1 Nastavení
- Linda Opluschilová
- Lenka Girmanová (Unlicensed)
- Obchodní oddělení
Předvolená složka pro import dokumentů
Cestu k výchozí složce pro import dokumentů, úložiště pro e-schránce vyplňte do pole "Složka pro import dokumentů, úložiště pro e-schránku". Dokumenty uložené v takto nastavené složce se automaticky importují k vytěžení. Po vytěžení se dokumenty z této složky přejmenují dle číselného označení dokladu v programu (např. PF_202206001) a přemístí do zvoleného adresáře dle nastavení níže.
Složku - dle doporučení níže - si může uživatel vytvořit sám, případně je toto možné automatickou funkcí pro vytvoření složky pro import "Vytvořit...", přímo do složky dokument/SC.
Doporučujeme složku pro import umístit přímo do adresáře Premier/dokument.
Pro uživatele služby PREMIER Outsourcing
Pokud chcete aplikaci PREMIER Ai nasměrovat na sdílenou složku pro vytěžování, pak je nutné tuto složku založit na Outsourcingu a přes VPN si ji nasdílet do svého PC.
Toto je vhodné například pro práci se skenerem, u kterého není možné skenovat přímo na Outsourcing.
Při nastavování sdílené složky se obraťte na kolegy z technické podpory (+420 227 777 499).
Nastavení E-schránky
Nastavení E-schránky pro příjem dodavatelských faktur je podrobně popsáno zde.
PREMIER Ai (správa dokumentů)
Rozpoznaný doklad automaticky označit na "Připraveno k zápisu s editací" - pakliže je tato volba zapnuta, program po přečtení záznamu v aplikaci PREMIER Ai, kdy provedl vytěžení a tím došlo k rozpoznání dokumentu, změní jeho status na "Připraveno k zápisu s editací".
Kompletně rozpoznaný doklad automaticky označit "Připraveno k přímému zápisu" - pakliže výše uvedeným způsobem dojde ke kompletnímu rozpoznání dokumentu (existuje historie, šablona) změní status na "Připraveno k přímému zápisu".
Navržená dokladová řada přijatých faktur pro zápis (není-li historie partnera) - zde se dá navolit výchozí řada pro vytěžování přijatých faktur. Historie má před tímto přednost.
Navržená dokladová řada zálohových listů pro zápis (není-li historie partnera) - zde se dá navolit výchozí řada pro vytěžování zálohových listů. Historie má před tímto přednost.
Úložiště importovaných dokumentů faktur (odkaz z vazeb)
Pro nastavení úložiště importovaných dokumentů má uživatel následující možnosti:
- Obecné - pokud je povolena tato volba, vychází se z obecného nastavení programu, které může být nastaveno ve více úrovních:
Správce - Předvolby - Globální - Obecné - Volby pro síť, tisk/, export - Jiná složka pro skenované a vkládané přílohy (pakliže zde není nic vyplněno, je jako výchozí složka SC).
Do obecného nastavení se snadno dostanete pomocí tlačítka "Nastavení".
- Správce - Předvolby - Uživatelské - Obecné - Volby pro síť, tisk/, export - Jiná složka pro skenované a vkládané přílohy.
- Nastavení dokladové řady - Jiná složka pro skenované a vkládané přílohy.
- Jiná složka - pokud chcete vyplnit konkrétní složku pro uložení dokumentu po načtení, nastavíte ji zde pomocí tlačítka "...".
Pojmenování dokumentů do vazeb
Dokumenty ukládané do vazeb může programu přejmenovat dle:
- čísla dokladu → Po importu přejmenovat dokument dle čísla dokladu.
- čísla dokladu a partnera → Po importu přejmenovat dle čísla dokladu a názvu partnera.
→ pokud si nepřejete v pojmenování mít mezeru mezi dokladem a číslem aktivujte volbu → Bez mezery mezi dokladem a číslem - nebo nepřejmenovat a ponechat mu tak původní název → Po importu nepřejmenovávat dokument.
