11 WorkFlow

O modulu Work-Flow:

• široké variabilní využití -  včetně možnosti tvorby jakýchkoliv struktur schvalovacích hierarchií,

• jednoduchost a přehlednost - důraz byl kladen i na pasivní uživatele systému,

• automatizovanost - např. k nové zakázce nebo jiného dokladu se automaticky přidělí schvalovací hierarchie,

• rychlá informovanost - notifikační e-maily,

• možnost zapojení i osob nepracujících se systémem PREMIER - informační e-maily,

• bezpečnost dat - zabezpečená databáze, sledování historie změn,…

• flexibilita - např. možnost převzetí úloh jinou osobou v případě nepřítomnosti,…

Přínosy:

• bezpapírová společnost - elektronické zdokumentování oběhu všech relevantních dokladů a úkolů v organizaci,

• automatizace a zrychlení procesu oběhu dokumentů,

• kontrola nad oběhem dokumentů,

• jednoduchost a přehlednost schvalovacího procesu,

• rychlá informovanost, okamžitý přehled o stavu zpracování,

• zastupitelnost - možnost přenesení pravomoci.

Nasazení modulu Work-Flow zajistí kontrolu nad celým schvalovacím procesem včetně příslušných termínů. Vedoucí pracovníci tak mají jistotu, že u stanovených procesů nebyl vynechán žádný krok, je zajištěn lepší přehled a kontrola nad oběhem dokumentů. Díky automatizaci se zároveň oběh dokladů urychlí a práce zaměstnanců se výrazně zjednoduší a zefektivní.

Work-Flow samozřejmě počítá s důležitým faktorem, kterým je nepřítomnost osob podílejících se na schvalovacích procesech. V případě dovolených či neplánované nepřítomnosti (nemoc apod.) Je k dispozici možnost přenesení pravomoci.

Kapitoly k modulu:

Moduly, kde lze využít Work-Flow:

• Poptávky/Žádanky

• Objednávky u dodavatelů

• Přijaté zálohové listy

• Přijaté faktury

• Nabídky odběratelům

• Objednávky odběratelů/kupní smlouvy

• Vydané zálohové listy

• Vydané faktury

• Pošta/CRM

Postup zavedení work-flow

• Nadefinovat členy

  • osobní údaje,

  • delegování.

  • upozornění,

• nadefinovat skupiny,

• nastavení schvalovacích hierarchií,

• nastavení systému (určeno správcům IT).

Osoby ve schvalovacím procesu

Vystavovatel

Vystavovatel je osoba, která doklad do programu přímo pořizuje a odesílá ke schválení.
Jako "Vystavovatel“ můžete dostat informační e-mail nebo zprávu v momentě, kdy je doklad schválen nebo zamítnut.
Můžete také dostávat informační maily o průběhu schvalování na jednotlivých úrovních, pokud Vás správce oběhu dokumentů nadefinuje do schvalovacích hierarchií pro zasílání těchto informací.
Můžete také dostávat pravidelné reporty o stavu svých nevyřízených dokladů, po zaevidování Vašeho požadavku do modulu e-agenta.
Informační e-maily i reporty jsou uživatelsky definovatelné a můžete si je upravit přímo Vy, máte-li k tomu přidělené právo, nebo o to požádat Správce oběhu dokumentů. 

Schvalovatel

Schvalovatel je osoba, která dokumenty schvaluje. Schvalovatele a systém schvalování definuje správce oběhu dokladů ve schvalovacích hierarchiích.
Jako schvalovatel můžete být definován v první, druhé nebo i vyšších úrovni schvalovacího procesu, a to samostatně nebo ve skupině s více schvalovateli.
Jste-li definován samostatně, schválení dokumentu nebo jeho postoupení na vyšší schvalovací úroveň záleží jen na Vás. Jste-li ve skupině, doklad čeká na schválení od všech schvalovatelů nebo od minimálního počtu schvalovatelů – je-li tento počet v hierarchii určen, než postoupí dál.
O tom, že nějaký doklad čeká na Vaše schválení, dostanete notifikační e-mail/zprávu. Na schválení nebo zamítnutí máte předem definovanou dobu od Správce oběhu dokladů. Pokud se k dokladu do té doby nevyjádříte, dostanete e-mail s upomínkou.
Pokud se nevyjádříte do dalšího termínu, který správce dokladů nastavil, upozornění e-mailem může dostat Váš nadřízený nebo další osoba, kterou správce dokladů nastavil.
Jste-li delší dobu nepřítomen, můžete Vaše schvalovací pravomoci (a případně i přístupová práva) delegovat na jinou osobu. Delegování se provádí na záložce Správce – E-Agent – Osobní nastavení a delegování pravomocí.
Delegovat lze za sebe až tři osoby, a každé osobě lze vybrat schvalovací hierarchie, ve kterých Vás zastupuje. Delegování lze ukončit ručně nebo nastavením jeho platnosti do data.

Správce oběhu dokladů

Osoba, která definuje osoby zapojené do Work-flow a provádí nastavení schvalovacích hierarchií a další obecná nastavení k Work-flow.

Příklady schvalování firemních dokladů / procesů:

• nákupy - přijaté faktury - schvalování přijatých faktur,

• nákupy - žádanky - jedná se o schvalování potřeb zaměstnanců (kancelářské potřeby, ochranné pomůcky),

• nákupy - vystavených objednávek - jedná se o nákupy zboží, či materiálu na zakázky, interní potřeby,

• prodej - nabídky vůči odběratelům (kupní smlouvy), vydané faktury, přijaté objednávky, nabídky,

• interní firemní procesy,

• dovolené zaměstnanců - možnost schválit interní procesy dovolených s ohledem na zastupitelnost,

• nepřítomnost zaměstnanců - služební cesty ke klientům, výjezdy zaměstnanců, pochůzky,

• interní procesy - zápisy ze schůzí a jednání, interní úkoly zaměstnanců,

• pošta - kromě došlé pošty, možná už na této úrovni schvalovat přijaté faktury před účetním režimem.