Dokladové řady patří mezi základní nastavení systému, které se promítá téměř do všech modulů.
Správné počáteční nastavení je zásadní pro bezproblémový chod celého účetního a ekonomického systému.

Dokladové řady umožňují:

• členit agendu v jednotlivých modulech (účetnictví, fakturace, sklad, zakázky),

• rozlišovat doklady podle různých kritérií (účel, typ dokladu, agenda).

Druhy dokladových řad

1. Řady účetního deníku

• zahrnují i faktury,

• označeny číslem,

• všechny vstupují do účetnictví,

• výjimkou jsou řady číslo 8 a 9, které jsou mimo účetní režim.

2. Evidenční řady

• označeny písmenem,

• rozdělují se na několik skupin:

  • A + B – zálohové faktury (neúčtují se),

  • C – zakázkové dokladové řady (viz modul Zakázky),

  • D – skladové a výrobní dokladové řady

  • E a F – evidenční dokladové řady majetku, CRM, upomínek ad.

Každý typ dokladové řady má svá specifická pravidla a funkce, které jsou popsány v příslušných kapitolách manuálu.

Práce s dokladovými řadami

Přednastavené řady

• Při založení nové účetní jednotky jsou v systému automaticky vytvořeny základní řady.

• Ty lze upravit volbou F4 – Změnit (např. doplnění údajů o bance, čísle účtu, pokladně, změna účtování ad. ).

Nová dokladová řada

• Volba F3 – Nová,

• řada se označuje dokladovou zkratkou (až trojmístná).

Nastavení dokladových řad účetního deníku

Dokladové řady účetního deníku zahrnují:

• Banky

• Pokladny

• Interní doklady (ostatní vnitřní účtování – mzdy, majetek, sklady atd.)

• Vzájemné zápočty

Samostatnou kategorii tvoří vydané a přijaté faktury, u nichž se používají odlišná pravidla číslování. Jedná se o moduly, jejichž doklady vstupují přímo do účetního deníku (za předpokladu, že jsou vyplněny všechny účty).

Banka

Nastavení dokladové řady banky zahrnuje:

• Dokladová zkratka – vstupuje do deníku a odlišuje doklady ve většině přehledů.

• Asociace – přednastavený účet, který reprezentuje bankovní účet (obraty MD a Dal určují konečný zůstatek). Tento účet se automaticky přiřazuje k dokladu podle druhu dokladu (příjem/výdej).

• Popis, název, číslo účtu, shift kód, IBAN – údaje, které vstupují i do faktur. IBAN lze nechat automaticky vygenerovat z čísla účtu.

• Kód banky – na základě tohoto údaje se aktivují správné formáty pro Homebanking.

Pokladna

Příjmy a výdaje v jedné řadě

Pokud má pokladna nastavenou asociaci na obě účetní strany (MD i Dal), chová se deník jako pokladní kniha se společným číselníkem pro příjmy a výdaje. Program tak používá jedno číslování pro všechny doklady.

Oddělené příjmy a výdaje

Chcete-li vést zvlášť příjmové a výdajové doklady (i číselně), je nutné založit dvě dokladové řady:

• jedna pro příjem (asociace na straně MD),

• druhá pro výdej (asociace na straně Dal).

Pokladna v cizí měně

U valutových a devizových pokladen lze nastavit měnu a kurz, který se pak automaticky přiřazuje při pořizování dokladů.

Pokladna pro EET

Dříve byla podporována vazba na elektronickou evidenci tržeb (EET). Z důvodu zrušení EET již tato funkce není dostupná.

Synchronizace s aplikací Premier Air:

Doklady se pořizují v Premier Air aplikacích – pokud je volba aktivní, není možné v systému pořizovat nové doklady do této řady (kvůli kolizi číslování). Řada slouží pouze pro import dat z Air.

Import probíhá z řady – umožňuje nastavit jinou řadu v Premier Air.

Import nestandardních kódů DPH (0 %, nižší, vyšší, druhá nižší) – detailně popsáno v kapitole Synchronizace dat s Premier Air.

Dokladové řady vydaných a přijatých faktur, skladové řady

Číslování

• Lze nastavit pevné číslo (strukturální číslování), které určuje číselnou řadu dokladů.

• Každá řada má vlastní vzestupné číslování (případné duplicity je nutné povolit v omezujících předvolbách).

• Pokud není nastaveno číslování dokladů, musí se první číslo dokladu programu vnutit.

Prefix číslování v letech:

• Umožňuje nadefinovat prefix podle roku, čímž usnadňuje práci na přelomu účetních období.

• Pro aktuální rok doporučujeme používat základní prefix.

Příklad správného nastavení:

• Řada VF (vydané faktury) – nastaveno číslování na „_ _ _ _ 255_ _ _ _ _ “ → číslo prvního dokladu bude: VF 25500001, poté bude program přidávat vždy +1.

Ukázka špatného nastavení:

• “_ _ _ _ 25500000” -> program nemá prostor číslovat, pozice jsou obsazené.

Skladové řady: Pravidla číslování platí shodně pro příjemky a výdejky.

Další nastavení dokladových řad faktur a zálohových listů

• Vazba na středisko – každý doklad bude automaticky obsahovat středisko nastavené u dokladové řady.

• DIČ v EU – u dokladů bude automaticky v hlavičce nastaveno vybrané DIČ.

• Odpovědná osoba – možnost nastavení osoby odpovědné za řadu (VF, ZV, PF, ZP). Pokud doklad upraví jiný uživatel, odpovědná osoba je upozorněna příznakem.

• Přílohy (PF, PZL) – možnost nastavit vlastní cestu pro ukládání volných dokumentů a skenovaných příloh, podrobně viz kapitola “Dokumenty”.

• Kontrolní hlášení DPH – volba „Zahrnovat dokladovou zkratku“ umožňuje, aby zkratka byla součástí kontrolního hlášení, pokud je používána i v tištěných sestavách.

• Synchronizace s Premier Air – stejné volby jako u pokladen.

• Přijaté faktury (Ai) – možnost zakázat použití této řady při vytěžování faktur v aplikaci PREMIER Ai.