Systém PREMIER je plně kontinuální, což pro Vás znamená maximální komfort při přechodu na nový účetní rok a pouze několik potřebných operací. Není třeba provádět žádné převádění účtů na konečný účet rozvážný, všechny výkazy a přehledy program zpracuje zcela automatizovaně.

S ohledem na změny sazeb DPH od 1.1.2024 věnujte prosím zvýšenou pozornost samostatné kapitole Změna sazeb.

Na úvod je třeba říci, že sestavení výkazů, které předmětem uzavření roku jsou, je v PREMIER system možné provádět kdykoliv a to v reálném čase a za jakékoliv období (zadá se před vstupem do modulu).

Během sestavování uzávěrkových výkazů není nutné provádět jakákoli uzavírání či odložení dat nebo jiné podobné operace a procesy, které se však u většiny jiných programů více méně udělat musí viz kapitola "Výkazy".

Postup při přechodu na nový rok

Pokud Vaše fiskální období nezačíná 1.1., tak nyní tento bod vynechejte:

Pokud Vaše fiskální období nezačíná 1.1., tak nyní tento bod rovněž vynechejte.

Počáteční rozvaha

V Účetnictví - Osnova/Dokladové řady - Počáteční rozvaha - zde necháte automaticky založit účet 701.

Je samozřejmé, že zůstatky na účtu 702 nejsou uzavřené a budou v průběhu prvních měsíců nového účetního období upravovány. Vstupem do modulu "Osnova, Dokl. řady - Počáteční rozvaha“ se nabídne automatické překlopení účtu 702 na počáteční účet rozvážný 701. Tuto operaci lze provést samozřejmě i tehdy, když stav na tomto účtu ještě není uzavřen. Okamžitý převod slouží především k řádnému sledování zůstatků na účtech 221, 211 kde je zůstatek konečný zpravidla již 31. 12.

V průběhu změn pak lze počáteční rozvahu jednoduše aktualizovat "Osnova, Dokl. řady - Počáteční rozvaha - Automatické založení/Aktualizace“.

Nevyzve-li Vás systém k založení počáteční rozvahy automaticky, stiskněte tlačítko "Automatické založení/aktualizace".

Při zakládání Vás program v jednom z kroků rovněž vyzve ke kopii účtové osnovy z minulého roku.

Počáteční rozvaha se zakládá, i když ještě nemáte zpracován minulý rok. Založíte si vlastně předběžnou rozvahu, kterou můžete dle uvážení kdykoliv aktualizovat (týdně, po auditu,…). Předběžná rozvaha se tvoří převážně kvůli finančním účtům a nemusí se ani rovnat aktiva a pasiva.

K účtu 431

Program Vám automaticky navrhne v počáteční rozvaze hodnotu účtu 431 (hospodářský výsledek ve schvalovacím řízení). Jelikož tento účet nemá číslo řádku v rozvaze, bude rozvaha do doby přeúčtování zkreslená. Do doby než rozhodne valná hromada o hospodářském výsledku se nabízejí tyto možnosti:

Ihned převedeme zůstatek na účet 428 (nerozdělený zisk) nebo 429 (neuhrazená ztráta...),(toto používá většina firem).
Je-li firma individuální podnikatel, převede se zůstatek na účet 491.
Pokud se striktně čeká na rozhodnutí valné hromady (firma nechce ihned účtovat na účty 428, 429), nezbývá než si v účtové osnově založit analytický účet např. 431.900 HV ve schvalovacím řízení – nerozdělený zisk a vybrat číslo řádku v pasivech shodné s účtem 428 tj. ř. 82. Pak provést přeúčtování z původního účtu 431. (Přeúčtování na jiný analytický účet je nutné z důvodu správného sestavení rozvahy).
Upozornění

Účet 431 z počáteční rozvahy nesmí mít přiřazeno číslo řádku z rozvahy !

Dokladové řady

Pokud máte v nastavení dokladových řad přednastaveno pevné číslování dokladů podle roku, je nutné v "Účetnictví - Osnova, Dokladové řady - Dokladové řady" toto číslování přenastavit.

Program umožňuje definovat prefixy číslování dokladů dle jednotlivých let. Tato funkce usnadní souběžnou práci v různých obdobích na přelomu roku. Program pak sám podle zvoleného období nast potřebný prefix.

Postup definice prefixů v jednotlivých letech při přechodu na nový rok:

Nejdříve pomocí volby "Předchozí roky "..." " a následně "Nová" zkontrolujte a uložte prefix pro minulý rok, tento se vyplní automaticky.

Pod volbou "Předchozí roky" se neukládá prefix pro aktuální rok, tento se vyplňuje přímo v nastavení dokladové řady viz dále!!!
Poté v "Pevné číslo symbolizující dokl. číselnou řadu" přepište prefix na číslování v aktuálním roce.
Toto nastavení je nutné provést pro každou dokladovou řadu.

Toto nastavení doporučujeme využívat pokud vytěžujete faktury pomocí PREMIER Ai.
Tento nástroj totiž umí zaúčtovávat faktury do obou let současně.

