozbalovacím menu změní na odpovídající, provede program znova vytěžení dle zvoleného typu.

Řada je navržena dle historie nebo šablony, Uživatel však může ručně vybrat řadu libovolnou. Pakliže není historie nebo šablona, program navrhne tu řadu, která je v globálních předvolbách nastavena pro vytěžování jako výchozí, případně tu, která je abecedně první.

V nastavení dokladové řady přijatých faktur, lze zvolit, aby se nenabízela do vytěžování.

- refresh vytěžení. Funkce, která znova vytěží všechny údaje. Zruší tak i všechny ruční úpravy.

Číslo - číslo faktury

VS - variabilní symbol

Rozpoznání čísla dokladu a variabilního symbolu. Porovná, zda se čísla shodují a pokud ne, zaznamená obě entity, což je nutné pro kontrolní hlášení.

Rozpoznán je i konstantní a specifický symbol.

Příloha od - u vícestránkového dokumentu se aktivuje volba "Příloha od", kde je možné vyplnit číslo stránky, od které začíná příloha k dokladu v rámci jednoho dokumentu. Program pak uživatele automaticky vyzve k znovu vytěžení s tím, že nyní bude vytěžovat dokumenty bez vybraných stránek přílohy. 

Díky této funkci bude PREMIER Ai vytěžovat údaje ze správných stránek a tedy přesněji.



Naše IČ v dokumentu - systém zkontroluje, zda se shoduje IČ odběratele s IČ, která má daná účetní jednotka nastaveno ve "Správci - Předvolbách - Globálních". Pakliže IČ odpovídá, je zde zelené odtržítko. Pakliže ne, objeví se červený křížek.

Tímto lze snadno zkontrolovat, zda se uživatel nesnaží načíst špatné dokumenty.

Pakliže nenajde naše IČ v dokumentu po vytěžení, objeví se u údaje červený křížek a informace o nenalezení a aktivuje se volba "Je to náš doklad". Touto volbou může uživatel potvrdit, že se skutečně jedná o náš doklad (např. u dokladu pod 10 000 Kč). Tím se aktivují volby pro přímé vytvoření dokladu (za předpokladu, že jsou všechny  ostatní povinné údaje vyplněny).

IČ, DIČ partnera - podle vyčteného IČ nebo DIČ je kontrolováno, zda je již partner založen v adresáři nebo ne. Pakliže ano, objeví se zelené odtržítko a interaktivní tlačítko "...", pomocí kterého se lze snadno přepnout rovnou do adresáře na daného partnera. 

Pokud dané IČ v adresáři není nalezeno, objeví se červený křížek a tlačítko "Přidat partnera". Touto volbou bude uživatel přepnut rovnou do adresáře partnerů s možností založení nového partnera dle vytěženého IČ ze serverů veřejné správy.

Obdobně lze přímo v poli pro IČ partnera dohledat dle názvu nebo IČ ručně.

Pokud se jedná o partnera, který nemá IČ ani DIČ, program mu přidělí automaticky zákaznické číslo, které se uloží do adresáře partnerů, a pro příště je tento partner vyhledán pomocí tohoto čísla.

Pokud uživatel nezaloží neexistujícího partnera ihned zde, bude k tomu později vyzván při zpracování dokladu do systému.

Při zakládání partnera má uživatel opět k dispozici náhled na dokument pro případnou kontrolu a doplnění údajů.

Datumové údaje - dále se z dokumentu vytěží vybrané datumové údaje a další se vyplní dle vytěžených hodnot a uzamčených period:

  • Datum uskutečnění
  • Datum vystavení
  • Datum splatnosti
  • Datum pro KH - dle data uskutečnění na faktuře.
  • Datum pro DPH 
I zde je samozřejmě možná ruční editace údajů.

PREMIER Ai rozpozná datum také ve slovním formátu (např. 15. ledna 2022).

PREMIER Ai provádí kontroly nad daty (pro účely DPH, uzamčené periody ad.)

Program si sám automaticky vybere období dle data uskutečnění na PF (respektovány jsou uzamčené periody).

Doporučujeme proto definovat prefixy číslování dokladů dle jednotlivých let v nastavení dokladových řad.


CZ legislativa: Je-li datum vystavení/obdržení v jiném období než datum uskutečnění, zapíše se automaticky ve faktuře do data pro přiznání k DPH. 

Bankovní spojení - program vytěží všechna bankovní spojení na dokladu včetně IBAN kódů (ve všech světových formátech). Pokud je u vytěženého bankovního účtu zelená fajfka, znamená to, že bankovní účet je uložen u partnera v adresáři partnerů. Pokud je tam červený křížek, pak účet není uložen v adresáři a program neumožní s tímto bankovním účtem doklad vytvořit jinak, než s editací, dokud nebude uložen v adresáři. K tomuto účelu se aktivuje volba „Přidat“, pomocí které lze rovnou účet do adresáře jednoduše doplnit,

Pokud nechcete, aby program takto striktně hlídal existenci čísla účtu v adresáři, dá se toto vypnout v nastavení, ale nedoporučujeme to.

V případě, kdy je na dokumentu více bankovních účtů, je na uživateli výběr účtu pro danou fakturu. Při zápisu do adresáře partnerů se uloží všechny bankovní účty a jako základní je vybrán ten, který uživatel označil. 

U CZ faktur program hledá nejdříve klasické číslo účtu a až poté IBAN. U SK faktur se bere prioritně IBAN.

Forma úhrady - údaj, který se rovněž vytěžuje z dokumentu. Není-li nalezen, program vždy navrhne Převodem.

QR kód - Po načtení bankovního spojení se aktivuje funkce "QR kód". Tato volba zobrazí QR kód pro platbu, díky čemuž je možné ihned fakturu zaplatit pomocí jeho načtení do bankovnictví mobilním telefonem i v případě, že se QR kód na faktuře nevyskytuje. V případě více účtů je QR kód pro zvolený účet.

QR kód lze také snadno metodou "Drag and Drop" přetáhnout rovnou do internetového bankovnictví.

Celkem - celková vyčtená částka.

Uhrazeno/Zálohy - pakliže se načte také informace o záloze, aktivuje se volba "Prověřit" pro vypárování záloh. Program hledá dle rozpoznané částky (připravujeme, že když jich je více, tak aby automaticky našel i je, dle logického součtu).



Výběr z otevřených záloh.


Informace, že došlo k vypárování se zálohou.

Toto se nevyužívá u předplateb, kvůli generování zápisů do položek. Program na to uživatele upozorní a nabídne konkrétní položku.

Zaokrouhlení 

K úhradě - celková částka s DPH po odečtení zálohy a zaokrouhlení s DPH včetně měny

Pokud bude pole měny prázdné, automaticky se jedná Kč.

Pakliže bude detekována cizí měna, aktivuje se pole "Kurs", pomocí kterého lze rovnou u vytěžování vyplnit kurz dle kurzovního lístku. Automaticky se vybere kurz dle data uskutečnění. Při změně DUZP program automaticky vyzve ke změně kurzu.




Detekce QR kódu pro kontrolu

Ai nyní použije QR kód, pakliže se vyskytuje na dokladu, a zkontroluje pomocí něj vytěžené údaje, které obsahuje (BÚ, VS, SS, k úhradě). Údaje, které zkontroluje graficky označí. Tato funkce je automaticky zapnuta, lze ji případně vypnout v nastavení.


Položky dokladu

PREMIER AI umožňuje zadání položek rovnou při vytěžení. Pakliže je k dokladu historie případně existuje šablona, pak položky i sám vyplní.