3 Vytěžování přijatých faktur
- Linda Opluschilová
- Obchodní oddělení
Náhled
Náhled na aktuální zvolený dokument - je k dispozici v levé části obrazovky.
Zvýrazněné údaje - v samotném náhledu dokumentu jsou barevnými rámečky zvýrazněny údaje, které systém načetl. Načtený údaj je vždy propojen modrou čarou s celkovým výčtem načtených hodnot v prostřední části obrazovky.
Pakliže uživatel přejede myší do rámečku, okamžitě dojde k podbarvení načteného údaje. Toto lze i opačně, tedy označením pole v tabulce načtených údajů.
Funkce laso - F3 - nad šipkami pro listování v dokumentu je k dispozici funkce laso, díky které lze upřesnit údaj přímo z dokumentu, pokud se nenačte správně. Doplňuje se údaj, na kterém je kurzor (zeleně podtržen). Uživatel má k dispozici pomocí rozbalovacího menu měnit volbu, o který údaj se jedná.
Funkce se dá aktivovat pomocí klávesové zkratky F3 a je zapnutá do jejího vypnutí.
Listování dokumentem - pomocí šipek s číslem stránky je možné listovat aktuálně zobrazeným dokumentem. Pro listování lze využít klasických PgUp a PgDn na klávesnici.
Informace o dokumentu
V pravé horní části jsou k dispozici informace o aktuálně vytěžovaném dokumentu a obsahují tyto údaje:
V seznamu načtených dokumentů lze vidět tyto sloupce/údaje:
- "P" - označení dokumentů, které se navrhli jako uložení do příloh,
- "..." - interaktivní tlačítko, které otevře daný dokument z jeho umístění nebo daný e-mail,
- popis - editovatelný popis dokumentu, popis se následně přenese do popisu k vazbám v případě, že bude vazba vytvořena.
- vystaveno - zde je datum vystavení přímo z vytěženého dokumentu,
- typ - dokument ve formě PDF, e-mail atd,
- druh - typ dokladu dle jednotlivých modulů
- "Z" - pakliže se v tomto sloupci někde objeví písmeno "Z", znamená to, že dokument je již zapsán do systému,
- "A" - pakliže je odtržítko ve sloupci "A", pak tento dokument navrhuje systém k automatickému importu,
- odesílatel - pakliže se jedná o načtení z e-mailu,
- datum přijetí - zde je datum přijetí nebo načtení.
- zdroj - cesta k dokumentu.
Vytěžené údaje
V prostřední části obrazovky jsou vidět vytěžené údaje, údaje jsou editovatelné.
Dokument - systém sám pozná o jaký typ dokumentu se jedná a v jakém je jazyce (vlajka). v tuto chvíli umí pracovat s CZ, SK a EN. Doplněny budou další jazyky. Podle zjištěného typu dokumentu provede odpovídající vytěžení a bude navržen modul a řada pro zaúčtování dokladu.
Řada je navržena dle historie nebo šablony, Uživatel však může ručně vybrat řadu libovolnou. Pakliže není historie nebo šablona, program navrhne tu řadu, která je v globálních předvolbách nastavena pro vytěžování jako výchozí, případně tu, která je abecedně první.
V nastavení dokladové řady přijatých faktur, lze zvolit, aby se nenabízela do vytěžování.
- refresh vytěžení. Funkce, která znova vytěží všechny údaje. Zruší tak i všechny ruční úpravy.
Číslo - číslo faktury
VS - variabilní symbol
Rozpoznání čísla dokladu a variabilního symbolu. Porovná, zda se čísla shodují a pokud ne, zaznamená obě entity, což je nutné pro kontrolní hlášení.
Rozpoznán je i konstantní a specifický symbol.
Příloha od - u vícestránkového dokumentu se aktivuje volba "Příloha od", kde je možné vyplnit číslo stránky, od které začíná příloha k dokladu v rámci jednoho dokumentu. Program pak uživatele automaticky vyzve k znovu vytěžení s tím, že nyní bude vytěžovat dokumenty bez vybraných stránek přílohy.
Díky této funkci bude PREMIER Ai vytěžovat údaje ze správných stránek a tedy přesněji.
Naše IČ v dokumentu - systém zkontroluje, zda se shoduje IČ odběratele s IČ, která má daná účetní jednotka nastaveno ve "Správci - Předvolbách - Globálních". Pakliže IČ odpovídá, je zde zelené odtržítko. Pakliže ne, objeví se červený křížek.
