/
10 Otevřené položky - párování

10 Otevřené položky - párování

Otevřené položky jsou kontrolním nástrojem.

Na této stránce najdete:


Typy párovacích vazeb


Typy párovacích vazeb se nastavují při vytváření jednotlivých rozvahových účtů v účtové osnově viz kapitola "Účtová osnova"
Jedná se o typy:

  • SK – automatická vazba účtu pořízení zásob,
  • VF – automatická vazba Vydaných faktur/Pohledávek,
  • PF – automatická vazba Přijatých faktur/Závazků a
  • R – vazby ručního párování.

U účtů, které se inventarizují fyzicky (022, 211, 221 ad.), se nenastaví žádná z těchto vazeb a zvolí se možnost „Nesledovat“.


Položky s ručním párováním


Zde si uživatel může spárovat veškeré zápisy na saldokontních účtech, které spolu souvisí.

Po ukončení vypárování těchto případů zůstanou nevypárovány pouze ty položky, které tvoří konečný stav daného saldokontního účtu.

Párování provádíme tak, že označíme kurzorem řádek zvolené položky a stiskneme klávesu "F8" nebo "Enter", čímž se otevře okno párování, v jehož dolním poli nabídnou položky ke spárování s položkou v horní části obrazovky.

Výběr položek ke spárování lze omezit třemi podmínkami uvedenými v levém dolním rohu okna.

Samotné vyrovnání se provede označením položek. Pokud je vyrovnání dané položky kompletní, následně se zvolí políčka Uložit. Tímto vyrovnáním se mezi spárovanými doklady automaticky vytvoří informační vazba a takto vypárované položky zmizí z nabídky na vypárování (vyrovnání).

Touto cestou lze snadno vyrovnat veškeré účetní případy, které spolu souvisí.

Upozornění

Toto ruční párování nelze provádět u účtů, které mají přiřazené jiné typy párování (SK, VF a PF) !!!

 


Položky s automatickým párováním typu SK


Uplatní se pouze u účtování skladu metodou A.

Vazba tohoto typu vzniká automaticky, jestliže je vystavena prvně příjemka a po jejím uložení vybrána z nabízených zobrazených voleb možnost „K této příjemce automaticky vytvořit … přijatou fakturu“. Rovněž pak vzniká při vytvoření vazby z přijaté faktury (či jiného dokladu pořízení) na danou příjemku pomoci tlačítka "F12 - Vazby“, nebo opačně při vytvoření vazby (vazeb) z již vytvořené a uložené příjemky na doklad pořízení (PF, pokladní doklad apod.). Párování je možné však pouze tehdy, je-li na příjemce i dokladech pořízení stejný účet pro pořízení, tedy 111, 131 ad (včetně stejné analytiky).  V otevřených položkách pak lze sledovat, jsou-li všechny účty pořízení a příjemky spárovány ve stejné výši. Stejná funkce je také v kapitole tohoto manuálu "Sklad - Kontroly, účtování, inventura - Otevřené položky účtu pořízení zásob (111, 131)".


Položky s automatickým párováním typu VF


Automatická vazba vzniká uhrazením VF v deníku pomoci typu zápisu dokladu „úhrada VF“ (v pokladně, bance, řadě zápočtů či interních dokladech), Pokud vytváříme vazby na vydané faktury dodatečně pomoci tlačítka „F12 - Vazby", nebo opačně při vytvoření vazby z modulu pohledávek na zápis v deníku o úhradě VF, pak je nutné zvolit typ vazby „Úhrada VF“. Opět i zde platí, že vazba plní svůj účel pouze v případě, že na vydané faktuře i na zápisu v deníku o její úhradě je stejný účet včetně stejné analytiky.


Položky s automatickým párováním typu PF


Automatická vazba vzniká uhrazením PF v deníku pomoci typu zápisu dokladu „platba PF“ (v pokladně, bance, řadě zápočtů či interních dokladech), Pokud vytváříme vazby na přijaté faktury dodatečně pomoci tlačítka „F12 - Vazby", nebo opačně při vytvoření vazby z modulu závazků na zápis v deníku o úhradě PF, pak je nutné zvolit typ vazby „Platba PF“..Opět i zde platí, že vazba plní svůj účel pouze v případě, že na vydané faktuře i na zápisu v deníku o její úhradě je stejný účet včetně stejné analytiky.


Kontrola konzistence PF a VF

Vzhledem k automatizovanému účtování přijatých a vydaných faktur je nutné jednoduchým způsobem kontrolovat kontinuitu mezi evidováním a účtováním faktur, tzn. kontrolu objemu faktur v evidenci a v účetnictví a jejich provázanosti na úhrady. V saldokontu mohou z různých důvodů vzniknout rozdíly, které tento modul automaticky zachytí a nabídne uživateli seznam nedostatků mezi evidencí faktur a účetnictvím.


Prováděné kontroly

Nesouhlasné položky ve fakturách - toto hlášení upozorňuje, že v deníku je jiný počet položek než ve faktuře. Tato chyba může vzniknout porušením zásady „měnit, opravovat a mazat mohu pouze ve fakturách, nikoli v deníku“. Díky této funkci snadno zjistíme, že nějaká položka byla v deníku omylem smazána.


Nevypárované přímé zápisy - toto hlášení souvisí s účty nastavenými jako „automatický účet pohledávek a závazků“ (viz účtová osnova). V tomto případě program kontroluje, zda na doklady o úhradě (kde je rozvahový účet s výše uvedeným nastavením) existuje faktura. Z toho vyplývá, že jde o úhrady, jež nejsou provázány na faktury; jsou to tedy především osamělé zápisy (bez automatické vazby) na účtech 311xxx a 321xxx.


Nezaúčtované faktury - má největší význam pro kontrolu DPH, tzn. faktury, které program zde zobrazí, nejsou zaúčtovány, tudíž nejsou ani začleněny do přiznání k DPH. Stačí pouze najít tyto faktury v seznamu a doplnit v nich chybějící předkontaci.


Bludné zápisy v deníku - mohou vzniknout při havárii programu, stačí je pouze smazat.


Rozdíl mezi deníkem a fakturou - jde o stejnou problematiku jako v případě „Nesouhlasné položky ve fakturách“.


Vypárované nesouhlasné saldoúčty - toto hlášení upozorňuje na případ, kdy vypárovaná úhrada/platba faktury má v předkontaci jiný saldokontní účet než předpis příslušné faktury, tzn., že např. platba je účtována 221xxx/311100, zatímco faktura je účtována 311200/601xxx,343xxx. V tomto případě je nutné opravit účet 311xxx buď na straně úhrady, nebo na straně faktury.


Export otevřených položek do XLS(X)


Otevřené položky lze exportovat do excelu pomocí volby "Export do jednoho XLS(X)" s možností v dalším kroku upřesnit, zda se mají exportovat všechny, všechny otevřené nebo vybrané položky.

První strana vyexportovaného XLS(X) souboru nyní obsahuje obratovou předvahu rozvahových účtů, které mají typ vazby (R), (SK), (VF) nebo (PF).


První sloupec ve vyexportovaném souboru s účtem je zároveň hyperlink, kliknutím se snadno přepnete na daný list v souboru.

Volba Všechny inventarizované k datu sledování vyexportuje pouze ty, které jsou k danému dni inventarizované, tedy obsahují záznam o inventarizaci viz dále.

K otevřeným položkám je možné přidat záznam, kdy a kým byla provedena inventarizace účtu. Tento údaj slouží i pro přehlednost, co už je zpracováno.



Related content