Vybrané uzávěrkové operace

Přecenění pokladny/banky

Přecenění pohledávek/závazků

V záložce Odběratelé (resp. Dodavatelé) - Přecenění pohledávek (resp. závazků) je funkce, která toto automatické přecenění provede.

Postup je takový, že se určí den, ke kterému se dané pohledávky/závazky ocení, jednotlivé kurzy všech používaných cizích měn ke dni přecenění a účet, na který se mají kurzovní rozdíly zaúčtovat. Kontace lze přednastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Účetnictví". Podrobně popsáno zde.

Upozornění

Přecenění pohledávek (resp. závazků) v cizí měně se musí provádět předtím, než se začne účtovat banka z následujícího období!!!!

Pokud ocenění nebylo v minulosti dobře provedeno, lze jej druhou volbou "Hromadné vymazání přeceňovaných dokladů" smazat (opět program provede automaticky) a provézt znovu.

Inventarizace pohledávek/závazků

Doporučená uzávěrka skladu

Zde popíšeme, co všechno je potřeba zkontrolovat a provést před uzávěrkou skladu a funkce pro řádné ocenění skladových zásob:

Inventura

Samozřejmě, že je jedním za základních nástrojů uzavírání skladu je inventura.

Nyní se spíše zaměříme na kontrolní mechanismy a funkce, které prověří správnost ocenění zůstatků skladových zásob a správné zaúčtování skladu.
Uživatelé se často dopouštějí při pořizování chyb (i z důvodu větší volnosti systému, např. povolení výdeje do záporu), které mohou být příčinnou špatného ocenění zásob, vzniku rozdílů v účetnictví a s tím související chybná tvorba nákladů, což má mít v konečném důsledku vliv na tvorbu hospodářského výsledku.

Kontrolní propočet

Sklad -> Kontroly účtování -> Kontrolní propočet

Vzhledem k tomu, že program PREMIER system umožňuje zpětné změny na již pořízených dokladech, mnoho uživatelů využívá této přednosti, nicméně pro řádné promítnutí těchto změn do celého systému je nezbytné spustit funkci "Kontrolního propočtu". Tato funkce automaticky promítne do systému všechny změny a podle těchto změn dopočítá do výdejek správnou skladovou cenu. Zejména při opravách množství a ceny na příjemkách a výdejkách, či změnách data na příjmech a výdajích skladových zásob.

Auditor skladu

Jedná se o komplexní souhrn kontrolních mechanismů pro kontrolu a analýzu chyb ve skladu, podrobně popsáno zde.

Zjištění záporných zůstatků

Sklad -> Kontroly účtování -> Auditor skladu -> Prověřit záporné zůstatky

Před uzávěrkou skladu je nutné spustit tuto funkci, která prověří, zda se na skladových kartách nevyskytuje v časové posloupnosti příjmů a výdejů záporný zůstatek, které vznikají především zpětnou změnou data příjemek, či výdejek a to i u uživatelů, kteří mají zakázán výdej do záporu. Funkce automaticky ukáže datum, kdy na skladové kartě vznikl záporný zůstatek. Při zjištění záporných zůstatků je nutné změnit datum příjemky či výdejky takovým způsobem, aby byl záporný zůstatek odstraněn. Po těchto operacích je nezbytné spustit "Kontrolní propočet."

V současné době již program obsahuje automatický mechanismus, který upozorňuje uživatele při změně data příjemky/výdejky na možný výskyt záporného zůstatku na skladové kartě.

Kontrola správnosti zůstatků

Sklad -> Kontroly účtování -> Auditor skladu -> Překontrolovat správnost ocenění zůstatků na skladě

Tato kontrolní funkce se používá především ve chvíli, kdy uživatel zjistí, že v sestavě zůstatků na skladě mají některé karty s nulovým množstvím ocenění. Toto ocenění nulových zůstatků na skladě může vzniknout pořizováním příjemek se záporným množstvím. Zrušení ocenění nulových zůstatků zajistí vytvoření "korekční příjemky".

Porovnat převody mezi sklady

Sklad - Kontroly účtování -> Auditor skladu -> Porovnat převody mezi sklady

Tato funkce prověří kontinuitu převodů mezi sklady. Tato kontinuita se může narušit např. změnou ocenění příjemky, ze které je vyskladňováno na jiný sklad. Kontrolní propočet dopočítá do převodní výdejky správnou skladovou cenu, dle této změny, ovšem nepromítne ji již do převodní příjemky, která je s touto výdejkou provázána. Tuto možnost zajistí funkce "Automaticky opravit", která se nachází v detailech rozdílů převodů mezi sklady.

A další kontroly, které jsou podrobně popsány v manuálu.

Výkazy/Uzamčení period

Pokud jsou pořízeny všechny doklady minulého účetního období, sestaví se veškeré konečné uzávěrkové výkazy v modulu "Rozvaha, Výkaz“ k 31. 12. ….a poté doporučujeme všechny měsíce uzamknout v modulu "Správce - Zamykání period“ (pokud nebyly průběžně zamykány během roku).

PREMIER system - manuál

21 Přechod na nový účetní rok