8 Šablony faktur

Prostřednictvím tohoto modulu lze pomocí předdefinovaných šablon hromadně zaúčtovávat faktury. Šablona se vytvoří jako vzor faktury se všemi náležitostmi, které chceme, aby se natahovaly do faktur, a které budou v těchto fakturách neměnné (název dodavatele, položky faktury včetně předkontace apod.).

V modulu "Přijaté faktury“ je pak možnost vytvoření přijaté faktury na základě předem definované šablony, a to zadáním názvu či čísla šablony (jsou důležitá jako označení šablony), nebo hromadné zaúčtování faktur na základě výběru předdefinovaných šablon.

Takto lze jednou operací zaúčtovat velký počet faktur, což najde využití především u firem, které dostávají faktury např. za nájemné, příp. jiné pravidelné částky za služby na základě smluvních podmínek. Rovněž je možné vytvořit řady závazků (přijatých faktur) i pro doklady trvalého účtování (např. leasingové splátky a všechny ostatní předpisy pravidelných plateb a splátek všeho druhu). Podrobněji vysvětleno v oddíle účetnictví v článku "Doklady trvalého účtování“.

Pořídit šablonu je možné dvěma způsoby:

• Ručně
• Na základě přijaté faktury/Zl dodavatele

Ruční pořízení šablony faktury je naprosto stejné jako vytvoření přijaté faktury s tím rozdílem, že v poli "Vnitřní číslo“ a "název“ se vyplní údaje, které identifikují danou šablonu.

Podle těchto údajů se pak vyvolává konkrétní šablona při pořízení faktury na základě šablony, proto je důležité zvolit vhodný název pro snadný a přehledný výběr konkrétní šablony.

Velmi důležité je také nastavení struktury číslování na šabloně, na základě něj se bude automaticky generovat číslo přijaté faktury. Zde program umožňuje více variant pro stanovení struktury číslování. Pokud se pole nechá zcela prázdné, program přebere číslování dle dokladové řady faktur, ve které je konkrétní faktura na základě šablony pořizována.

Pokud chce uživatel vytvořit pevnou strukturu, provede to stejným způsobem jako v dokladových řadách přijatých faktur s tím rozdílem, že v šabloně může dosadit do volných polí proměnné pro rok (Y) a měsíc (MM). Program pak při tvorbě faktury na dané pozice automaticky dosadí aktuální rok a měsíc do variabilního symbolu faktury na pozici, kde je proměnná definována. Zde je pak z důvodu zachování kontinuity číslování pro takto vytvořené faktury nutné vytvořit vlastní dokladovou řadu, aby se nenarušovalo kontinuita  číslování řady přijatých faktur (závazků) tam, kde se pořizují faktury ručně. 

Na šabloně lze definovat klíčový výraz pro vytěžování. Tento výraz bude v okamžiku vytěžování v dokumentu program detekovat, aby došlo ke správnému určení šablony v případě, že má daný partner více šablon. Více výrazů se zde odděluje středníkem (PREMIER Ai).

Pro vytvoření šablony lze využít již existující fakturu případně zálohový list. Údaje na šabloně se pak automaticky přenesou ze zvolené faktury/ZL, Takto lze šablonu založit z šablon "Nová - Na základě přijaté faktury/ZL" a rovněž i přímo z modulu faktur z dané faktury.