Základní nastavení

Nastavení importu a úložiště dokumentů

Při prvním spuštěním aplikace PREMIER Ai Vás program sám navede na nastavení.

Ve "Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai - import dokumentů" se nastavuje:

Předvolená složka pro import dokumentů

Cestu k výchozí složce pro import dokumentů, úložiště pro e-schránce vyplňte do pole "Složka pro import dokumentů, úložiště pro e-schránku".  Dokumenty uložené v takto nastavené složce se automaticky importují k vytěžení. Po vytěžení se dokumenty z této složky přejmenují dle číselného označení dokladu v programu (např. PF_202206001) a přemístí do zvoleného adresáře dle nastavení níže.

Složku - dle doporučení níže - si může uživatel vytvořit sám, případně je toto možné automatickou funkcí pro vytvoření složky pro import "Vytvořit...", přímo do složky dokument/SC.

Nastavení E-schránky

Nastavení E-schránky pro příjem dodavatelských faktur je podrobně popsáno zde.

PREMIER Ai (správa dokumentů)

Rozpoznaný doklad automaticky označit na "Připraveno k zápisu s editací" - pakliže je tato volba zapnuta, program po přečtení záznamu v aplikaci PREMIER Ai, kdy provedl vytěžení a tím došlo k rozpoznání dokumentu, změní jeho status na "Připraveno k zápisu s editací".

Kompletně rozpoznaný doklad automaticky označit "Připraveno k přímému zápisu" - pakliže výše uvedeným způsobem dojde ke kompletnímu rozpoznání dokumentu (existuje historie, šablona) změní status na "Připraveno k přímému zápisu".

Práce s predikcí/historií - Systém automaticky dle historie navrhuje střediska a zakázky na vytěžené doklady. Těmito volbami lze navrhování dle historie vypnout.

Navržená dokladová řada přijatých faktur pro zápis (není-li historie partnera) - zde se dá navolit výchozí řada pro vytěžování přijatých faktur. Historie má před tímto přednost.

Navržená dokladová řada zálohových listů pro zápis (není-li historie partnera) - zde se dá navolit výchozí řada pro vytěžování zálohových listů. Historie má před tímto přednost.

Úložiště importovaných dokumentů faktur (odkaz z vazeb)

Pro nastavení úložiště importovaných dokumentů má uživatel následující možnosti:

• Obecné - pokud je povolena tato volba, vychází se z obecného nastavení programu, které může být nastaveno ve více úrovních:

  • Správce - Předvolby - Globální - Obecné - Volby pro síť, tisk/, export - Jiná složka pro skenované a vkládané přílohy (pakliže zde není nic vyplněno, je jako výchozí složka SC).

  • Správce - Předvolby - Uživatelské - Obecné - Volby pro síť, tisk/, export - Jiná složka pro skenované a vkládané přílohy.

  • Nastavení dokladové řady - Jiná složka pro skenované a vkládané přílohy.

• Jiná složka - pokud chcete vyplnit konkrétní složku pro uložení dokumentu po načtení, nastavíte ji zde pomocí tlačítka "...". 

Pojmenování dokumentů do vazeb

Dokumenty ukládané do vazeb může programu přejmenovat dle:

• čísla dokladu → Po importu přejmenovat dokument dle čísla dokladu.

• čísla dokladu a partnera → Po importu přejmenovat dle čísla dokladu a názvu partnera.
  → pokud si nepřejete v pojmenování mít mezeru mezi dokladem a číslem aktivujte volbu → Bez mezery mezi dokladem a číslem

• nebo nepřejmenovat a ponechat mu tak původní název → Po importu nepřejmenovávat dokument.

Další nastavení úložiště importovaných dokumentů

Ve "Správci - Předvolby - Globální - Obecné - Volby pro síť, tisk/, export - Import dokumentů/sken" se mimo nastavení cesty úložiště importovaných dokumentů dá nastavit také:

Používat variabilní podsložky  - pakliže je povolena tato volba, pak se vždy ve složce pro skenované a vkládané přílohy (SC nebo jinak zvolená složka), přílohy automaticky ukládají do adresářů dle roku/modulu a dokladové řady. Tyto adresáře se zakládají automaticky.