Tímto lze snadno zkontrolovat, zda se uživatel nesnaží načíst špatné dokumenty.
Pakliže nenajde naše IČ v dokumentu po vytěžení, objeví se u údaje červený křížek a informace o nenalezení a aktivuje se volba "Je to náš doklad". Touto volbou může uživatel potvrdit, že se skutečně jedná o náš doklad (např. u dokladu pod 10 000 Kč). Tím se aktivují volby pro přímé vytvoření dokladu (za předpokladu, že jsou všechny ostatní povinné údaje vyplněny).
IČ, DIČ partnera - podle vyčteného IČ nebo DIČ je kontrolováno, zda je již partner založen v adresáři nebo ne. Pakliže ano, objeví se zelené odtržítko a interaktivní tlačítko "...", pomocí kterého se lze snadno přepnout rovnou do adresáře na daného partnera.
Pokud dané IČ v adresáři není nalezeno, objeví se červený křížek a tlačítko "Přidat partnera". Touto volbou bude uživatel přepnut rovnou do adresáře partnerů s možností založení nového partnera dle vytěženého IČ ze serverů veřejné správy.
Obdobně lze přímo v poli pro IČ partnera dohledat dle názvu nebo IČ ručně.
Pokud se jedná o partnera, který nemá IČ ani DIČ, program mu přidělí automaticky zákaznické číslo, které se uloží do adresáře partnerů, a pro příště je tento partner vyhledán pomocí tohoto čísla.
Pokud uživatel nezaloží neexistujícího partnera ihned zde, bude k tomu později vyzván při zpracování dokladu do systému.
Při zakládání partnera má uživatel opět k dispozici náhled na dokument pro případnou kontrolu a doplnění údajů.
Datumové údaje - dále se z dokumentu vytěží vybrané datumové údaje a další se vyplní dle vytěžených hodnot a uzamčených period:
- Datum uskutečnění
- Datum vystavení
- Datum splatnosti
- Datum pro KH - dle data uskutečnění na faktuře.
- Datum pro DPH
PREMIER Ai rozpozná datum také ve slovním formátu (např. 15. ledna 2022).
PREMIER Ai provádí kontroly nad daty (pro účely DPH, uzamčené periody ad.)
Program si sám automaticky vybere období dle data uskutečnění na PF (respektovány jsou uzamčené periody).
Doporučujeme proto definovat prefixy číslování dokladů dle jednotlivých let v nastavení dokladových řad.
CZ legislativa: Je-li datum vystavení/obdržení v jiném období než datum uskutečnění, zapíše se automaticky ve faktuře do data pro přiznání k DPH.
Bankovní spojení - program vytěží všechna bankovní spojení na dokladu včetně IBAN kódů (ve všech světových formátech). Pokud je u vytěženého bankovního účtu zelená fajfka, znamená to, že bankovní účet je uložen u partnera v adresáři partnerů. Pokud je tam červený křížek, pak účet není uložen v adresáři a program neumožní s tímto bankovním účtem doklad vytvořit jinak, než s editací, dokud nebude uložen v adresáři. K tomuto účelu se aktivuje volba „Přidat“, pomocí které lze rovnou účet do adresáře jednoduše doplnit,
Pokud nechcete, aby program takto striktně hlídal existenci čísla účtu v adresáři, dá se toto vypnout v nastavení, ale nedoporučujeme to.
V případě, kdy je na dokumentu více bankovních účtů, je na uživateli výběr účtu pro danou fakturu. Při zápisu do adresáře partnerů se uloží všechny bankovní účty a jako základní je vybrán ten, který uživatel označil.
U CZ faktur program hledá nejdříve klasické číslo účtu a až poté IBAN. U SK faktur se bere prioritně IBAN.
Forma úhrady - údaj, který se rovněž vytěžuje z dokumentu. Není-li nalezen, program vždy navrhne Převodem.
QR kód - Po načtení bankovního spojení se aktivuje funkce "QR kód". Tato volba zobrazí QR kód pro platbu, díky čemuž je možné ihned fakturu zaplatit pomocí jeho načtení do bankovnictví mobilním telefonem i v případě, že se QR kód na faktuře nevyskytuje. V případě více účtů je QR kód pro zvolený účet.
Celkem - celková vyčtená částka.
