Údaje zákazky

Karta zákazky obsahuje až 150 údajov, medzi nimi sú aj ľubovoľne užívateľsky definovateľné údaje, vďaka ktorým je možné si modul prispôsobiť svojím požiadavkám.

Údaje zákaziek sú rozdelené do deviatich sektorov:

• Všeobecné
• Individuálne
• Poznámky
• Užívateľské údaje
• Plán/Proces
• Pravidlá
• Workflow
• CRM/Pošta
• Prehľady

A. Všeobecné údaje

Číslo zákazky je možné vkladať až 12-miestne (len numerické znaky), ktoré sa automaticky navrhuje o číslo vyššie len podľa najvyššieho čísla zákazky v rámci príslušnej dokladovej rady.

Názov zákazky - možnosť zadania ľubovoľného textu s rozsahom 128 znakov, má dôležitú funkciu, lebo slúži k fulltextovému vyhľadávaniu konkrétnej zákazky pri vytváraní do prvotných dokladov a pri zostavovaní prehľadov, preto odporúčame špecifické označenie pre rýchle vyhľadávanie.

Priebeh zákazky - užívateľ má možnosť definovať vlastné etapy zákazky, ktoré potom môže manuálne meniť výberom z číselníku etáp. Tento číselník možno vyvolať kliknutím na ikonu "otáznika".

Nadradená zákazka - ak daná zákazka patrí pod zákazku inú (viacúrovňové členenie zákaziek), zadá sa sem nadradená zákazka.

Objednávateľ - výber partnera (príp. vytvorenie "?") z databáze partnerov. Na tohoto partnera bude potom prebiehať fakturácia príslušnej zákazky. Tlačítko "i" slúži k zobrazeniu komplexných informácií o odberateľovi.

Množstvo - ľubovoľný údaj o množstve.

Objednávka/zmluva - pole pre označenie (textové, numerické) objednávky/zmluvy, tento údaj sa bude prenášať do ďalších dokladov.

Cena zákazky - možno zadať buď v EUR alebo v cudzej mene. Čiastka v cudzej mene sa zadá buď ručne alebo sa nechá vypočítať pomocou "Kurz CM".

Zmluva potvrdená - po odkliknutí tejto voľby, program ponúkne zaslanie potvrdenie zmluvy na e-mail. U odberateľa musí byť zadaný e-mail, inak sa voľba neponúkne.

Termíny - možno definovať plánované termíny zahájenia a splnenia, ktoré možno potom porovnávať so skutočnými.

B. Individuálne údaje

Tento sektor obsahuje celý rad administratívnych údajov, ktoré často sprevádzajú zmluvu a ich vyplnenie nie je povinné. Okrem toho obsahuje nastavenie pre automatické účtovanie nedokončenej výroby, resp. predkontácie.

Dátum prípravy a doplnkovej prípravy - nepovinné dátumové údaje. 

Zodpovedný pracovník - voľba z číselníku.

Ďalší #1 a #2 - ďalší ľubovoľne definovateľní pracovníci, tiež sa vyberajú z číselníku zamestnancov.Definuje sa v "Správca - Predvoľby Globálne - Zákazky - Užívateľské údaje na karte zákazky".

Podklad pre vydanie VP - možnosť napísať textovú časť k zmluve.

Východiskový dokument

Zakázať prečerpanie kalk.nákladov

Automatické účtovanie nedokončenej výroby - vyplní sa len ak sa daná zákazka má účtovať inak než je nastavené účtovanie nedokončenej výroby v predvoľbách globálnych.

Zmluvný úrok z omeškania - možnosť definovať individuálny úrok z omeškania ku každej zákazke.

Kód DPH - tu je možné priradiť zákazke kód DPH, ktorý sa bude následne prenášať do vydaných faktúr k zákazke.

Dohodnutá doba splatnosti - možnosť definovať individuálnu dobu splatnosti ku každej zákazke.

Investor - možnosť priradiť k zákazke investora. Zadáva sa výberom z adresára partnerov alebo založením.

Poznámka - priestor pre ľubovoľnú textovú poznámku.

C. Poznámky

Sektor, ktorý umožňuje znakovo neobmedzené textové pole a doplňujúce polia s veľkosťou 960 znakov, ktoré možno ľubovoľne využívať.

D. Užívateľské údaje

Program tu ponúka užívateľovi tri stĺpce s údajmi, ktoré môže využiť podľa vlastných požiadaviek, tzn. sú užívateľsky voliteľné. Ponuka s užívateľskými údajmi začína už na základnej obrazovke "Všeobecné" a pokračuje v objekte "Užívateľské údaje".

• Prvý stĺpec (zľava) - je určený len pre textové poznámky a je možné ich zadávať z predom nadefinovaných číselníkov.
• Druhý stĺpec - je určený pre numerické (číselné) údaje.
• Tretí stĺpec - je určený pre záznam dátumových údajov.

Pred týmito údajmi je voľné miesto pre pomenovanie (označenie) príslušného poľa, ktoré si užívateľ robí sám (viď obrázok nižšie). Toto pomenovanie sa robí v "Správca Predvoľby-Globálne- Zákazky- Užívateľské údaje na karte zákazky".

Identifikátory - majú rovnakú funkciu ako identifikátory v databáze partnerov.

Uzavreté - zákazky, ktoré majú zaznačenú túto voľbu, sa automaticky v prehľade "Informácie o zákazke" zaraďujú do kategórie ukončené zákazky.

