Jak dostat dokumenty do PREMIER Ai?

Uživatel má k dispozici více způsobů, jak dostat dokument(y) do aplikace PREMIER Ai:

Automaticky

napojením aplikace PREMIER Ai na e-mail(y) - nastavení je popsáno zde.
automatickým načítáním z předem zvolené složky - nastavení výchozí složky je popsáno zde.
prostřednictvím API z DMS serveru/webového portálu klienta.

K tomu je nezbytná verze PREMIER Enterprise a nástavba API, kde je k tomuto účelu doplněn nový příkaz.

Drag and drop

Dokument je možné vlepit do PREMIERA také metodou "Drag and drop" tj. "táhni a pusť". Načtení dokumentu tímto způsobem spočívá v tom, že se myší "chytne" externí dokument, "natáhne se" do vyznačeného místa v PREMIERU, tedy tlačítka ""Šipka" a zde se myš pustí.

Přetáhnout lze dokument přímo z e-mailu resp. celý e-mail anebo přímo z konkrétního umístění.

Z bezpečnostních důvodů Windows nelze využít metodu "drag and drop" u přístupu z terminálu.

Z e-mailu

Prvním způsobem je kopírování přímo z e-mailové schránky. V e-mailovém klientovi je nutné se postavit kurzorem na požadovaný e-mail resp. skupinu e-mailů a tyto zkopírovat do schránky buďto pomocí Ctrl + C nebo pravým tlačítkem myši a kopírovat.

Z bezpečnostních důvodů Windows nelze do PREMIER AI kopírovat celý e-mail při práci ze vzdálené plochy (PREMIER Outsourcing), pouze přílohu(y) z e-mailu.

Takto se do systému načte celý e-mail včetně všech příloh. Program sám rozpozná typy příloh (faktura, zálohový list, příloha,…). Faktury automaticky označí k importu.

Následně je nutné se přesunout do aplikace PREMIER Ai a myší najet na tlačítko "Vlepit dokument(y) za schránky".

Takto se do systému načte celý e-mail včetně všech příloh.

Naskenovat dokument

Po spuštění volby je v levé části obrazovky možnost dalšího nastavení před samotným skenováním.

Pakliže je k PC připojen nějaký skener či více skenerů je k dispozici "Výběr skeneru".

Nastavit lze také:

výstupní adresář,
rozlišení,
typ obrázku,
komprese,
formát skenovaného dokumentu - výchozí formát lze nastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Volby pro síť/tisk/export/import - Předvolby pro tisk/skener". Defaultně je nastaveno pdf, což doporučujeme pro vícestránkové faktury a následné rozpoznávání.

Samotné skenování se spustí volbou "Skenovat".

Pakliže se má skenovat více stran použije se volba "Skenovat další stranu".

Pokud je již sken kompletní, k načtení se připraví volbou "Uložit a dokončit".

Doporučujeme nastavit DPI min. 300 (doporučujeme 600) a sklon dokumentu max. 5%, ideálně žádný.

Funkce pro přímé skenování, tedy přímo v aplikaci PREMIER Ai, je primárně určena pro skenování po jedné stránce, není určena pro skenery se zásobníkem. Jedním z důvodů je, že někteří výrobci skeneru nepodporují pro aplikace třetích stran univerzální rozhraní TWAIN a všechny funkce co zařízení nabízí (např. orientace, formát apod.). V kombinaci s nastavením ve Windows (DPI je větší než 100%) to může způsobovat komplikace, V některých případech ovšem pomůže nastavit 100% DPI.

Základní funkce obrazovky PREMIER Ai

Po spuštění se uživateli zobrazí následující obrazovka s aplikaci PREMIER Ai, kde je vidět

seznam načtených/vložených dokumentů,
náhled na dokument, na kterém aktuálně stojí kurzor
a k tomu odpovídající další tlačítka/volby a funkce

Přidání dokumentů

Jak již bylo uvedeno, dokumenty k vytěžení se zde dostanou buďto automaticky synchronizací s e-maily, načtením z výchozí složky nebo ručně pomocí voleb "Přidat dokument" v levé horní části obrazovky. Jednotlivé typy ručního vložení dokumentu jsou podrobně popsány výše.

Vedle voleb pro přidání dokumentu je tlačítko pro "Znovunačtení z e-mailu/refresh"

Sekce/Záložky

Doklady a dokumenty v PREMIER Ai jsou roztřízeny do sekcí/záložek a na druhy:

Účtenky - připravujeme...
Vydané faktury - tato záložka obsahuje následující druhy dokumentů:
- VF (vydané faktury)
- XV (neidentifikovatelné VF- např. scan před převodem OCR načtený do sekce VF nebo příloha k VF)
Přijaté faktury - tato záložka obsahuje následující druhy dokumentů:
- PF (přijaté faktury),
- XP (neidentifikovatelné PF- např. scan před převodem OCR načtený do sekce PF nebo příloha k PF).
- XX (nezařazené dokumenty jako např. smlouvy, objednávky, DL ad.).
Nezařazené - tato záložka obsahuje následující druhy dokumentů:
- XX (nezařazené dokumenty jako např. smlouvy, objednávky, DL ad.).