Uhrazeno/Zálohy - pakliže se načte také informace o záloze, aktivuje se volba "Prověřit" pro vypárování záloh. Program hledá dle rozpoznané částky (připravujeme, že když jich je více, tak aby automaticky našel i je, dle logického součtu).
Výběr z otevřených záloh.
Informace, že došlo k vypárování se zálohou.
Zaokrouhlení
K úhradě - celková částka s DPH po odečtení zálohy a zaokrouhlení s DPH včetně měny.
Pakliže bude detekována cizí měna, aktivuje se pole "Kurs", pomocí kterého lze rovnou u vytěžování vyplnit kurz dle kurzovního lístku. Automaticky se vybere kurz dle data uskutečnění. Při změně DUZP program automaticky vyzve ke změně kurzu.
Detekce QR kódu pro kontrolu
Ai nyní použije QR kód, pakliže se vyskytuje na dokladu, a zkontroluje pomocí něj vytěžené údaje, které obsahuje (BÚ, VS, SS, k úhradě). Údaje, které zkontroluje graficky označí. Tato funkce je automaticky zapnuta, lze ji případně vypnout v nastavení.
Položky dokladu
PREMIER AI umožňuje zadání položek rovnou při vytěžení. Pakliže je k dokladu historie případně existuje šablona, pak položky i sám vyplní.
Položek může být více, další položka se přidá volbou "Nová", kdy se otevře klasická obrazovka pro zadání položek v programu. Zde lze využít všechny funkce programu (vzory, poměrové zadávání, údaje pro intrastat ad.). Zjednodušené zadání položek lze provádět přímo, včetně účtování, kódu DPH, zakázky a střediska. Rovněž lze využít vzorů pomocí "?".
- možnost změnit pořadí řádků
- editace daného řádku přímo v klasické zadávací obrazovce v programu.
- smazání řádku
AI kontroluje, zda součet položek sedí na celkovou vytěženou částku. Pakliže ne, částka se zvýrazní červeným rámečkem. Navíc při zadávání dalších položek vždy nabídne zbylou částku.
Pokud nebude součet položek sedět na vytěženou částku zobrazí se volba "Zbývá“ a výše chybějící částky. Touto volbou lze snadno zbylou částku doplnit dle výběru do poslední položky nebo jako novou položku.
Popis, Poznámka, Přílohy - jsou údaje z hlavičky PF, které lze rovněž vyplnit přímo u vytěžování. Popis se přebírá dle první položky dokladu.
Další funkce
S pomocí historie
Pakliže se jedná o doklad s partnerem, který již byl jednou načten (běžnou fakturou, nikoliv stornem nebo dobropisem), aktivuje se volba "S pomocí historie". Tato volba umožní to, že program k načteným údajům použije ještě historii dokladu (defaultně dle nejnovějšího dokladu), tedy uživatelem doplněné údaje z předešlých dokladů a tyto vyplní rovněž automaticky. Jde o tyto údaje:
- popis položek,
- částky, pakliže součet sedí na vytěženou částku,
- sazbu DPH, popř. kód přenesené daňové povinnosti,
- účet,
- zakázku, středisko, doplňkové analýzy a další.
K dispozici je "Náhled" na doklad, podle kterého se má historie předvyplnit a volba "Upřesnit", pomocí které si můžete s navedených dokladů snadno vybrat, podle kterého se má historie použít.
V případě, že uživatel chce/nechce historii použít, stačí tuto volbu pouze odškrtnout.
Dle šablony
Pokud systém detekuje, že k danému partnerovi existuje v programu "šablona", nabídne možnost vytvořit doklad pomocí šablony. I zde je k dispozici "Náhled" na šablonu, podle které se má doklad vytvořit a volba "Upřesnit", pomocí které si můžete šablonu vybrat. Údaje do dokladu se pak přeberou ze šablony.
Šablona má přednost před historií!!!
Šablony se nyní načítají kompletně i s více položkami. Pokud nesouhlasí celková částka, upraví se u první položky, tak aby seděla s vytěženým dokumentem.
Pro správné přiřazení šablony v případě, kdy má partner více šablon, je možné na ní definovat klíčový výraz (např. číslo smlouvy, kontakt atd.) , který bude v okamžiku vytěžování v dokumentu program detekovat, aby došlo ke správnému určení šablony.
