Pre použitie E-agenta je nutné nadefinovať členov a to minimálne tých, ktorí budú do definovaných funkcií začlenení. Ďalej je nutné nadefinovať "skupiny členov" a to preto, že samotná hierarchia sa už odkazuje na tieto skupiny. Výhodou definície skupín je v jednoduchom riešení fluktuácie zamestnancov alebo jednoduchom nastavení zastupiteľnosti napr. keď niektorý užívateľ nie je prítomný. Stačí potom u člena pridať alebo odobrať priradenú skupinu. Skupín môže byť neobmedzené množstvo. Počet členov v skupine je neobmedzený. Jeden člen potom môže mať priradených 32 rôznych skupín. Členom môže byť ako osoba s prístupom do systému, tak aj bez prístupu. U osôb s prístupom do systému je nutné zadať, pod akým menom sa prihlasuje. Automaticky po prihlásení bude systém vedieť, o akého člena ide. Možnosti definície členov a skupín sú znázornené nižšie. Nastavenie je štandardné a jednoduché.
Nastavenie systému - 2.časť (určené správcom IT)
Pre automatické zasielanie e-mailov je nutné nastaviť buď SMTP adresu v globálnych predvoľbách, alebo aktivovať funkciu rozosielania priamo na SQL server (len u verzie PREMIER Enterprise). Je nutné nastaviť aj adresu "univerzálneho" odosielateľa, napr. workflow@mojafirma.sk.
U prvého spôsobu, teda nastavenia SMTP adresy (Správca - Predvoľby globálne - Voľba pre sieť, tlač, export, import - E-agent, SMTP server), sa budú automaticky "na pozadí úloh PC" odosielať e-maily. Stačí, aby potom bol aspoň jeden užívateľ prihlásený v lokálnej sieti s prístupom na web. V prípade absencie pripojenia sa rozošlú e-maily neskoršie. Nikdy však nedôjde k ich strate.
Ďalej je možné nastaviť odkiaľ čerpať časové údaje pri schvaľovaní, stráženie termínov, atď. U verzie Enterprise je možné nastavenie "čerpať zo serveru". To ošetruje napr. zle nastavený systémový dátum klientskej stanice, popr. rieši presné časy schvaľovania z rôznych časových pásiem.
Výnimky v nastavení
V "Správca - Predvoľby obmedzujúce - Všeobecné" možno vybranému užívateľovi zakázať spustenie alebo rozosielanie e-mailov.
