Povolení vytěžování vydaných faktur

Automatická identifikace vydaných faktur

Systém je nastaven tak, aby automaticky rozpoznal, že se jedná o vydanou fakturu, zařadil ji do správné sekce/záložky (VF nebo PF) a nabídl k tomu adekvátní funkce.

K tomuto účelu pracuje s unikátními výrazy (Správce - Předvolby - Globální - Odběratelé - PREMIER Ai), pomocí kterých fakturu identifikuje. 
Jako základní unikátní výraz se bere spisová značka společnosti, která se automaticky přebírá z Globálních předvoleb - Obecné. Pakliže na vydané faktuře je uvedena spisová značka v jiném formátu (zkráceně, bez mezer) nebo pokud pracujete se skeny, kde nemusí být dobrá čitelnost, zadejte v tomto zkráceném tvaru spisovou značku v nastavení do pole "Část spisové značky".

Pro případy, kdy se na vydané faktuře nevyskytuje spisová značka vůbec, je možno pro identifikaci zadat unikátní výraz např. www stránky, e-mail, bankovní spojení ad, který je vždy uveden na vydané faktuře. Unikátní výrazy můžete zadat dva, pro druhý výraz je možné využít pole pro "Část spisové značky".

Pokud se vkládají skeny/obrázky přímo v PREMIER Ai – v panelu Vydané faktury, označí se jako XV (neidentifikovaný dokument – sekce VF), zde může jít o fakturu/ZL nebo přílohu k faktuře.

Složka pro import 

Pokud máte nastavenou složku pro import přijatých faktur, není třeba nastavení měnit, můžete mít společnou složku pro import VF i PF.

Pakliže chcete mít oddělenou složku pro import vydaných faktur, můžete ji nastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Odběratelé - PREMIER Ai ." Pro složku platí stejná pravidla jako u přijatých faktur.

Faktury, které se vloží do jakékoliv složky pro import jsou následně systémem vždy identifikovány podle unikátních výrazů a podle toho rozřazeny do záložek PF nebo VF.

E-mailová schránka

Pokud se přijímají dokumenty přes e-schránku, je možné zasílat na stejnou jako přijaté faktury. 

U nastavení e-schránky je možné rozlišit jestli slouží pro příjem PF nebo VF, tudíž je možné mít pro tyto účely dva e-maily.

Úložiště a přejmenování vytěžených vydaných faktur

Úložiště a přejmenování vytěžených a zaúčtovaných dokladů je společné s přijatými fakturami a řídí se tedy nastavením "Ve Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai".

Máte-li zapnutou funkci pro automatické třídění dokladů dle let/modulů/dokladových řad, ujistěte se, zda máte toto zapnuto i pro odběratele a tedy vydané faktury.

Další nastavení 

Výchozí dokladové řady pro vytěžování vydaných faktur a zálohových listů lze obdobně, jako u přijatých faktur, nastavit v globálních předvolbách.

V dokladové řadě vydaných faktur lze rovněž nastavit, aby se daná řada nenabízela pro vytěžování.

Zde lze rovněž nastavit, že číslo vytěžené z faktury se má přenášet do vnitřního čísla VF v programu PREMIER - toto se použije tehdy, pokud chcete zachovat pořadí faktur s klientem. Pokud budou v originální čísle písmena a znaky, tak ty se do vnitřního čísla přenášet nebudou (pouze do pole číslo VF originálu liší-li se).

Číslo přebírat od pozice - zde je možné definovat, od které pozice se má číslo z dokladu do vnitřního čísla v PREMIERU přebírat.

Automaticky přidělovat dokladovou řadu dle prefixu v čísle dokumentu - tato volba umožňuje uživateli automaticky rozdělovat doklady do dokladových řad dle prefixu v čísle dokumentu. Pomocí volby "Nastavení" se definují jednotlivé prefixy a k tomu se vždy zvolí odpovídající dokladová řada.

Po vložení vydané faktury jakýmkoliv způsobem se systém snaží identifikovat, zda se jedná o přijatou nebo vydanou fakturu. Podle výsledku doklad zařadí do odpovídající sekce/záložky. U skenů či obrázků je dokument identifikován a zařazen až po OCR převodu.

Čísla u jednotlivých záložek značí počet otevřených dokladů.

Podle toho, se kterým typem dokladů chcete pracovat se přepnete do odpovídající záložky.

Pokud systém chybně identifikuje doklad, je možné kdykoliv jej manuálně přesunout do správné sekce/záložky pomocí změny cílového modulu pro zaúčtování.

Samotný systém vytěžování a zaúčtování je obdobný jako u přijatých faktur.

Zásadním rozdílem je to, jakým způsobem se pracuje s odběratelem. Pokud se na dokladu vytěží IČ odběratele, bude práce obdobná jako u přijatých faktur a tohoto odběratele je nutné založit do adresáře, pakliže ještě není v adresáři založen.

Pokud systém nenajde IČ odběratele (faktura pro koncového zákazníka), nebude systém vyžadovat založení do adresáře partnerů (z důvodu nárustu počtu partnerů v adresáři), pakliže toto nebude chtít uživatel.

Bude vyžadováno pouze jméno koncového zákazníka (pole Partner/koncový zák.:) a případně adresa (rozbalovací šipka), které se objeví na faktuře, ale ne v adresáři partnerů. Systém bude samozřejmě hlídat duplicitu i u těchto partnerů.

Postup využití samoučící funkce je následující:

1. Samoučící funkce nyní funguje pouze na objektové dokumenty (na skeny bude doplněna).

2. Pro využití samoučící funkce si nahrajte k vytěžení pouze jednu ostrou vydanou fakturu!!! Ostatní vydané faktury dané účetní jednotky vložte až po nastavení, aby došlo ke správnému vytěžení.

3. Aktivujte funkci "laso" a program postupně z dokumentu označte partnera, ulici, místo, PSČ a stát.

4. Když se pomocí lasa vyplní všechny údaje, potvrdíte samoučící funkci volbou "Naučit" (naučená pole zezelenají).

5. Každá další nahraná faktura na základě předchozích kroků už správně vytěží všechny údaje o koncovém partnerovi.

Pokud se vytěžují vydané faktury koncových zákazníků, pak program nemá k dispozici žádnou historii účtování. Proto má uživatel k dispozici možnost definovat si tlačítka rychlých voleb textových vzorů.

S pomocí tlačítek rychlých voleb lze na jedno kliknutí vyplnit položku dle předdefinovaného textového vzoru včetně popisu, kódu DPH, účtování příp. střediska a zakázky ad.

Tlačítka si uživatel vytvoří v definici textových vzorů, kdy u stávajících textových vzorů nebo u nově založených zatrhne volbu "Tlačítko pro rychlou volbu", vyplní pojmenování tlačítka a zvolí si barvu. Pokud se nevyplní pojmenování převezeme se text z textového vzoru.

Pomocí tlačítek lze do dokladu vytvořit i více položek.

Další rozdíly oproti přijatým fakturám:

• Při zpracování se pracuje pouze s historií a šablonami.
• Vydanou fakturu nelze nikdy zapsat do uzavřeného období.
• Pro přímý zápis není povinné vytěžení bankovního spojení.