7. 1 Účtová osnova
- Tomas Stepanek
- Linda Opluschilová
kV této nabídce se pořizuje základní kámen účetnictví – účtová osnova.
Program nabízí dva základní způsoby pořízení účtové osnovy.:
- ručním způsobem – pomocí standardních kláves,
- hromadným vložením - automatizovaným pořízením pomocí hromadné funkce.
Poznámka
Ad1) Založení účtů ručním způsobem
Pořízení účtu se provádí za pomocí standardních kláves "F3 - Nová", "F4 - Změnit" atd. viz "Obecné informace". Tento způsob se provádí výběrem z kompletní účtové osnovy, která je na pozadí, tzn., že uživateli stačí napsat do prvního pole syntetický účet a program automaticky dosadí příslušný účet s názvem a řádkem v rozvaze či výkazu zisků a ztrát. Název lze libovolně doplnit či kompletně nahradit (přepsat) vlastním názvem účtu. Analytické členění účtu si klient určí sám a to buď jednomístnou až čtyřmístnou – dle svého uvážení a potřeb. Do dalších účetních období lze osnovu jednoduše kopírovat viz "Kopírování účtové osnovy“.
Upozornění
V případě používání analytických účtů, u účtů s více jak jednou analytikou doporučujeme nepoužívat analytiku rovnou 0,00,000, nebo 0000. Tato „nulová“ analytika je v sestavách programu určena pro daný (součtový) syntetický účet.
Ad2) Hromadné založení účtů
Program nabízí funkce pro hromadné vložení účtové osnovy a to podle několika kritérií (viz obrázek). Program podle příslušného kritéria vybere z osnovy příslušné účty. V dalším kroku je možné vybrat z analytiky 000 případně 100.
Poznámka
Před vložením má uživatel ještě možnost vybrat požadované účty hvězdičkovou metodou a potvrdí založení účtové osnovy. Uživatel poté již jen případně upraví texty účtů, jejich analytiku, případně doplní další analytické účty, či smaže nepotřebné účty. Kritéria pro automatické založení nabízí varianty podle typu firmy, kde jsou vybrány nepravděpodobnější účty, které firma tohoto typu používá. Firmy, které vlastní v rámci své licence nástavbu Multilicence a vedou v programu více účetních jednotek, mohou založit účtovou osnovu zkopírováním z libovolné jiné účetní jednotky vedené v tomto programu.
Údaje na kartě účtu
Cizí výraz 1,2,3 – slouží k zadání účtu v cizím jazyce. Program pak umožňuje tisknout výkazy, kde figurují přímo názvy účtů v příslušném cizím výrazu – obratová předvaha, účet 710, hlavní kniha.
Změnit číslo řádku - ke každému rozvahovému účtu systém implicitně navrhne číslo řádku v rozvaze; u výsledkových účtů číslo řádku ve výkazu zisků a ztrát. V těchto řádcích se pak budou vyskytovat zůstatky příslušných účtů. V některých případech si uživatel musí číslo řádku v rozvaze/výkazu změnit. Např. k účtu 314 - poskytnuté provozní zálohy implicitně software navrhuje č. řádku z rozvahy 043 - Pohledávky z obchodního styku. Použije-li se, ale např. analytický účet 314.100 jako poskytnuté zálohy na materiál (místo účtu 151), je nutné změnit č. řádku rozvahy na 035 - poskytnuté zálohy na zásoby. Je to jeden z mála účtů, který může být na různých řádcích v rozvaze.
Účet neovlivňující základ daně – možnost jejich označení, pak na účtu 710 program zobrazí hospodářský výsledek bez nedaňových účtů.
Sledování saldokonta – volby pro nastavení účtu ve vztahu ke saldokontu. (viz kap. Nastavení účtů pro účetnictví – níže).
Zakázka, Středisko, Partner – nastavení volby při nákladovém účetnictví.
Umístění ve výkazu „Přímé Cash-flow“ – možnost určení řádku, do kterého má příslušný účet vstupovat při sestavení přímého cash-flow v modulu Controlling.
Nastavení pro PAP (pomocný analytický přehled) - využijí ti, kdo vedou účetnictví příspěvkové organizace. zde se provede potřebné nastavení pro správné sestavení přehledu.
Další volby (pro odborníky)
- Zrcadlové účty cizích účetních soustav - pro automatický přenos údajů do cizích výkazů.
- Toto je účet nákladů příštích období - řešení pro automatickou tvorbu rozúčtování nákladů příštích období je podrobně popsáno zde.
- Toto je účet pozastávek - řešení pozastávek v programu je popsáno zde.
- Nezahrnovat do účtování nedokončené výroby - použije se pouze o nákladových účtů, podrobněji popsáno zde.
Při ručním pořizování interních dokladů doplnit číslo dokladu do variabilního symbolu - touto volbou se zajistí v interních dokladech přenos pořadového čísla dokladu do vnitřního variabilního symbolu.
Při ručním pořizování interních dokladů doplnit do variabilního symbolu požadovaný údaj - touto volbou se zajistí v interních dokladech, že se zde vyplněný údaj přenose do vnitřního variabilního symbolu.
Nenabízet nikde tento účet, použije se pouze k přejmenování syntetického účtu ve výkazech - uživatel si může nadefinovat syntetický účet, ale systém na něj nedovolí účtovat. Slouží hlavně při filtrování nebo při zobrazení hlavní knihy stromově.