Dle objednávky
Bude-li v programu po vytěžení existovat k dodavateli otevřená objednávka služeb, je možné u vytěžování doklady propojit a objednávku tak splnit/uzavřít. Pokud se má doklad propojit na objednávku služeb, je nutné povolit volbu "Dle objednávky". Následně Vás program vyzve k upřesnění výběru objednávky, volbě měny a kódu DPH. Poté dojde k překlopení položek z objednávky služeb do položek ve vytěžování. K dispozici je i volba sloučit položky (kumulovaný zápis dle účtu, zakázky, středisek).
Dle příjemky
Pokud po vytěžení detekuje program, že k dodavateli existuje nějaká otevřená příjemka, nabídne program během vytěžování volbu pro napojení na příjemky. Pokud se má faktura připojit k příjemce, je nutné povolit volbu "Dle příjemky". Po povolení následuje výběr z otevřených příjemek k dodavateli. Položky se do faktury následně přeberou z příjemky jednotlivě nebo kumulovaně dle volby uživatele. Program rovněž vyzve k volbě kódu DPH a měny. Po vytvoření dokladu se následně doklady spojí vazbou.
Duplicita
Systém při načítání údajů kontroluje duplicitu, tedy hlídá, zda-li již faktura není v systému zavedena/zaúčtována nebo zda již není načtena v seznamu, případně zda není duplicita vytěžených údajů.
Jak již bylo uvedeno duplicita je kontrolována již v aplikaci Ai. V seznamu je řádek označen písmenem "D" tehdy, pokud je identicky dokument v seznamu již načten anebo existuje faktura se stejným dodavatelem a číslem dokladu.
Pakliže objeví duplicitu, označí to písmenem "D" a hláškou u vytěžených duplicitních údajů.
Náhled - v případě, že jde o duplicitní doklad (již zaúčtovaného), aktivuje se vedle tohoto sdělení také volba "Náhled", pomocí které lze interaktivně zobrazit již načtený doklad.
Je-li nalezena duplicita zaúčtovaného dokladu, je možné rovněž provést dodatečnou náhradu dokumentu v již zaúčtované faktuře pomocí volby "Nahradit" Po zvolení funkce se nabídne možnost uchování nové položky (pro evidenci) anebo pouze nahradit dokument u PF.
Práce v týmu
Aplikace PREMIER Ai umožňuje efektivně pracovat v týmu resp. umožňuje práci více uživatelům současně.
K dispozici je propracovaný systém práv (viz nastavení) a přidělování dokladů jednotlivým uživatelům.
Definice uživatelů se provádí v nastavení členů.
Ošetřeno je i to, aby nedocházelo ke kolizi s jiným uživatelem. Pokud uživatel pracuje s dokladem, tak pro ostatní je uzamčen (viditelný zámek v řádku daného dokladu).
Samozřejmostí je, že v případě změn údajů nebo smazání dokumentu, je proveden rychlý refresh viditelný do několika sekund všem ostatním uživatelům.
Zpracování
Samotný zápis dokladu do příslušné dokladové řady lze provádět více způsoby. Pokud existuje historie k danému partnerovi, nabídne se automaticky dokladová řada, kde se faktury partnera běžně zapisují. Případnou změnu lze provést pomocí rozbalovacího menu. Po zpracování je vždy v aplikaci PREMIER Ai vidět u daného řádku dokladová řada a číslo vytvořeného dokladu.
Níže uvedené způsoby zpracování lze libovolně kombinovat!!!
V samostatné obrazovce
v tomto případě se vytvoření dokladu provádí přímo u vytěžování dokumentu pomocí voleb:
Vytvořit doklad (s editací)
Po stisknutí volby uživatele přepne do obrazovky pro zadání dokladu. V pravé části je k dispozici náhled na vytěžený dokument, aby mohl uživatel snadno zkontrolovat načtené údaje a doplnit ostatní náležitosti dokladu. Samozřejmě se všechny vytěžené údaje předvyplní, ale uživatel má možnost do dokladu ještě před samotným zapsáním zasáhnout. Např. doplnit číslo objednávky, poznámku a další údaje, které se nevytěžují. Vzhledem k tomu, že údaje v hlavičce dokladu jsou obvykle všechny načteny z dokumentu, pak program uživatele ihned přepne do položkové části dokladu.
Pokud se jedná o fakturu s více položkami s automaticky detekovanou příjemkou/objednávkou, nabídne se varianta součtovat do jedné položky a nebo s detailním rozpisem.
