Po stlačení klávesy F3 - Nová sa ponúkajú tieto varianty pre vytvorenie výdajky:
1 Postup "Ručne"
Výber odberateľa sa urobí zadaním akéhokoľvek znaku zo zoznamu odberateľov, tzn. skratky, názvu, adresy mesta apod.; program podľa výskytu týchto znakov v zozname príslušného partnera fulltextovo vyhľadá. Pokiaľ ide o nového dodávateľa, stačí pri výbere partnera (ikona otázniku) kliknúť myšou na políčko "Pridať nového partnera".
Vyplnenie ďalších údajov záhlavia výdajky: Číslo výdajky - užívateľ u prvej výdajky zvolí svoju číselnú radu, pričom pre každú nasledujúcu výdajku program pridá číslo 1. Výber "Zákazky" a "Strediska" sa robí podobne ako výber zo zoznamu dodávateľov.
"Druh výdaja" - v tomto poli si užívateľ zvolí druh výdaja na sklad. V module "Zoznam skladov, pohybov - Druhy pohybov (skladové položky)" sa urobí definovanie jednotlivých druhov skladových položiek pre rozlíšenie výdajov, prevodov a iných pohybov. Ak je zmenený druh príjmu/výdaja až po zadaní položiek na príjemke/výdajke, preveria sa aj účtovacie predpisy k danému druhu príjmu/výdaja.
V poli "Dátum vystavenia" sa ponúka aktuálny dátum.
Vyplnenie ďalších polí je nepovinné a možno ich vyplniť podľa potreby užívateľa (Objednávka, Dodací list atď.).
Prepnutím do dolnej časti výdajky ("F6") - tu sa pridávajú jednotlivé položky výdajky.
Do pola inventárne číslo možno zadať akýkoľvek znak označujúci skladovú kartu. Pokiaľ užívateľ nepozná inventárne číslo, klávesou "F8", prípadne kliknutím myši na ikonku otáznika "?" sa ponúknu voľby pre výber zásob. Podľa tejto voľby sú následne zoradené položky v zozname. V pravom hornom rohu editačného okna je informácia o aktuálnom množstve vybranej zásoby na sklade, o rezervovanom množstve (kliknutím na šípku sa zobrazia podrobnosti o množstve k dispozícii).
Do voľných položiek sa vedľa položky "Inventárne číslo" prenesú údaje zo skladovej karty.
Potom sa zadá množstvo, ktoré sa vydáva zo skladu. MJ sa automaticky prenesie z karty, možno ju však meniť. Množstvo je možné zadávať tiež v iných merných jednotkách. Po zadaní ceny za mernú jednotku sa automaticky spočíta celková cena príjmu zásob.
Každú položky príjemky možno individuálne predkontovať do položky "Predpis". Nastavenie pre automatizovanú predkontáciu príjemky sa nachádza v "Zozname skladov/pohybov - Zoznam skladov".
K uloženej položke/položkám možno kombináciou Ctrl + S vytvoriť zľavu.
Užívateľ má možnosť zadávať položky do výdajky hromadne pomocou funkcie "Hromadné zadávanie". Po stlačení tejto voľby si užívateľ zvolí spôsob zobrazenia skladových kariet a ich radenia.
V ďalšom kroku sa potom u jednotlivých skladových kariet zadáva množstvo, ktoré sa má vyskladniť. Po stlačení "OK" sa následne skladové karty hromadne vyskladnia.
Položky do výdajky možno dodatočne pridať tiež na základe objednávky alebo po novom tiež zo šablóny výrobnej súpisky viď. tlačidlo "Pridať z objednávky/š.". Po stlačení tejto voľby si užívateľ zvolí, či chce položky pridať z objednávky (zobrazí sa zoznam otvorených objednávok) alebo zo šablóny výrobnej súpisky (v ďalšom kroku sa šablóna vyhľadá pomocou kľúčového výrazu). Následne sa vybrané položky vyskladnia.
Prepnutím späť do hornej časti faktúry ("F6","Esc") uložením klávesou "F2" sa ponúknu 4 možnosti pre vytvorenie ďalších dokladov, viac TU.
K výdajke možno vytvoriť úvodný text, podobne ako u vystavených objednávok "F9", Tento text možno umiestniť v užívateľskom formulári výdajky kdekoľvek.
2 Postup "Na základe objednávky odberateľa"
Tento spôsob vytvorenia výdajky prebieha automatizovaným dotiahnutím údajov z prijatej objednávky do výdajky, čím dochádza k automatickej realizácii prijatej objednávky.
