6 Doklady trvalého účtování

Tento modul nabízí možnost automatického pořízení - zaúčtování periodických (opakujících) se účetních případů, což mohou být interní předpisy (předpis leasingu, platby nájemného), tvorba vydaných faktur (pravidelné částky, nájemné) či naopak pravidelné přijaté faktury (nájemné, ostatní závazky). Modul má pouze evidenční charakter, tzn., nevstupuje do účetnictví. Pouze doklady, vytvářející se na základě uložených návrhů vstupují do účetnictví.

Nastavení automatického návrhu

Ve „Správci - Globální předvolby - Účetnictví" lze předvolit, od kterého dne v měsíci má systém vyzývat uživatele k potvrzení automatického zaúčtování navolených účetních případů.

Pro nastavení periodické platby platí základní dvě varianty vytvoření příslušného účetního dokladu:

1. Interní doklad – vytvoření interního dokladu přímo do deníku, tedy klasický účetní předpis,
2. faktura– vytvoření přijaté/vydané faktury do evidence, která se pak následně automaticky zaúčtuje do deníku, tzn. že je možné periodické platby vytvářet jako faktury na straně závazků – pravidelné nájemné (na základě smlouvy), leasing, záloha na daň z příjmů ad., ale formou přijaté faktury (ostatní závazky), která přináší výhody např. v saldokontním sledování či možnosti vytvářet příkazy k úhradě. Na straně Vydaných faktur pak např. u pravidelných faktur za splátky.
   
   
   

Postup pořízení návrhu dokladů trvalého účtování

Klávesou "F3 - Nová“ se pořídí návrh pro následující automatizované účtování případu. V nabídce nové položky se vyplní standardní údaje dokladu pro zaúčtování včetně periody pro účtování s tím, že do nabídky „Dokladová řada“ se napíše zkratka řady, do které budou doklady v budoucnu zaúčtovány. Tato volba je nejdůležitější, protože právě zde se nabízí výše uvedené dvě varianty:

Ad1) Interní doklad

V poli „Doklad, číslo“ je nastavena řada, která není součástí účetního režimu, obsahuje pouze návrhy pro budoucí zaúčtování.

Po uložení dokladu lze tyto návrhy zaúčtovat kliknutím na pole „Zaúčtovat“. Dotaz pro automatické zaúčtování program nabízí již při vstupu do účetní jednotky a sám vyzývá k zaúčtovaní navolených dokladů trvalého účtování. V další fázi se nabízí kontrola všech účetních případů, které se zaúčtují. Pomocí hvězdičky lze vybrat položky pro zaúčtování (podobně jako u upomínek nebo příkazů k úhradě). Smazáním zaúčtovaných položek v příslušné dokladové řadě, se tyto položky automaticky přesouvají do dokladové řady trvalého účtování a nabízí se pro opětovné zaúčtování.

Automatické vyzývání se neprojevuje u uživatelů, jež nemají nastavená práva na doklady trvalého účtování. Respektují se rovněž uzavřené periody.

Ad2) Faktura

V poli „Doklad, číslo“ se nastaví řada přijatých faktur (závazků) resp. vydaných faktur (pohledávek), jako v předchozím případě, avšak je zde nutnost současně zadat číslo šablony přijaté faktury resp. vydané faktury, jenž si musí předem vytvořit a v ní se nastaví všechny potřebné údaje, které uživatel chce na vytvořené faktuře mít viz "Šablony faktur".