Identifikátory - pro roztřídění účtů (funguje stejně jako v adresáři partnerů nebo ve skladových kartách).
- Spojovací účet (pro vnitřní a individuální účely)
Pravidla účtové osnovy (období)
Pro každý rok lze zadat novou účtovou osnovu. Samozřejmě je možné využít kopírování účtové osnovy z minulého roku (viz. výše) ovšem toto lze pouze směrem do budoucnosti, tzn. že např. nelze zkopírovat účtovou osnovu z roku 2006 do roku 2005, což je někdy potřeba při počátečním přechodu na náš software, pokud klient zapomene pořídit některé doklady do minulého (tj. předcházejícího) roku.
Doporučení
Syntetické účty - je třeba upozornit, že není nutné k analytickým účtům definovat syntetické účty pro účely sledování součtu všech analytických účtů, tzn. že není třeba ba dokonce není žádoucí k účtům 501100, 501200 a 501300 založit účet 501000. Program si ve výkazech sumarizuje vše sám podle počátečních syntetických účtů viz "Hlavní kniha".
Uživatel si může měnit a zadávat názvy účtů dle vlastního uvážení. Lze je rovněž zadat ve dvou dalších jazycích, což ocení firmy se zahraniční účastí, protože rozvahu a obratovou předvahu je možno vytisknout i v cizím jazyce.
Hromadná změna účtu v již pořízených datech
V některých případech musíme nahradit jeden účet nesprávně používaný v účetnictví (v daném účetním období) za účet správný, což mnohdy představuje množství oprav a ručně by to byla práce na mnoho hodin. Toho dosáhneme použitím volby hromadná změna účtu v datech pro účetní rok: „ ukryté pod tlačítkem „Hromadné změny v datech“, kde nahradíme jeden účet (nesprávný) účtem jiným (správným).
Účty pro nákladové účetnictví (zakázky, střediska, doplňkové analýzy)
Pro správnost vedení nákladového účetnictví si uživatel může (zejména u výsledovkových účtů) zadat podmínku pro zadávání zakázkového čísla nebo střediska. Program potom hlídá účtování na tyto účty, tzn. že pokud se u daného účtu přidělí volba "Musí být", program neumožní účtovat na tento účet (uložit doklad), pokud u něho není zadána zakázka, resp. středisko. Rovněž je možná kombinace těchto kritérií dle nabízených možností (viz obrázek). To má za následek používání zakázek (středisek) jen u vybraných účetních zápisů (účtů) dle Vašich požadavků.
Nastavení účtů pro účetnictví – „typy párování“
Při pořizování účtů se na levé straně obrazovky nachází nastavení účtů ve vztahu ke sledování saldokonta. Tato přednastavení program automaticky dosazuje při pořizování účtů podle standardů, ale pokud je potřeba, může si je uživatel změnit podle vlastních požadavků.
Typy sledování saldokonta:
- Nesledovat – klasický např. obratový (účty 5. a 6. třídy, účty 221, 211) účet, neobsahuje žádnou funkci
- Ruční párování – takto označený účet se zařazuje do přehledu otevřených položek, kde program umožňuje párování mezi položkami tohoto účtu k docílení zobrazení struktury konečného zůstatku tohoto účtu. Jsou to především zálohové účty 324…, 314… či účty pro vnitřní párování 261, 395, ad. Lze je párovat prostřednictvím modulu "Otevřené položky“. Tento nástroj slouží k rychlé a snadné inventarizaci účtu, avšak má i (provádí-li se pravidelně při uzávěrce každého měsíce či kvartálu) velký význam pro kontrolu správnosti účetnictví.
- Automatický účet – pohledávky – u tohoto účtu program umožňuje sledovat kontinuitu mezi evidencí pohledávek a deníkem, tzn. že u takto pořízeného účtu musí být vždy k příslušné úhradě přiřazena faktura automatická vazba = úhrada VF. Program tento účet zařazuje do kontrolní sestavy „Kontrola konzistence VF“.
- Automatický účet – závazky – analogický systém jako u pohledávek, automatická vazba označena (PF).
Upozornění
- Automatický účet – pořízení zásob – jde o účty, u kterých je potřeba sledovat kontinuitu mezi příjemkou a dokladem pořízení (přijatou fakturou). Příjemky je nutné provázat s doklady v účetnictví (PF, výdajový pokl. doklad apod.) vazbou „Vyfakturované dodávky“ (podrobněji viz kapitola "Sklad“). Tyto účty program automaticky zařazuje do kontrolních sestav o otevřených položkách účtů pořízení, kde se uživateli nabízí jednoduchá kontrola rozdílů mezi těmito doklady. V tomto případě jde hlavně o účty 111…, 131… a týká se to firem, které používají účetní způsob „A“ pro vedení skladu.
Kopírování účtové osnovy (při přechodu na nové účetní období)
Při zakládání účtové osnovy pro nové účetní období můžeme použít nadefinovanou účetní osnovu z období předchozího. Jednotlivé účty se pak samozřejmě mohou dále upravit a rozšířit o nové účty. Kopírování z minulého období se provede následovně: V modulu účtová osnova zvolíme v horní nabídce výběr Osnova – „kopírovat osnovu z minulého roku“. Pro potvrzení tohoto úkonu musíme ještě zadat klíčové slovo „kopírovat“. Rovněž je to první volba z nabídky ukryté pod tlačítkem „Hromadné založení….“ (viz obr. výše )