V prvej fáze je nutné zadať odberateľa, na ktorého je výdajka vytvorená (resp. Objednávka), alebo urobiť výber objednávky klávesou F8, čím sa zobrazí kompletný zoznam otvorených objednávok so zobrazením počtu objednávok u jednotlivých odberateľov.
V ďalšom kroku je nutné upresniť výber objednávky, pokiaľ je u jedného odberateľa vytvorených viacero objednávok (pokiaľ je jedna, program automaticky dosadí túto objednávku). Ak v rámci jedného partnera existuje viac nezrealizovaných objednávok, možno pomocou hviezdičky vybrať objednávku na výdajku.
V ďalšej fáze program robí kontrolu objednaného a vydávaného tovaru/materiálu na aktuálny stav na sklade. Pokiaľ je podľa objednávky nutné vydať viac, ako je aktuálny stav na sklade, program podá správu o nezrealizovaných objednávkach. Voľbou OK program dotiahne údaje z výdajky, kde môže užívateľ urobiť prípadné zmeny cez klávesu F6 v jednotlivých položkách.
Pozor!
Pre vytvorenie výdajky/DL na základe viacerých objednávok je nutné funkciu povoliť v "Predvoľbách globálnych/užívateľských v ponuke "Automatické vystavovanie"
Pokiaľ nie je potreba ihneď zvoliť partnera, ponúka sa možnosť ("F8") - výber z otvorených objednávok, načo program zobrazí všetkých partnerov, a u nich počet otvorených objednávok. Zvolením partnera (Enter) sa ponúka možnosť označenia objednávok, na základe ktorých sa bude vystavovať DL (v prípade viac otvorených objednávok). V ďalšom postupe je možné označiť položky, ktoré nebudú predmetom dodacieho listu.
3 Postup "Na základe príjemky"
Týmto spôsobom možno na základe príjemky automaticky vytvoriť výdajku, čo nájde využitie predovšetkým pri prevode nakúpeného materiálu do výroby, alebo pokiaľ sa celá dodávka (príjemka) obratom predáva, čo uľahčuje vytváranie všetkých položiek na príjemke. Pokiaľ sa tvorí výdajka na základe zákazky, navrhnú sa položky všetkých príjemiek s daným zákazkovým číslom. Pomocou hviezdičky "*", možno označiť vyhovujúce príjemky, "OK" sa potvrdí výber, a potom sa navrhne výber jednotlivých položiek príjemiek, kde možno opäť hviezdičkou vybrať konkrétne položky a následne urobiť prípadnú zmenu v množstve alebo cene, pokiaľ ide o predaj.
4 Postup "Vyskladniť komponenty na základe výrobnej súpisky"
Táto varianta je určená pre užívateľov výrobného modulu a umožňuje hromadné vyskladnenie materiálu, ktorý je definovaný na výrobnej súpiske výrobku, ktorá sa využíva predovšetkým pri sériovej výrobe. Program vyskladní množstvo materiálu s ohľadom na množstvo výrobku, ktorý je vyrábaný.
Pre vyskladnenie sa ponúkajú pri tvorbe dva základné spôsoby: pre jeden výrobok, alebo je možné vyskladniť komponenty viacerých výrobných súpisiek, teda viac výrobkov, pričom je pre túto variantu nutné zvoliť v ponuke výberu VS funkciu "Povoliť zadať viac výrobkov naraz". Výber výrobnej súpisky prebieha štandardným spôsobom ako výber z akejkoľvek inej databáze (zákazky, strediská, atď.), teda zadaním akéhokoľvek kľúčového výrazu. Pre zobrazenie všetkých súpisiek v poli "kľúčový výraz" stačí kliknúť na klávesu Enter. V nasledujúcom kroku sa urobí "hviezdičkovou metódou" výber príslušných výrobných súpisiek a potvrdením sa ponúkne ďalšie okno pre zadanie množstva výrobku, pričom program automaticky ponúka množstvo definované na výrobnej súpiske. V ďalšom kroku sa už vykoná vyskladnenie komponentov pre príslušný výrobok.
5 Postup "Vyskladniť komponenty na základe šablóny výrobnej súpisky"
Ide o rovnaký postup vyskladnenia komponentov ako v prípade výrobnej súpisky, avšak na základe šablóny súpisky, tzn. že je nutné vždy zadať požadované množstvo výrobkov pre vyskladnenie.
6 Postup "Načítať z off-line čítačky čiarových kódov"
Vyskladnenie zásob prostredníctvom čítačky čiarových kódov.
7 Postup "Vyskladniť hotové výrobky skalkulované výrobnou súpiskou"
V tomto prípade nejde o vytvorenie výdajky komponentov, ale o výdaj celého výrobku na základe výrobnej súpisky, bez výdaja príslušných komponentov. Postup pre vytvorenie je úplne rovnaký ako v predchádzajúcich prípadoch.
