Typy objednávok
Program ponúka dva základné typy objednávok:
Objednávka materiálu/tovaru/výrobkov
Ide o klasický spôsob objednávania skladových položiek pomocou skladových kariet, a jeho realizácia prebieha prostredníctvom dodacieho listu a následnej tvorby faktúry.
Objednávka služieb
Tento spôsob umožňuje užívateľovi rýchlu realizáciu objednávky prostredníctvom faktúry, bez nutnosti tvorby výdajky. V tomto prípade sa ponúkajú dve možnosti vytvorenia položiek objednávky, buď ručným napísaním každej položky, alebo výberom zo zoznamu skladových kariet, čo je jednoduchší spôsob a užívateľ nemusí každú položku vypisovať zvlášť. Realizácia objednávky však nebude mať vplyv na stav skladu, lebo v tomto prípade sa vytvára faktúra spôsobom "na základe objednávky".
Nastavenie: "Účtovníctvo - Nastavenie, osnova, denníky - Dokladové rady - Skladová a výrobná evidencia ".
Dokladové rady objednávok
Dokladové rady objednávok sa nastavujú klasickým spôsobom ako iné objednávky.
Rozdielom oproti ostatným dokladovým radám je v zvolení typu dokladovej rady. Sú tu k dispozícii 4 druhy dokladových rád objednávok:
Rezervácie
Program v súvislosti s objednávaním tovaru umožňuje jeho rezerváciu pre partnera na objednávke. V editačnom okne objednávky možno myšou označiť rezerváciu objednávaného materiálu na sklade. Pokiaľ je potreba tovar rezervovať pri vytvorení každej objednávky, je túto automatickú rezerváciu možné nastaviť v "Správca - Predvoľby globálne - Sklad - Termíny hľadania/optimalizácie výkonu - Automaticky rezervovať objednávky, súpisky".
Rezervovať položky možno aj čiastočne - toto sa musí povoliť na rovnakom mieste kliknutím na voľbu "Používať čiastočné rezervovanie položiek".
Zrušiť rezerváciu možno ľahko, zrušením voľby "Rezervovať na sklade" v hlavnom editačnom okne.
Program berie na túto rezerváciu, pri vytváraní prehľadu o aktuálnom množstve na sklade, ohľad. Rezervovať tovar na objednávke možno automaticky u každej vytvorenej objednávky.
Je možné hromadné potvrdenie objednávky s tým, že je možné potvrdiť pri každej položke objednávky až 5 rôznych termínov dodania, a to pomocou funkcie "Potvrdenie termínov". Tento systém sme vo verzii X6.3 modernizovali. Najpodstatnejšou zmenou je, že v dialógu "Rezervácie objednávky" teraz program PREMIER automaticky na pozadí stráži možnosť realizácie dodania položiek. V praxi to znamená, že program sám prepočítava k požadovanému termínu dodania, koľko tovaru je na sklade, koľko je v objednávkach od dodávateľa, vezme do úvahy aj ostatné rezervácie a takisto aj výrobné požiadavky (veľká výroba). Užívateľa potom farebnou signalizáciou informuje o možnosti realizácie (zelená - možné realizovať, oranžová - čiastočná realizácia, červená - nie je možné realizovať). Užívateľ je tak schopný pružne reagovať na požiadavky zákazníka a ihneď mu oznámiť, či je jeho požadovaný termín reálny alebo prípadne môže používateľ okamžite zadať požiadavku do výroby, či objednať tovar u dodávateľa (v príslušných moduloch). Rôzne termíny dodania jednotlivých položiek sa následne prepíšu do položiek objednávky.
S tým úzko súvisí aj modernizácia funkcie "Vyhodnotiť" v module Objednávky / Zmluvy. Pribudli tu nové možnosti vyhodnotenia objednávky, a to položkovo vo väzbe na konkrétneho odberateľa alebo položkovo v rámci zvolenej dokladovej rady. Toto umožňuje jednoduché sledovanie možnej realizácie jednotlivých položiek objednávok s ohľadom na potvrdené individuálne termíny dodania. Tým sa zároveň zjednoduší následné vytváranie výdajok. Zobrazené prehľady (pri voľbe všetkých typov vyhodnotenia) majú farebne rozlíšené riadky pre lepšiu prehľadnosť, pričom jednotlivé farby signalizujú možnosť realizácie. Zároveň sa stráži termín realizácie objednávok a stav ich plnenia. Novinkou je nová farebná signalizácia "šedá". Pokiaľ je riadok pri vyhodnotení objednávky sfarbený šedou farbou, znamená to, že objednávku / položku je možné úplne alebo čiastočne realizovať, ale ak bude realizovaná, potom preskočí inú objednávku / objednávky so skorším potvrdeným termínom dodania. Systém kontroluje ako termín dodania buď v hlavičke objednávky alebo individuálne termíny dodania položiek, tak aj fyzický stav položiek na sklade. Ak teda používateľ požaduje, aby boli objednávky vybavované podľa termínu dodania, potom je toto veľmi užitočný nástroj, ktorý výrazne zlepší orientáciu v objednávkach. Detailnejší prehľad k jednotlivým objednávkam / položkám možno zobraziť interaktívne pomocou ">".
