14. 2 Auditor skladu
- Tomas Stepanek
- Lenka Girmanová (Unlicensed)
- Linda Opluschilová
Jedná se o komplexní souhrn kontrolních mechanismů pro kontrolu a analýzu chyb ve skladu, které je nezbytné pravidelně provádět!!!
Doporučujeme je provádět minimálně jednou měsíčně a po jejich provedení sklad uzamknout proti změnám!!!
První tři volby slouží pro kontrolu ocenění skladových zásob.
Pokud nejsou tyto kontroly v pořádku, může být v programu zkreslené ocenění zásob!!!
Pro řádné využití těchto kontrolních mechanismů se doporučuje zatrhnout volbu „Před spuštěním provést kontrolní propočet".
Na této stránce najdete:
Uživatel vybere období a zaznačí si, kterou z akcí chce spustit, popřípadě označí vše a spustí auditora skladu.
Jednotlivé kontroly provádějte postupně!!!
- Pokud je u položky zelená fajfka, je vše v pořádku.
- Pokud je u položky červený křížek, je něco špatně a program nabídne detaily - přehled toho, co není v pořádku a co je nezbytné opravit.
- Pokud je u položky modrý otazník, je chyba buďto v číslování nebo u zadávání rozčlenění.
Prověřit záporné zůstatky
Před spuštěním prověření záporných zůstatků proveďte kontrolní propočet (povolte tuto volbu).
Program sestaví přehled o vzniku záporných zůstatků na skladových kartách. Tyto zůstatky mohou vzniknout v případech, kdy je vydáváno do záporu a dodatečná příjemka je pořízena s pozdějším datem než výdejka, nebo se opomene pořídit příjemka na sklad.
Samozřejmě také v případech, kdy má uživatel nastaven výdej do záporu (v omezujících předvolbách) a nedodržuje časovou posloupnost výdejek a příjemek.
Upozornění
Tyto záporné zůstatky je nutné odstranit, neboť způsobují chybný výpočet skladových cen, což je příčinou špatného ocenění skladových zásob.
Program tyto rozdíly zjistí a uživatel musí provést nápravu těchto stavů opravou data příjemek a výdejek ze skladu, tedy opravou data pořízení, aby příjmy a výdaje na sebe správně časově navazovaly, případně doplnění chybějících příjemek.
Porovnat převody mezi sklady
Tato funkce prověří kontinuální ocenění (skladovou cenu) při převodech mezi sklady. Pokud uživatel převede zboží do jiného skladu, a změní na původním skladu ocenění zboží (např. dodatečně doplní do příjemky doprovodné náklady), tzn. že se změní také ocenění na převodní výdejce, nepromítne se tato změna také kontinuálně do převodní příjemky ve druhém skladě.
V detailním pohledu na rozdíly mezi převodech se nabízejí dvě zobrazení – souhrnné a detailní zobrazení rozdílu mezi převody, přičemž v detailním se nachází funkce "Automaticky opravit", která skladovou cenu z převodní výdejky zkopíruje do převodní příjemky.
Tato operace může trvat delší dobu, vždy vyčkejte na informativní zprávu, že bylo narovnání dokončeno.
Rovněž tato kontrola prověří (viz Souhrnný rozdíl mezi příjemkou a výdejkou), zda ke každé převodní výdejce existuje převodní příjemka a opačně. Pokud zjistíte tento nedostatek, je nutné toto opravit, doplnit chybějící doklady (viz obrázek k převodní příjemce chybí převodní výdejka).
Kontrolováno je (volba "Chronologická chyba") zda jdou doklady chronologicky po sobě, tedy, že výdejka je dříve nebo ve stejném datu jako příjemka. Tato logická nesrovnalost by se měla také opravit.
Překontrolovat správnost ocenění zůstatků
Program kontroluje ocenění zůstatků jednotlivých skladových položek a v případě chyb (viz červený křížek) nabídne v detailu napravo nahoře Vytvoření korekční příjemky.
Pomocí volby "Další upřesnění" lze dále nastavit, které položky se mají kontrolovat.
Shoda mezi účetnictvím a daňovou evidencí (pouze u zp. A)
Tato funkce uživateli poskytuje komfortní kontrolu zůstatku na skladě v návaznosti na účetnictví, tedy ve vztahu zůstatku na rozvahovém účtu 112xxx, 132xxx.
Příčinou nesrovnalosti může být fakt, že:
- Sklad ještě není za zvolené období zaúčtován.
- Někdo po zaúčtování do deníku následně v daném období do skladu zasahoval (sklad nebyl uzamčen) a neprovedlo se přeúčtování skladu.
- Někdo opravoval přímo v účetním deníku, nikoliv přímo ve skladu.
Řešením je přeúčtování skladu, viz účtování skladů.
Kontrola vnitřní konzistence
Kontroluje duplicitní inventární čísla skladových karet v programu.
Pouze u historicky založených karet, nyní již duplicita inventárního čísla při zakládání karet není možná.
Vizuální kontrola kontinuálního účtování
Tento přehled poskytuje uživateli kontrolu kontinuálního číslování skladových dokladů v rámci dokladových řad.
Program automaticky najde "díry" v číslování dokladů, které mohou vzniknout mazáním již pořízených dokladů, přičemž čísla smazaných dokladů nejsou nahrazena novým číslem.
S ohledem na zvolené období zvolené v auditorovi delší než jeden kalendářní rok, mohou nastat "díry" v číslování z důvodu přechodu číslování dokladových řad v novém roce, které nejsou chybou.
Příklad: Číslování v roce 2023 končilo 20230090 a v roce 2024 se začíná číslovat od 20240001. Auditor je spuštěn na období od 2023-2024 a program ukáže neúplnost číslování od 20230091-20240000.
Kontrola správnosti vynuceného rozčlenění položek v dokladech
Tato funkce analyzuje dodržování řádného rozčleňování na skladových kartách v případě nastavení "Vynuceného rozčlenění“.
Program ukáže doklady s nekorektním rozčleněním a uživatel musí přímo v dokladech rozčlenění opravit.
Kontrola ocenění výrobků dle vyskladněných komponent
Program zkontroluje, zda ocenění výrobku je shodné s oceněním jednotlivých vyskladněných komponentů.
V případě, když je v druhu pohybu příjmu z výroby nastaveno ocenění dle skutečných cen jednotlivých komponent (aktuálních skladových cen komponent), tak program touto kontrolou prověří, zda cena výrobku na příjemce odpovídá skladové ceně z navázané výdejky komponent (plus případné výkony z výrobní soupisky/šablony).
Možnou příčinou je neprovádění aktualizací pořizovacích cen komponent v šablonách a soupiskách.
Opravit tuto nesrovnalost lze v detailu pomocí funkce "Automaticky opravit".