Farba riadku v zozname - užívateľ si môže k zákazke priradiť farbu, ktorou bude príslušná zákazka zvýraznená v zozname zákaziek, podobne ako u skladových kariet alebo u obchodných partnerov.

E. Plán zákazky/Proces

Tento kvalitný nástroj slúži užívateľovi na časovo-dlhodobé plánovanie a harmonogram výkonov-procesov pre jednotlivé zákazky, podľa času, strediska, úkonov apod.

Okrem operácií, ktoré prebiehajú v reálnom čase a úzko súvisia s účtovnými procesmi (Účtovníctvo, Fakturácia), je potrebné k zákazkam plánovať procesy (činnosti), ktoré nemajú účtovný charakter, ale s nimi úzko súvisia. Ide spravidla o jednotlivé fázy cyklu zákazky spoločne, ktoré je nutné plánovať na jednotlivé činnosti s rozdelením na zodpovedné osoby či strediská.

Užívateľ takto získava prehľad o tom, v akej fáze sa zákazka nachádza, kto sa na nej podieľa a v akej časovej realizácii sa zákazka nachádza. Z toho vyplývajú tieto základné funkcie:

Definovanie procesov zákazky

1. Plánovanie procesov (termíny zahájenia, ukončenia, rozsah časový)
2. Priraďovanie procesov k zodpovedajúcim strediskám, osobám a výkonom
3. Sledovanie priebehu zákazky (automatické upozorňovanie na plnenie čiastočných úloh)
4. Vyhodnotenie a ukončenie zákazky

V priebehu týchto procesov dochádza samozrejme k realizácii účtovných operácií, tzn. výdaj materiálu, fakturovanie zákazky, objednávka subdodávky (prijaté faktúry), mzdy (práca na zákazkách), atď., ktoré už predstavujú nákladové a výnosové vyhodnotenie zákazky, teda finančné vyhodnotenie.

Procesy (údaje - fázy - výkony na zákazke)

Tabuľkou procesov zákazky možno chápať ako definovanie (plánovanie) jednotlivých úloh a prác vzťahujúcich sa k zákazke v určitom termíne priradenom ku konkrétnemu stredisku, zodpovednej osobe. Procesy môžu v sebe skrývať akékoľvek konkrétne práce na zákazke alebo to môžu byť čiastočné a marketingové a CRM úlohy, až na úroveň napr. upozornenia na nutnosť zavolať klientovi v určitom čase k určitej zákazke.

Jednotlivé procesy dávajú možnosti vytvárať celkový harmonogram zákazky, celkové plánovanie jednotlivých zamestnancov, akcií prípadne pohyb technologických zariadení (požičovne). Procesy sa zobrazujú tiež v centrálnom kalendári úloh. Harmonogram procesov sa potom nachádza v záložke"Karta zákazky - Prehľad".

V objekte zákazky "Plán/Proces" ("Kniha zákaziek") sa robí tvorba procesov pomocou štandardných kláves. Pri voľbe nového procesu je v hornej tabuľke prehľad nasledujúceho kvartálu (od systémového dátumu), kde je zobrazená obsadenosť príslušného zodpovedného človeka s možnosťou zobrazenia detailov (kliknutím na príslušný deň).

• Stredisko - priradenie strediska, ktoré sa na procese podieľa
• Proces/výkon - priradenie z číselníka výkonov
• Plán od/do - časové termíny procesu - plánované
• Výrobok - možnosť výberu zo skladových kariet a určenie práce na príslušnom výrobku (fulltextový výber)
• Množstvo - Zmena - možnosť zadania plánovaného množstva produkcie a určenia zmeny
• Zodpovedný - výber z databáze zamestnancov
• Poznámka - textová špecifikácia procesu
• Zahájené/Ukončené - doplnenie časovej realizácie zákazky
• Po ukončení.. - program po ukončení procesu automaticky navolí u zákazky zvolený status, resp. fázu priebehu zákazky, podľa ktorého možno filtrovať zákazky, a získavať tak prehľad o všetkých zákazkách v príslušnom štádiu - fáze rozpracovanosti
• Automaticky upozorniť užívateľa - možnosť nastavenia automatického upozornenia na príslušnú naplánovanú úlohu

F. Pravidlá

V tejto záložke sa nastavujú pravidlá pre účtovanie, prideľujú sa strediská a iné doplnkové analýzy.

G. WF/Práva

Rozdeľovanie hierarchií u "WorkFlow" je možné aj pomocou zákaziek alebo stredísk. K tým sa priraďujú automaticky, ale je možné ich nastaviť ručne. Na karte zákazky alebo strediska -vykonať výnimku, viď. uvedený obrázok.

Vo verzii Enteprise je na tejto záložke prístupný tiež rozdeľovník zákaziek, kde je možné prednastaviť, ktorí členovia majú prístup k danej zákazke.

H. CRM/Pošta

Táto záložka slúži k evidencii prijatej a odoslanej pošty súvisiacej s danou zákazkou ( previazané s modulom CRM/Pošta).

I. Prehľady

Tento modul slúži k analýze a kontrole definovaných procesov k jednotlivým zákazkám. V prehľadoch existujú bohaté možnosti filtrácie a rozkladu zákazky k dosiahnutiu požadovanej informácie. Program potom poskytne užívateľovi názorný prehľad o plánovaných operáciach na zákazke/záložkách s užívateľským rozkladom podľa výkonu, zodpovedných osôb s ergonomickým zobrazením po dňoch/týždňoch.