8 Postup "Vyskladniť materiál/tovar podľa procesov zákazky"
Postup podobný ako pri vyskladnení na základe výrobnej súpisky, šablóny výrobnej súpisky alebo skalkulované výrobnou súpiskou.
Výdajka v cudzej mene - vývoz
Pre vytvorenie výdajky v cudzej mene je najskôr nutné mať pre sklad nastavené: "Správca - Predvoľby globálne - Sklad - Povoliť cudzie meny". V tejto ponuke sa vyplnia kódy mien, ktoré budú v obchodnej činnosti využívané.
V druhej fáze je možné zvoliť dve varianty pre objednávku v cudzej mene:
a) Automatické vystavenie - tzn. že sa k príslušnému partnerovi vyplní do karty predvolená mena, pričom program sám automaticky vyzve doplnenie meny na príjemku/výdajku po dosadení partnera.
b) Ručným spôsobom - stačí v hlavičke príjemky/výdajky zvoliť ponuku "predbežne ocenené podľa kurzu", pričom takto bude príjemka/výdajka identifikovaná a vytvorená v cudzej mene.
Do výdajky sa dosadzujú automaticky predajné ceny v cudzej mene, pokiaľ sú na skladovej karte nastavené.
Pozor!
V prípade vytvárania faktúry v cudzej mene z výdajky je nutné pri ukladaní výdajky zvoliť možnosť "Nič (len výdajku/DL)". Faktúra sa potom musí vystaviť v module "Vydané faktúry" spôsobom "Na základe výdajky". Pri tomto spôsobe má potom užívateľ možnosť zmeniť kód DPH u položiek a rovnako tak má možnosť zvoliť kurz cudzej meny, ku ktorému bude čiastka na faktúre prepočítaná.
Dobropis (vratka tovaru)
Dobropis v zmysle vrátenia tovaru na sklad sa robí vytvorením výdajky, kde sa uvedie množstvo so záporným znamienkom. Pri ukladaní tejto výdajky program samozrejme tiež ponúkne vytvorenie faktúry - dobropisu. Vytvorenie dobropisu možno urobiť dvoma spôsobmi:
- Nová - ručným vytvorením výdajky s uvedením záporného množstva
- Kópia - využitím funkcie Shift + F3 sa ponúkne okrem klasického vytvorenia kópie výdajky, na ktorej je užívateľ nastavený, tiež možnosť vystavenia dobropisu. Pokiaľ teda chce užívateľ vytvoriť dobropis k výdajke, kde je dobropisovaných viac položiek či celá výdajka, nastaví sa užívateľ na príslušnú výdajku, zvolí Shift + F3 a ponuku dobropis a program urobí kópiu výdajky s tým, že u množstva dosadí záporné znamienko.
Pozor!
Nemožno robiť dobropis k položke, ku ktorej ešte nebol urobený príjem, lebo program potom nevie, akú skladovú cenu má dosadiť do príslušnej položky!
Interná výdajka
Spôsob vytvorenia internej výdajky a interné prevody medzi skladmi sú úplne rovnaké ako klasický spôsob. Len druh pohybu, ktorý bude na výdajke, musí mať v nastavení definovanú voľbu "Chovať sa ako prevodná výdajka " - nastaví sa v "Zoznam skladov/pohybov - Druhy pohybov (Skladové položky) - Vybraný druh výdaja". Pokiaľ je táto ponuka nastavená, potom program u tohoto pohybu ponúka pri ukladaní výdajky automatické vytvorenie prevodnej príjemky. Pokiaľ tak užívateľ neurobí, potom sa interná príjemka vytvára na základe už vytvorenej internej výdajky.
Výdaj do mínusu - záporu
Program ponúka možnosť voľby vydávať skladové zásoby do mínusu. Nastavenie: "Správca - Predvoľby obmedzujúce - Sklad - Zákaz výdaja do mínusového stavu". Táto voľba je súčasťou prístupových práv, teda je možné ju povoliť vybraným užívateľom, ktorí budú mať právo vydávať do mínusu.
V prípade, že na skladovej karte vzniknú záporné zostatky, ktoré neboli vyrovnané, môže užívateľ všetky tieto zostatky zistiť v module "Kontroly, účtovanie, inventúra - Audítor skladu".
Pozor!
Užívateľ môže stav skladovej karty dostať do mínusového stavu tiež zmenou dátumu výdajky či príjemky tak, že nebudú chronologicky na seba nadväzovať, na čo program tiež automaticky upozorňuje pri ukladaní výdajky a užívateľ má možnosť si prípadné záporné zostatky preveriť v module "Kontroly účtovania".