Do složky příloh kopírovat soubory - zde se nastaví, zda se mají "vždy/nikdy" nebo pouze "pokud není viditelný zdroj" kopírovat po vytěžení zdrojové soubory do příloh/vazeb.

Nastavení vytěžování vydaných faktur

Kompletně popsáno zde.

Nastavení dokladových řad

V nastavení dokladové řady přijatých faktur, přijatých zálohových listů, vydaných faktur lze nastavit vyloučení z vytěžování. 

Nastavení je vhodné, pokud řada slouží například pro interní závazky, pokuty, platební výměry, závazky k zaměstnancům, podnikům ve skupině ad.

Nastavení OCR a další

Podrobně popsáno zde.

Detekovat i QR kód na faktuře (dodatečná kontrola některých údajů např. VS, banka, k úhradě) – tato volba je defaultně zapnuta a aktivuje funkci dodatečné kontroly vybraných vytěžených údajů, které jsou součástí QR kódu pro platbu.

Povolit zápis faktury s bank. účtem nezadaným na kartě partnera - při vytěžování se kontroluje, zda bankovní účet, který se z dokumentu vytěžil je uložen v adresáři partnerů. Pokud ne, nedovolí systém fakturu zapsat. Tato volba tuto kontrolu vypne.

Nastavení práv k modulu

Ve "Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai OCR/práva"-  má uživatel k dispozici dvě základní možnosti nastavení práv k modulu PREMIER Ai a to povolit přístup do modulu PREMIER Ai:

Pouze těm, kteří mají přístup do modulu přijatých faktur - u této varianty není třeba další nastavení, vše se řídí přístupovými právy uživatelů.

Pouze těm, kteří mají povolení (Omezující předvolby uživatele - Dodavatelé) - u této varianty jsou v omezujících předvolbách další možnosti nastavení práv.

U druhé varianty je nutné vybraným uživatelům poté přímo v Omezujících předvolbách - Dodavatelé - "Povolit vstup do modulu PREMIER Ai" a následně z uvedených variant zvolit, které dokumenty v modulu PREMIER Ai bude mít přístupné:

Zobrazit všechny dokumenty 

Pouze dokumenty přidělené tomuto členovi - u této varianty je nutné nadefinovat členy v modulu "Workflow". Dokumenty v modulu PREMIER Ai následně lze přidělovat definovaným členům, s tím že s tímto nastavením pak vybraný člen po spuštění modulu PREMIER Ai vidí pouze dokumenty jemu přidělené.

Pouze dokumenty přidělené členovi nebo dokumenty s přidělenou přístupnou dokl. řadou - uživateli se zobrazí dokumenty jemu přidělené (viz předchozí varianta) a zároveň se mu zobrazí jemu nepřidělené dokumenty, jejíchž cílovou dokladovou řadu pro zaúčtování má povolenou v rámci přístupových práv.

V omezujících předvolbách lze uživateli "Zakázat provádět přerozdělování členům".

"Povolení vstupu do přehledu vytěžení" - touto volbou bude uživateli umožněn vstup do "Přehledu vytěžení".

Povolit zápis faktury s bank. účtem nezadaným na kartě partnera (nedoporučeno) – systém automaticky hlídá, zda vytěžených bankovní účet je uložen u partnera v adresáři a pokud ne, tak nedovolí automaticky zadat doklad. Pokud tuto kontrolu chcete vypnout (což nedoporučujeme) provedete to touto volbou.

Kompletní zákaz PREMIER Ai v účetní jednotce

V seznamu účetních jednotek se u vybrané jednotky volbou "Upravit" a následně "Zakázat PREMIER Ai v této jednotce" kompletně zakáže modul Ai a vytěžování.