3 Vytěžování přijatých faktur
Informace o dokumentu
V pravé horní části jsou k dispozici informace o aktuálně vytěžovaném dokumentu a obsahují tyto údaje:
V seznamu načtených dokumentů lze vidět tyto sloupce/údaje:
- "P" - označení dokumentů, které se navrhli jako uložení do příloh,
- "..." - interaktivní tlačítko, které otevře daný dokument z jeho umístění nebo daný e-mail,
- popis - editovatelný popis dokumentu, popis se následně přenese do popisu k vazbám v případě, že bude vazba vytvořena.
- vystaveno - zde je datum vystavení přímo z vytěženého dokumentu,
- typ - dokument ve formě PDF, e-mail atd,
- druh - typ dokladu dle jednotlivých modulů
- "Z" - pakliže se v tomto sloupci někde objeví písmeno "Z", znamená to, že dokument je již zapsán do systému,
- "A" - pakliže je odtržítko ve sloupci "A", pak tento dokument navrhuje systém k automatickému importu,
- odesílatel - pakliže se jedná o načtení z e-mailu,
- datum přijetí - zde je datum přijetí nebo načtení.
- zdroj - cesta k dokumentu.
Vytěžené údaje
Naše IČ v dokumentu - systém zkontroluje, zda se shoduje IČ odběratele s IČ, která má daná účetní jednotka nastaveno ve "Správci - Předvolbách - Globálních". Pakliže IČ odpovídá, je zde zelené odtržítko. Pakliže ne, objeví se červený křížek.
Tímto lze snadno zkontrolovat, zda se uživatel nesnaží načíst špatné dokumenty.
IČ, DIČ partnera - podle vyčteného IČ nebo DIČ je kontrolováno, zda je již partner založen v adresáři nebo ne. Pakliže ano, objeví se zelené odtržítko a interaktivní tlačítko "...", pomocí kterého se lze snadno přepnout rovnou do adresáře na daného partnera.
Pokud dané IČ v adresáři není nalezeno, objeví se červený křížek a tlačítko "Přidat partnera". Touto volbou bude uživatel přepnut rovnou do adresáře partnerů s možností založení nového partnera dle vytěženého IČ ze serverů veřejné správy.
Obdobně lze přímo v poli pro IČ partnera dohledat dle názvu nebo IČ ručně.
Pokud se jedná o partnera, který nemá IČ ani DIČ, program mu přidělí automaticky zákaznické číslo, které se uloží do adresáře partnerů, a pro příště je tento partner vyhledán pomocí tohoto čísla.
Pokud uživatel nezaloží neexistujícího partnera ihned zde, bude k tomu později vyzván při zpracování dokladu do systému.
Při zakládání partnera má uživatel opět k dispozici náhled na dokument pro případnou kontrolu a doplnění údajů.
Bankovní spojení - program vytěží všechna bankovní spojení na dokladu včetně IBAN kódů (ve všech světových formátech). Pokud je u vytěženého bankovního účtu zelená fajfka, znamená to, že bankovní účet je uložen u partnera v adresáři partnerů. Pokud je tam červený křížek, pak účet není uložen v adresáři a program neumožní s tímto bankovním účtem doklad vytvořit jinak, než s editací, dokud nebude uložen v adresáři. K tomuto účelu se aktivuje volba „Přidat“, pomocí které lze rovnou účet do adresáře jednoduše doplnit,
Pokud nechcete, aby program takto striktně hlídal existenci čísla účtu v adresáři, dá se toto vypnout v nastavení, ale nedoporučujeme to.
V případě, kdy je na dokumentu více bankovních účtů, je na uživateli výběr účtu pro danou fakturu. Při zápisu do adresáře partnerů se uloží všechny bankovní účty a jako základní je vybrán ten, který uživatel označil.
U CZ faktur program hledá nejdříve klasické číslo účtu a až poté IBAN. U SK faktur se bere prioritně IBAN.
Forma úhrady - údaj, který se rovněž vytěžuje z dokumentu. Není-li nalezen, program vždy navrhne Převodem.
QR kód - Po načtení bankovního spojení se aktivuje funkce "QR kód". Tato volba zobrazí QR kód pro platbu, díky čemuž je možné ihned fakturu zaplatit pomocí jeho načtení do bankovnictví mobilním telefonem i v případě, že se QR kód na faktuře nevyskytuje. V případě více účtů je QR kód pro zvolený účet.
Celkem - celková vyčtená částka.
Uhrazeno/Zálohy - pakliže se načte také informace o záloze, aktivuje se volba "Prověřit" pro vypárování záloh. Program hledá dle rozpoznané částky (připravujeme, že když jich je více, tak aby automaticky našel i je, dle logického součtu).
Výběr z otevřených záloh.
Informace, že došlo k vypárování se zálohou.
Zaokrouhlení
K úhradě - celková částka s DPH po odečtení zálohy a zaokrouhlení s DPH včetně měny.
Pakliže bude detekována cizí měna, aktivuje se pole "Kurs", pomocí kterého lze rovnou u vytěžování vyplnit kurz dle kurzovního lístku. Automaticky se vybere kurz dle data uskutečnění. Při změně DUZP program automaticky vyzve ke změně kurzu.
Detekce QR kódu pro kontrolu
Ai nyní použije QR kód, pakliže se vyskytuje na dokladu, a zkontroluje pomocí něj vytěžené údaje, které obsahuje (BÚ, VS, SS, k úhradě). Údaje, které zkontroluje graficky označí. Tato funkce je automaticky zapnuta, lze ji případně vypnout v nastavení.
Položky dokladu
PREMIER AI umožňuje zadání položek rovnou při vytěžení. Pakliže je k dokladu historie případně existuje šablona, pak položky i sám vyplní.