Jednotlivé druhy dokumentů lze manuálně měnit, čímž dojde k přesunu do odpovídající sekce/záložky.

Typy dokumentů

Nad seznamem načtených dokladů se zobrazí informace ohledně druhu dokumentu, na kterém aktuálně stojí kurzor. Možné typy:

Objektový dokument čitelný - lze přímo vytěžit.
Sken/fotka bez textu - který je nutno následně převést pomocí funkce "Načíst pomocí OCR" na čitelný dokument a až poté vytěžit. Načtení pomocí OCR je možné přímo odtud nebo v obrazovce "Vytěžování" v dalším kroku.

Jakmile bude načtení provedeno zobrazí se informace ohledně čitelnosti a rotace dokumentu.

Rovněž je možno pro převod využít hromadnou funkci "Navrhnout pro OCR převod", která je k dispozici jako "Hromadná akce". Kdy program sám projde seznam faktur, označí ty, které se mají převádět, a převod se následně spustí volbou "Načíst pomocí OCR".
Kombinovaný dokument - čitelný resp. nečitelný - dokument, ve kterém jsou datové i obrázkové údaje. Dokument se částečně vytěží hned (datové údaje) a ostatní údaje (obrázkové) se vytěží až po "Načtení pomocí OCR".

Jakmile systém detekuje zakódované PDF, nabídne u něj také načtení pomocí OCR.

U OCR převodu je u nekvalitních skenů/fotek respektována rotace (naleznou se správně veškeré čitelné údaje, nepřeskakují řádky).

Další ovládací prvky

Připnout k – tato funkce slouží pro připojení přílohy k vytěžovanému nebo již vytěženému dokumentu. Funkce pracuje pouze s přílohami, které jsou v seznamu označeny jako „Nezařazené“, mají druh „XX“.

Postup pro připojení dokumentu je následující. Kurzorem je nutné se postavit na přílohu, kterou chcete připojovat a klinete na „Připnout k“. V dalším kroku je třeba vybrat, ke kterému dokladu se má příloha připnout a tento výběr potvrdit.

Tímto způsobem lze k dokladu připnout přílohy, které potřebujete a v seznamu dokladu se graficky naznačí, které přílohy k čemu patří.

Po zaúčtování dokladu, ke kterému jsou napojeny přílohy, se k zaúčtovanému dokladu automaticky připojí do vazeb i tyto přílohy. Přílohy se uloží do stejného adresáře jako doklad a přejmenují se podle zvoleného způsobu přejmenování vytěžených dokumentů s tím, že do názvu doplní např. „p01“. V Ai se všechny dokumenty uzavřou.

Tímto způsob lze připnout dokument i k již zaúčtovanému dokladu. Postup připojení je stejný, po potvrzení připnutí se program pouze zeptá, zda má doklad připojit do vazeb a uzavřít,

Odepnout – pokud připojíte nesprávnou přílohu, lze ji touto volbou odpojit.

Připojit k vazbám dokladu - pakliže se bude jednat o dokument, který systém nerozpozná (např. se nebude jednat o doklad), je možné jej touto volbou připojit do vazeb napříč celým systémem, Po stisknutí volby stačí pouze dohledat kde se má vazba na dokument vytvořit.

Ukázat vytěžení, akce - tato volba umožní vytěžování z jedné obrazovky více zde.

Funkce je dostupná pro PC s rozlišením obrazovky minimálně 1920 x 1080 px.

Dohledat - pro snadné vyhledávání v aplikaci PREMIER Ai (dle čísla dokladu, partnera, částky ad.)

Otevřené/Uzavřené/Všechny - možnost snadno měnit volbu zobrazení dokumentů v seznamu dle stavu. Včetně možnosti definovat datum "Od" pro uzavřené požadavky.

Nepřečtené - objeví se pouze, pokud jsou nějaké nepřečtené záznamy (nově nahrané ze složky/e-mailu). V seznamu jsou nepřečtené záznamy tučně zvýrazněny. Jedná se o interaktivní údaj, pokud na něj uživatel bude klikat, budou se postupně nepřečtené e-maily procházet.

Položky - aktuální počet položek v seznamu.

