3.2 Vytěžování účtenek
- Linda Opluschilová
- Obchodní oddělení
Nastavení
Povolení funkcionality
Povolte vytěžování účtenek ve "Správci - Předvolbách - Globálních - Dodavatelé - Ai - účtenky".
Nastavení složky pro import
Doporučujeme vytvořit samostatnou složku pro účtenky.
Použijte tlačítko Vytvořit... \dokument\sc(číslo jednotky)\imp\UC, které automaticky vytvoří složku pro import, popřípadě nastavte jinou složku.
E-mailová schránka (tl. Nastavení)
Připravujeme tuto možnost, abyste mohli rozlišit schránky pro PF, VF a účtenky.
Úložiště vytěžených účtenek
Úložiště vytěžených a zaúčtovaných dokladů je společné s ostatními doklady ověřte si nastavením "Ve Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai".
Máte-li zapnutou funkci pro automatické třídění dokladů dle let/modulů/dokladových řad, ujistěte se, zda máte toto zapnuto i deník a tedy účtenky.
Přejmenování vytěžených účtenek
Vytěžená účtenka se přejmenuje podle dokladové řady a čísla.
Další nastavení
Výchozí dokladovou řadu pro vytěžování účtenek nastavte ve "Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - Ai - účtenky".
Identifikace účtenek
Účtenka je identifikována až po OCR převodu (s ohledem na kvalitu skenu).
Pro správnou identifikaci účtenky ji vložte do přednastavené složky.
Při ručním vkládání účtenek se nejdříve přepněte do sekce "Účtenky" (budou označeny jako "XU").
Připravujeme...
Účtenky vyfocené naší aplikací PS Skener, které jsou označeny v aplikaci jako účtenky, jsou po nahrání do programu automaticky identifikovány.
Špatná identifikace/přesun účtenky
Účtenku přesuňte do správné sekce změnou druhu v Ovládacím panelu nebo změnou cílového modulu.
Pro přesun více účtenek použijte Hromadná akce - Změnit druh, kdy se ze seznamu označí požadované účtenky a přesunou.
Vytěžené údaje a zapsání účtenky
Vzhledem ke kvalitě skenů a variabilitě účtenek nemusí být vytěžování údajů na tak vysoké úrovni, jako u jiných typů dokladů.
Povinné údaje
U dokladu do 10 000 Kč je povinným údajem pro vytvoření účtenky pouze datum, částka a účtování.
U dokladu nad 10 000 Kč je povinný i dodavatel a číslo dokladu.
Nástroje pro rychlé a efektivní zapsání účtenky
Tlačítko s datumem
Pokud se nevytěží datum, aktivuje se tlačítko "Použít datum" s aktuálním datem. kliknutím vyplníte tímto datem datum uskutečnění na dokladu.
Pokud si na hlavní obrazovce programu vyplníte účetní datum, tak toto má přednost před aktuálním datem a aktivuje se tlačítko s tímto datem.
Platba kartou
Pakliže se jedná o doklad hrazený platební kartou, zaškrtne se "Kartou, šekem" a automaticky se přenese celá částka k úhradě do potřebného pole.
Tlačítka rychlých voleb
Nastavte si u nejčastěji používaných textových vzorů tlačítka rychlých voleb. U každého tlačítka se volí pojmenování a barva tlačítka. Pokud se nevyplní pojmenování, převezeme se text z textového vzoru.
Kliknutím na toto tlačítko vyplníte položku dle textového vzoru včetně popisu, kódu DPH, účtování příp. střediska a zakázky ad.
U vytěžování účtenek se nepracuje s historií ani šablonami, proto doporučujeme využití tlačítek rychlých voleb.
Vytvoření dokladu s editací
Při tvorbě dokladu lze využít volby "Vytvořit doklad s editací", kdy se přímo přes obrazovku Ai aktivuje volba pro klasické zadání pokladního dokladu a doklad lze zadat standartně jako v pokladně.
Náhled dokladu v pokladně
Vytěžené pokladní doklady jsou v pokladně označeny písmenem "A".
Kliknutím na "A" se aktivuje do pravé části obrazovky náhled na účtenku, která se připojila do vazeb.
Náhled účtenky je aktivní pouze na řádku, kde je vazba, tedy na prvním.
POZOR na přečíslování pokladny, systém v tuto chvíli není přípraven na automatické přejmenování připojených vytěžených účtenek. Vazby se neztratí, ale nepřejmenují se dle přečíslovaných dokladů.