Další nastavení úložiště importovaných dokumentů
Ve "Správci - Předvolby - Globální - Obecné - Volby pro síť, tisk/, export - Import dokumentů/sken" se mimo nastavení cesty úložiště importovaných dokumentů dá nastavit také:
Používat automaticky zakládané variabilní podsložky dle Rok/Modul/Dokladová řada pro - pakliže je povolena tato volba pro vybraný modul z nabídky, pak se vždy ve složce pro skenované a vkládané přílohy (SC nebo jinak zvolená složka), přílohy automaticky ukládají do adresářů dle roku/modulu a dokladové řady. Tyto adresáře se zakládají automaticky.
Do složky příloh kopírovat soubory - zde se nastaví, zda se mají "vždy/nikdy" nebo pouze "pokud není viditelný zdroj" kopírovat po vytěžení zdrojové soubory do příloh/vazeb.
Nastavení dokladových řad
V nastavení dokladové řady přijatých faktur, přijatých zálohových listů, vydaných faktur lze nastavit vyloučení z vytěžování.
Nastavení je vhodné, pokud řada slouží například pro interní závazky, pokuty, platební výměry, závazky k zaměstnancům, podnikům ve skupině ad.
Nastavení OCR
Podrobně popsáno zde.
Detekovat i QR kód na faktuře (dodatečná kontrola některých údajů např. VS, banka, k úhradě) – tato volba je defaultně zapnuta a aktivuje funkci dodatečné kontroly vybraných vytěžených údajů, které jsou součástí QR kódu pro platbu.
Nastavení práv k modulu
Ve "Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai OCR/práva"- má uživatel k dispozici dvě základní možnosti nastavení práv k modulu PREMIER Ai a to povolit přístup do modulu PREMIER Ai:
Pouze těm, kteří mají přístup do modulu přijatých faktur - u této varianty není třeba další nastavení, vše se řídí přístupovými právy uživatelů.
Pouze těm, kteří mají povolení (Omezující předvolby uživatele - Dodavatelé) - u této varianty jsou v omezujících předvolbách další možnosti nastavení práv.
U druhé varianty je nutné vybraným uživatelům poté přímo v Omezujících předvolbách - Dodavatelé - "Povolit vstup do modulu PREMIER Ai" a následně z uvedených variant zvolit, které dokumenty v modulu PREMIER Ai bude mít přístupné:
Zobrazit všechny dokumenty
Pouze dokumenty přidělené tomuto členovi - u této varianty je nutné nadefinovat členy v modulu "Workflow". Dokumenty v modulu PREMIER Ai následně lze přidělovat definovaným členům, s tím že s tímto nastavením pak vybraný člen po spuštění modulu PREMIER Ai vidí pouze dokumenty jemu přidělené.
Pouze dokumenty přidělené členovi nebo dokumenty s přidělenou přístupnou dokl. řadou - uživateli se zobrazí dokumenty jemu přidělené (viz předchozí varianta) a zároveň se mu zobrazí jemu nepřidělené dokumenty, jejíchž cílovou dokladovou řadu pro zaúčtování má povolenou v rámci přístupových práv.
U druhé a třetí varianty se uživateli po ručním přidání dokumentu do PREMIER Ai tento dokument automaticky přidělí.
V omezujících předvolbách lze uživateli "Zakázat provádět přerozdělování členům".
"Povolení vstupu do přehledu vytěžení" - touto volbou bude uživateli umožněn vstup do "Přehledu vytěžení".
Povolit zápis faktury s bank. účtem nezadaným na kartě partnera (nedoporučeno) – systém automaticky hlídá, zda vytěžených bankovní účet je uložen u partnera v adresáři a pokud ne, tak nedovolí automaticky zadat doklad. Pokud tuto kontrolu chcete vypnout (což nedoporučujeme) provedete to touto volbou.
Kompletní zákaz PREMIER Ai v účetní jednotce
V seznamu účetních jednotek se u vybrané jednotky volbou "Upravit" a následně "Zakázat PREMIER Ai v této jednotce" kompletně zakáže modul Ai a vytěžování.