Seznam dokumentů

Dokumenty v seznamu jsou defaultně seřazeny dle data a času nahrání. Jedná se o klasickou unigridovou tabulku, které jsou napříč celým programem, takže je možno využít všechny její funkce jako filtry, řazení, vyhledávání či změna pohledu. Seznam dokumentů v PREMIER AI obsahuje následující údaje:

Status - informace o statusu každého dokumentu. Mohou nastat tyto varianty:

- nový dokument

- nedokončeno

- připraveno k zápisu s editací

- připraveno k přímému zápisu

- zapsáno

- uloženo v evidenci

- duplicitní dokument - Identický dokument je již v seznamu načten a nebo existuje faktura se stejným dodavatelem a číslem dokladu.

Vstup - z důvodu více variant přidání dokumentů je zde identifikace typu vstupů. Možné typy vstupů.

D - Drag and drop
E - e-shránka/e-mail
S - složka
V - vložení
S - skener
M - mobil

Čas - informace ohledně data resp, času načtení dokumentu do PREMIE AI.

Obálka - pakliže se jedná o e-mail objeví se v tomto sloupci obálka. Kliknutím na obálku se daný e-mail zobrazí.

Typ - obsahuje informaci ohledně typu dokumentů viz výše.

Druh - informace již vyčtená z dokumentu ohledně druhu dokladu.

VS, Číslo - variabilní symbol a případně v závorce číslo dokladu, liší-li se od VS. Jedná se o již vytěžený údaj z dokumentu.

Partner - informace o partnerovi z dokladu, Rovněž vytěžený údaj.

Měna - informace z vytěženého dokumentu.

K úhradě - údaj z vytěženého dokumentu.

Poznámka - prostor pro libovolnou zde editovatelnou poznámku k dokumentu.

- podpora práce v týmu, možnost přiřadit dokument uživateli s následnou informací komu je Přiřazeno.

- pro mazání po jednotlivém dokladu z PREMIER Ai.

- vytěžování daného řádku.

Status schvalování - pakliže doklad spadá do schvalovacího procesu, aktivují se vždy příslušné funkce a zde je k dispozici údaj o aktuálním statusu schvalování. V horní části obrazovky je pak ovládací prvek pro workflow, kde je možné doklad odeslat ke schválení, popř. i schválit přímo zde, pokud je uživatel zároveň schvalovatel v nastavené hierarchii schvalování.

Hromadné akce

Volbou hromadné akce se do seznamu aktivuje checkbox, díky němuž lze snadno provádět akce hromadně.

Vybrat vše - kdy se v dalším kroku uživateli zobrazí upřesňující dialog:

Zrušit označení - volba odstraní označení u všech označených.

Navrhnout pro OCR převod - program sám projde seznam faktur, označí ty, které se mají převádět , a převod se následně spustí volbou "Načíst pomocí OCR" viz výše.

Vybrané položky:

Odstranit - hromadné odstranění označených dokumentů.
Přidělit - hromadné přidělení označených dokumentů zvoleném uživateli.
Změnit řadu - hromadně změní u označených dokumentů cílovou dokladovou řadu dle výběru.

Další akce

Hromadně zapsat připravené - automatický hromadný zápis dokladů se statusem "Připraveno k přímému zápisu".

Vytěžit/ zápis - touto volbou se provede vytěžení dokumentu, na kterém aktuálně stojí kurzor. Podrobnosti zde.

Náhled na dokument

Nad dokumentem je informace o umístění dokumentu a odesílatel (e-mailová adresa), pakliže jsou doklady načteny z e-mailu.

Pod dokumentem jsou pak standartní ovládací prvky k dokumentu (listování, lupa ad.) včetně možnost Otevřít v aplikaci či Ukázat ve složce.

Odesílatel - pakliže jsou doklady načteny z e-mailu, je zde uvedena e-mailová adresa odesílatele.

Náhled na dokument je dostupný pro PC s rozlišením obrazovky minimálně 1920 x 1080 px.

Rychlý vstup

Pakliže chce uživatel vložit dokument k vytěžení bez využití aplikace PREMIER AI, má k dispozici rychlé vstupy, pomocí kterých se dostane ihned k vytěžování vloženého dokladu.

Takto lze vytěžovat dokumenty pouze jednotlivě. Pakliže chcete načíst/zpracovávat více dokumentů, doporučujeme využít aplikaci PREMIER AI.

Z hlavní obrazovky pod volbou "A".

Nebo u pořizování nové přijaté faktury resp. zálohového listu.

Princip vložení/načtení dokumentů je stejný jako v případě ručního přidání dokumentů přímo v aplikaci PREMIER AI. Jednotlivé způsoby jsou popsány výše.

PREMIER system - manuál

2 Příjem dokumentů do PREMIER Ai

PREMIER Ai