11 WorkFlow

Owned by Linda Opluschilová
Last updated: led 13, 2023 by Obchodní oddělení
3 min read

O modulu Work-Flow:

  • široké variabilní využití -  včetně možnosti tvorby jakýchkoliv struktur schvalovacích hierarchií,
  • jednoduchost a přehlednost - důraz byl kladen i na pasivní uživatele systému,
  • automatizovanost - např. k nové zakázce nebo jiného dokladu se automaticky přidělí schvalovací hierarchie,
  • rychlá informovanost - notifikační e-maily,
  • možnost zapojení i osob nepracujících se systémem PREMIER - informační e-maily,
  • bezpečnost dat - zabezpečená databáze, sledování historie změn,…
  • flexibilita - např. možnost převzetí úloh jinou osobou v případě nepřítomnosti,…

Přínosy:

  • bezpapírová společnost - elektronické zdokumentování oběhu všech relevantních dokladů a úkolů v organizaci,
  • automatizace a zrychlení procesu oběhu dokumentů,
  • kontrola nad oběhem dokumentů,
  • jednoduchost a přehlednost schvalovacího procesu,
  • rychlá informovanost, okamžitý přehled o stavu zpracování,
  • zastupitelnost - možnost přenesení pravomoci.

Nasazení modulu Work-Flow zajistí kontrolu nad celým schvalovacím procesem včetně příslušných termínů. Vedoucí pracovníci tak mají jistotu, že u stanovených procesů nebyl vynechán žádný krok, je zajištěn lepší přehled a kontrola nad oběhem dokumentů. Díky automatizaci se zároveň oběh dokladů urychlí a práce zaměstnanců se výrazně zjednoduší a zefektivní.

Work-Flow samozřejmě počítá s důležitým faktorem, kterým je nepřítomnost osob podílejících se na schvalovacích procesech. V případě dovolených či neplánované nepřítomnosti (nemoc apod.) Je k dispozici možnost přenesení pravomoci.

Kapitoly k modulu:

Na této stránce najdete:


Moduly, kde lze využít Work-Flow:

  • Poptávky/Žádanky
  • Objednávky u dodavatelů
  • Přijaté zálohové listy
  • Přijaté faktury
  • Nabídky odběratelům
  • Objednávky odběratelů/kupní smlouvy
  • Vydané zálohové listy
  • Vydané faktury
  • Pošta/CRM

Postup zavedení work-flow

  • Nadefinovat členy
    • osobní údaje,
    • delegování.
    • upozornění,
  • nadefinovat skupiny,
  • nastavení schvalovacích hierarchií,

  • nastavení systému (určeno správcům IT).

Osoby ve schvalovacím procesu

Vystavovatel

Vystavovatel je osoba, která doklad do programu přímo pořizuje a odesílá ke schválení.
Jako "Vystavovatel“ můžete dostat informační e-mail nebo zprávu v momentě, kdy je doklad schválen nebo zamítnut.
Můžete také dostávat informační maily o průběhu schvalování na jednotlivých úrovních, pokud Vás správce oběhu dokumentů nadefinuje do schvalovacích hierarchií pro zasílání těchto informací.
Můžete také dostávat pravidelné reporty o stavu svých nevyřízených dokladů, po zaevidování Vašeho požadavku do modulu e-agenta.
Informační e-maily i reporty jsou uživatelsky definovatelné a můžete si je upravit přímo Vy, máte-li k tomu přidělené právo, nebo o to požádat Správce oběhu dokumentů. 

Schvalovatel

Schvalovatel je osoba, která dokumenty schvaluje. Schvalovatele a systém schvalování definuje správce oběhu dokladů ve schvalovacích hierarchiích.
Jako schvalovatel můžete být definován v první, druhé nebo i vyšších úrovni schvalovacího procesu, a to samostatně nebo ve skupině s více schvalovateli.
Jste-li definován samostatně, schválení dokumentu nebo jeho postoupení na vyšší schvalovací úroveň záleží jen na Vás. Jste-li ve skupině, doklad čeká na schválení od všech schvalovatelů nebo od minimálního počtu schvalovatelů – je-li tento počet v hierarchii určen, než postoupí dál.
O tom, že nějaký doklad čeká na Vaše schválení, dostanete notifikační e-mail/zprávu. Na schválení nebo zamítnutí máte předem definovanou dobu od Správce oběhu dokladů. Pokud se k dokladu do té doby nevyjádříte, dostanete e-mail s upomínkou.
Pokud se nevyjádříte do dalšího termínu, který správce dokladů nastavil, upozornění e-mailem může dostat Váš nadřízený nebo další osoba, kterou správce dokladů nastavil.
Jste-li delší dobu nepřítomen, můžete Vaše schvalovací pravomoci (a případně i přístupová práva) delegovat na jinou osobu. Delegování se provádí na záložce Správce – E-Agent – Osobní nastavení a delegování pravomocí.
Delegovat lze za sebe až tři osoby, a každé osobě lze vybrat schvalovací hierarchie, ve kterých Vás zastupuje. Delegování lze ukončit ručně nebo nastavením jeho platnosti do data.

Správce oběhu dokladů

Osoba, která definuje osoby zapojené do Work-flow a provádí nastavení schvalovacích hierarchií a další obecná nastavení k Work-flow.

Příklady schvalování firemních dokladů / procesů:

  • nákupy - přijaté faktury - schvalování přijatých faktur,
  • nákupy - žádanky - jedná se o schvalování potřeb zaměstnanců (kancelářské potřeby, ochranné pomůcky),
  • nákupy - vystavených objednávek - jedná se o nákupy zboží, či materiálu na zakázky, interní potřeby,
  • prodej - nabídky vůči odběratelům (kupní smlouvy), vydané faktury, přijaté objednávky, nabídky,
  • interní firemní procesy,
  • dovolené zaměstnanců - možnost schválit interní procesy dovolených s ohledem na zastupitelnost,
  • nepřítomnost zaměstnanců - služební cesty ke klientům, výjezdy zaměstnanců, pochůzky,
  • interní procesy - zápisy ze schůzí a jednání, interní úkoly zaměstnanců,
  • pošta - kromě došlé pošty, možná už na této úrovni schvalovat přijaté faktury před účetním režimem.