4. 7 Vložení elektronického dokumentu k PF
K přijaté faktuře lze připojit externí elektronický dokument dvěma způsoby:
Automaticky
Ručně
1. Automaticky
Elektronický dokument se připojí automaticky při vytěžování pomocí PREMIER AI.
Soubor se uloží k přijaté faktuře bez nutnosti ručního připojení.
2. Ručně
Elektronický dokument lze připojit ručně dvěma způsoby:
pomocí vazeb
pomocí pole Dokument
2.1 Vazby
Pomocí vazeb lze k přijaté faktuře připojit externí dokument (cestu k souboru). Toto lze využít napříč celým systémem.
Postup:
na přijaté faktuře stiskněte klávesu F12
otevře se seznam vazeb
stiskněte F3 – Nová
vložte odkaz na externí dokument
nebo lze dokument vložit rychlým vložením (Drag and Drop, kopírování, načtení ze složky, PS skener, Skenovat)
lze připojit i více dokumentů
Dokument zobrazíte přímo ze seznamu vazeb pomocí tlačítka „>“.
Podrobnosti jsou uvedeny v kapitole Vazby.
2.2 Pole „Dokument“
Uživatel si může v přijaté faktuře (případně i v modulu CRM) aktivovat pole „Dokument“.
Pomocí tohoto pole lze vyhledávat soubory ve zvolené složce a přiřazovat je k jednotlivým záznamům nebo nastavit cestu k dokumentům nebo URL pro DMS server.
Toto nastavení se provádí ve Správci - Předvolby Globální - Dodavatelé. Zde může uživatel vyplnit:
hyperlink - tato varianta předpokládá, že ve společnosti je funkční webový server pro interní potřeby uživatelů, nebo
cestu ke složce - pokud budete využívat složku, kde jsou uloženy dokumenty k výběru, musí být povolena volba - místo DMS serveru použít složku.
Po nastavení lze dokument vybrat nebo naskenovat přímo do záznamu CRM.
Po správném nastavení se aktivuje pole "dokument" v hlavičce přijaté faktury.
Externí elektronický dokument, pak lze k přijaté faktuře vybrat pomocí "...", kdy se nabídne možnost dokument naskenovat nebo vybrat existující ze zvolené složky.
Zobrazit dokument pak lze přímo na dané přijaté faktuře kliknutím na odkaz vedle pole "dokument".
Pokud je dokument připojen v poště k typu záznamu „Přijatá faktura“, pak se tento odkaz při tvorbě přijaté faktury na základě došlé pošty nebo z CRM automaticky přenese i do nové přijaté faktury (viz CRM).