4.6 Tlač, export faktúr

Tlač, export faktúr

Tlač a export faktúr má množstvo variant, ktoré sa zaškrtnutím danej voľby nastaví a zvolí, podľa požiadavky užívateľa.

Možno tlačiť jednu alebo viac faktúr naraz a to pomocou intervalu od - do č.faktúry alebo ľubovolné čísla faktúr podľa ručného výberu. Musí byť však aj správne zvolený interval dátumov vystavenia. Ak máme navolené čísla faktúr od - do, ktoré chceme tlačiť a napr. dátum vystavenia máme od 1.1. do 1.1. a faktúry tam nespadajú, tak sa nevytlačia. 

Vydanú faktúru možno tlačiť vrátane dodacích listov (predtým išlo tlačiť DL spolu s faktúrou len z modulu výdajok).  

Po zaškrtnutí voľby "Faktúra bude odoslaná na dodaciu adresu, ak je odlišná od základnej fakturačnej" sa dodacia adresa vytlačí do pola určeného pre okienkovú obálku. Toto zaškrtnutie sa dá prednastaviť v "Predvoľby -Globálne- Odberatelia" voľbou "Automaticky odoslať na odlišnú korešpondenčnú adresu". Podmienkou pre túto tlač je výber inej dodacej adresy než fakturačnej pri tvorbe faktúry.

"Tlačiť vrátane QR kódu" - touto voľbou sa aktivuje tlač QR kódu pre platbu na faktúre. Premier system podporuje moderný spôsob úhrady, viď. kapitolu "Platba QR kódom".

Pri exporte faktúry do PDF možno výstupný dokument automaticky podpísať elektronickým podpisom.

Voľba "Vrátane príloh" je teraz k dispozícii v dialógu tlače a exporte dokladu. Vedľa tejto voľby sa nachádza tlačidlo "...", ktoré užívateľovi umožňuje spresniť výber zo zviazaných dokumentov. Ešte pred samotnou tlačou sa užívateľovi zobrazí nové okno náhľadu na dokument, kde možno dokument napr. priblížiť alebo upraviť nastavenia tlačiarne.

Pri exporte dokladu z programu vrátane príloh dôjde k zlúčeniu dokumentov vrátane základného dokladu do jedného pdf súboru. Pri exporte dokumentu vrátane príloh MS Word a Excel sa tieto prílohy automaticky prevedú do pdf a tiež sa pripojí k exportovanému dokumentu. Takto vytvorený pdf súbor možno rovno odoslať na e-mail. Pre odosielanie e-mailom je predvolené, aby sa dokumenty nezlučovali. E-mail tak bude mať viac príloh.

Príklady využitia hromadnej tlače / exportu či odoslanie e-mailu dokladu vrátane príloh:
• Cenová ponuka vrátane výkresovej dokumentácie či podrobnejšej špecifikácie produktu.
• Objednávka u dodávateľa vrátane originálnej cenovej ponuky.
• Faktúra vrátane podpísanej kúpnej zmluvy.
• Faktúra za služby vrátane podrobného súpisu prác.

V novej verzii programu PREMIER X6.3 je možné zaheslovať exportované dokumenty vo formáte PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, XML. Pôvodne toto išlo iba u exportovaných dokumentov vo formáte PDF. Dokumenty následne pri otvorení budú po užívateľovi vyžadovať heslo. V "Správcovi - Predvoľbách - Užívateľských - Voľby pre sieť/tlač/export" možno trvalo prednastaviť heslo pre exportované doklady a heslo pre exportované zoznamy/prehľady, čím možno prácu so zabezpečením dokumentov maximálne zjednodušiť a nie je nutné heslá vypisovať opakovane.

Pomocník pre tlač faktúr

Tento modul slúži pre zadanie podmienok, za ktorých sa vytlačí požadovaná tlačová zostava faktúry. Podmienok pre tlač môže byť samozrejme viac.

1. Názov tlače - tu sa zadá popis tlače
2. Časť "AK" - tu sa zadávajú podmienky pre tlač (napr. popis Predaj zo skladu, mena faktúry EUR, konkrétny odberateľ).
3. Časť "POTOM"  - tu sa zadáva čo sa bude za vyššie uvedených podmienok tlačiť (napr. faktúra v cudzom jazyku alebo iná upravená tlačová zostava, počet kópií). 

Hromadné rozosielanie

Užívateľ môže hromadne rozoslať faktúry podľa definovaného výberu jednotlivým partnerom. E-mailové adresy sa navrhnú z karty partnera a to ako zo základného kontaktu, tak aj kontaktnej osoby, ak je tu nastavená voľba "Použiť pre rozosielanie faktúr a upomienok".

Po potvrdení návrhu faktúr k rozoslaniu a výberu formátu exportovaného dokumentu sa zobrazí okno novej správy pre priame odoslanie e-mailu. Hromadné rozosielanie prebieha len priamo cez server odchádzajúcej pošty, viď. "Nastavenie posielanie mailov".

Mailové adresy príjemcov sú uvedené u príloh, ktoré možno dvojklikom v príslušnom riadku zobraziť.

EDI, ISDOC

Formáty elektronickej komunikácie, ktoré podporuje program Premier:

• EDI
• ISDOC

Umožňuje bezpapierovú výmenu faktúr a ďalších dokladov, ich rýchle spracovanie a prenositeľnosť medzi podnikmi, verejnou správou aj súkromnými osobami. Podrobnosti v samostatnej kapitole: "Nádstavby - EDI komunikácia" a "Nádstavby - ISDOC"