Postup vytvorenia prijatej objednávky a údaje objednávky
Postup vytvorenia objednávky je úplne rovnaký ako u príjemky, resp. výdajky, pričom po stlačení klávesy F3 sa ponúka niekoľko spôsobov pre vytvorenie prijatej objednávky:
Údaje objednávky
Pole objednávky obsahuje takmer totožné údaje ako napr. výdajka s rozdielom niektorých výnimiek, ako sú:
Dodacie, záručné a platobné podmienky - tieto polia je možné definovať ako číselník textových vzorov, podobne ako u faktúry a potom už z číselníkov len vyberať.
Zákazka - kliknutím na ikonu vedľa pola "Zákazka" možno automaticky vytvoriť novú zákazku, ktorej založenie sa potvrdzuje automaticky pri uložení objednávky.
Požadovaný termín dodávky - tento dátum slúži ako jeden z parametrov pri zostavách a objednaných zásobách, tzn. že možno zostaviť prehľad o otvorených objednávkach k vybranému termínu splnenia objednávky.
Splnené - do tohto pola možno ručne označiť tzv. realizáciu objednávky, ktorá nie je automaticky prepojená so skladom. Využitie sa nájde napr. u služieb alebo u čiastočne nesplnených objednávok, kde zostávajúcu dodávku už nebude treba uskutočňovať. Zaškrtnutím pola "Splnené" sa teda už nebude táto objednávka objavovať v prehľadoch (rezervácie, atď.).
Informačná bublina - v pravom hornom rohu sa nachádzajú informácie o celkovej percentuálnej realizácii objednávky. "Šípka" umožňuje detailný pohľad na realizáciu objednávky.
Predvyplnenie pre prenos do VO - zaškrtnutím tejto možnosti program umožní vyplniť niektoré údaje, ktoré sa potom prenesú do vystavenej objednávky (pozn.: v prípade striktnej kópie z objednávky).
Ďalší popis #1 až #4 - užívateľ si tieto polia môže premenovať podľa potreby. Zmena názvu týchto polí sa robí v Správca - predvoľby globálne - Sklad - užívateľské popisky v sklad.dokladoch/Povinné údaje. Tie sa potom dajú podľa potreby doplniť do tlačovej zostavy.
Objednávka v cudzej mene
Pre vytvorenie objednávky v cudzej mene je najskôr nutné mať pre sklad nastavené: "Správca - Predvoľby globálne - Sklad - Povoliť cudzie meny v sklade". V tejto ponuke sa vyplnia kódy mien, ktoré budú v obchodnej činnosti využívané. V druhej fáze je možné zvoliť dve varianty pre objednávku v cudzej mene:
Automatické vystavenie - tzn. že sa k príslušnému partnerovi vyplní do karty predvolená mena, pričom program sám automaticky vyzve doplnenie meny na objednávku, po dosadení partnera.
Ručným spôsobom - stačí v objednávke zvoliť ponuku "Objednávka v cudzej mene", pričom takto bude objednávka identifikovaná a vytvorená v cudzej mene.
Pomocné funkcie pri tvorbe objednávky
Upozornenie na zadanie ceny nižšej než nákupná s požadovanou maržou - program možno nastaviť tak, aby pri zadaní ceny, ktorá je nižšia než obstarávacie ceny vrátane požadovanej marže %, automaticky upozornil užívateľa. Toto možno nastaviť v "Správca - Predvoľby Globálne - Sklad - Automatické hlášky".
Prehľad objednaných a rezervovaných zásob
V module "Prehľady - Prehľad objednaných a rezervovaných zásob" je možné zistiť stav otvorených objednávok (nezrealizovaných objednávok). Prehľad otvorených objednávok sa nachádza v hornom menu "Objednávky - Prehľad otvorených objednávok" .
Na nasledujúcom obrázku je vidieť, ako vyzerá prehľad po jeho rozbalení. Opäť je možné exportovať do rôznych súborov (Excel, Pdf, atď.).
Prehľad má tiež farebne rozlíšené riadky pre lepšiu prehľadnosť.
Tieto farby signalizujú že objednávku:
- možno realizovať
- možno realizovať čiastočne
- nemožno realizovať.
Rekapitulácia objednávky
V hornom menu "objednávky" možno spustiť prehľad - "rekapitulácia objednávky", kde si môže užívateľ jednoducho overiť výhodnosť objednávky (marža, predajná cena, atď.)
Informácie v zozname
V zozname pridružených objednávok k partnerovi sa zobrazuje status (otvorené /uzavreté) vrátane farebného upozornenia, ak je objednávka po termíne.
V novej verzii pribudla klávesová skratka "F5" pre rýchlejšie zobrazenie detailov objednávok (zostáva dodať - otvorené položky objednávky).
Rozdelenie objednávky
Opäť v hornom menu "objednávky" sa nachádza funkcia "Rozdelenie objednávky". Táto funkcia vytvorí ďalšiu objednávku (kópiu pôvodnej objednávky), pričom upravením položiek (resp.množstvo položiek) a následne uložením objednávky sa zmeny prejavia rovnako v pôvodnej objednávke. Objednávka sa rozdelí.
Prehľad otvorených ponúk
V hornom menu "objednávky" je užívateľovi k dispozícii prehľad otvorených ponúk vrátane požadovaných termínov a stavov akceptovania.
Tlač prijatej objednávky
Pri tlači prijatej objednávky nám systém ponúka viacero možností.
Tlačiť len otvorené položky (u postupných realizáciách) - vytlačiť iba otvorené položky danej objednávky k aktuálnemu dátumu. Toto sa využije v prípade čiastočnej realizácie objednávky.
