Hromadná fakturácia
Hromadné vystavovanie vydaných faktúr a zálohových listov
Podľa šablóny vydanej faktúry môžeme hromadne vystavovať faktúry. Šablóna môže byť viazaná na jedného odberateľa, alebo na skupinu odberateľov a aj na skupinu kariet zákaziek. Nasledujúci príklad ukazuje, ako možno na základe jednej šablóny vystaviť faktúry za rôzny nájom určitej skupine odberateľov.
1) výber skupiny odberateľov
I. varianta: kľúčom zadaným v názve partnera
Skupinu odberateľov priradíte faktúre kľúčom, ktorý je zadaný miesto názvu odberateľa (viď. obrázok č.1), kľúč musí začínať znakom
- & - pokiaľ sa má čerpať z karty partnera alebo
- % - pokiaľ sa má čerpať z karty zákazky.
Definícia z karty zákazky je vhodná napr. pokiaľ má jeden partner viacero zmlúv, ktorých údaje (číslo zmluvy, text, čiastka...) sú definované na kartách zákaziek.
Pre náš príklad použijeme identifikátor partnera č.1, kde v zozname partnerov majú všetci nájomci zadané "N" ( u zákaziek môžeme použiť napr. aj dokladovú radu zákaziek definovanú pre tieto účely, napr. %doklad - "SML").
Namiesto partnera je zadaný kľúč - identifikátor č.1 = "N" v popise je vzorec, ktorý zobrazí fakturovaný mesiac/rok.
II. varianta (Nové - od verzie X5): priradením štítkov
Hromadná fakturácia bude urobená na partnerov, ktorí obsahujú zadaný štítok alebo štítky. Pokiaľ je zadaných viacero štítkov, budú vybraní partneri len so všetkými vyhovujúcimi (.AND.metóda).
2) Zadanie vzorcov
a) do akéhokoľvek popisu (v položke, poznámke) možno napísať mesiac/rok, ktorý sa bude prispôsobovať dátumu uskutočneného obdobia (viď. obrázok č. 1 a 2, vzorec musí byť umiestnený v zložených zátvorkách). Napr. ak sa zadá v šablóne: "Fakturujeme Vám nájom za obdobie {MM-2/RRRR} až {MM/RRRR}“, bude text vo finálnej faktúre vyzerať takto: Fakturujeme Vám nájom za obdobie 7/2009 až 9/2009.
b) do akéhokoľvek popisu (v položke, poznámke) možno zapísať v zložených zátvorkách vzorec, ktorý čerpá údaje zo zoznamu partnerov (viď obrázok č. 2), alebo z karty zákazky, kde miesto & použijeme %.
c) vzorcom možno aj čerpať čiastky alebo množstvo zo zoznamu partnerov (obrázok č.2), popr. zákaziek.
Do úvodného textu možno zapísať vzorec, ktorý dosadí číslo zmluvy Hodnota nájmu sa tiež bude čerpať zo zoznamu partnerov.
Hodnoty (napr. user_c01 a user_n01) sa zadávajú v zozname partnerov - užívateľské údaje (viď obrázok č. 4). Pomenovanie údajov sa urobí v "Správca - Predvoľby globálne - Odberatelia - Užívateľské údaje v zozname partnerov (viď. obrázok č. 3). To isté možno definovať na karte zákazky. K uľahčeniu práce môžete použiť tlačidlo nápovedy k údajom: "Popis údajov".
Najskôr je treba pomenovať a tým vlastne povoliť zadávanie užívateľských údajov. Robí sa to v: "Správca - Predvoľby globálne - Odberatelia - Adresár partnerov - Užívateľské údaje" alebo v "Správca - Predvoľby globálne - Zákazky - Základné - Užívateľské údaje".
Zadané hodnoty, ktoré sú podkladom pre šablóny. Užívateľské údaje možno využiť aj pre iné potreby ako pre tvorbu faktúr.
Príklad čerpania údajov z karty zákazky miesto karty partnera.
Výsledkom vyššie uvedených definícií je automatizovaná tvorba treba aj tisíc faktúr naraz s rôznym obsahom. Aktivácia sa robí priamo vo fakúrach - "F3-Nová" - "Na základe šablóny".
Tvorcovia systému sa snažili o maximálnu variabilitu automatického vystavovania bez nutnosti znalostí programovania. Veríme, že sa to do istej miery podarilo.