Po doplnění a uložení dokladu bude uživateli zobrazen dialog, ve kterém je možné fakturu i přílohy rovnou připojit do vazeb k danému dokladu.
Při ukládání příloh je dokument faktury přejmenován dle řady a čísla dokladu zapsaném v programu. Tuto funkci lze zrušit "Ve Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER AI - import dokumentů".
Vytvořit doklad
Tato volba je aktivní pouze, pokud při vytěžování byly načteny všechny potřebné údaje a byly splněny všechny kontroly (součet položek sedí na celkovou hodnotu, partner je nalezen v adresáři partnerů, kontrola uzavřených period, kontrola duplicit ad.). Volba provede přímý zápis do příslušné dokladové řady bez otevření dalších obrazovek, kde je nutné něco potvrzovat.
S pomocí statusů/ Práce v týmu
Podstatou je práce s aplikací PREMIER AI a se statusy. Jednotlivé doklady lze takto předpřipravit k zpracování a následně hromadné zaúčtovat. Takto lze snadno pracovat i v týmu, kdy jeden uživatel doklady připravuje a druhý následně zaúčtovává.
K tomu slouží u vytěžení volby, kterými doklady obdrží jednotlivé statusy.
Uložit jako nedokončené
Takto lze doklad uložit s tím, že bude označen statusem nedokončeno 
v aplikaci PREMIER AI. Tento doklad se nebude nabízet k hromadnému automatickému zaúčtování.
Uložit jako připravené
Tento status lze dokladu přidělit pouze tehdy pokud jsou splněny všechny podmínky (vyplněny všechny potřebné údaje) a všechny kontroly (duplicita, součet položek ad.). Jinak volba není aktivní. Připravený doklad bude v seznamu označen 
a bude mít aktivní tlačítko pro přímý zápis v aplikaci 
.
Doklady připravené k hromadnému zápisu, tedy označené v aplikaci PREMIER AI se následně hromadné zapíšou/zaúčtují volbou - "Hromadné zapsat připravené".
Před hromadným zápisem program zobrazí dialogové okno, ve které je vidět doklady určené k hromadnému zápisu, Výběr lze upřesnit a případně změnit řazení kliknutím na příslušný sloupec (např. DUZP nebo datum vystavení).
Z jedné obrazovky
Funkce je dostupná pro PC s rozlišením obrazovky minimálně 1920 x 1080 px.
V aplikaci PREMIER Ai je k dispozici funkce "Ukázat vytěžení, akce". Díky této volbě lze snad vytěžovat jednotlivé doklady v jedné obrazovce.
Do dolní části obrazovky se aktivují vytěžené údaje, včetně položek a dalších funkcí (šablony, historie) obdobně jako u vytěžení v samostatné obrazovce,
Rovněž lze doklady přímo zpracovávat, k tomuto jsou zde volby:
- Vytvořit doklad (s editací) - doklad bude zapsán s tím, že v další obrazovce se uživateli otevře doklad k editaci.
- Vytvořit doklad - dojde k přímému zápisu do programu.
- Vytvořit doklad a pokračovat - po vytvoření bude uživatel přepnut na další doklad.
A případně pracovat se statusy, viz volby:
- Nedokončeno -
- Připraveno (s editací dokladu) -
- Připraveno (A) k přímému zápisu - doklady takto označené lze přímo zapsat v seznamu pomocí tlačítka , případně hromadně přes hromadné akce.
- Uzavřeno v evidenci - doklad bude označen
, nebude se nabízet k zaúčtování, zůstane pouze v evidenci,
Automatické označení k zápisu
Pakliže má uživatel ve "Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai" povoleny volby pro automatické označení k přímému zápisu a k zápisu s editací, pak program již při načtení dokumentu do aplikace PREMIER Ai, vytěží údaje a označí tyto dokumenty automaticky k zápisu.
Jsou-li zadány alespoň datumové údaje (aby program věděl do jakého účetního roku doklad zapsat) a nebo k přímému zápisu, kde dokument prošel celkovou kontrolou (jsou zadány všechny údaje, správně navrženy účty a popř. k nim přiřazena zakázka nebo středisko, pokud je toto nastaveno u nákladového účtu jako povinnost), označí řádek automaticky k přímému zápisu (s nebo bez editace).
Po stisknutí volby pro Přímý zápis se uživateli nabídne výběr s možností vytvoření dokladu:
- S editací
- Přímý zápis
