10 Procesní řízení zakázek

Tento kvalitní nástroj slouží uživateli pro časové - dlouhodobé plánování a harmonogram výkonů - procesů pro jednotlivé zakázky, podle času, střediska, úkonů ad. parametrů. Procesní řízení zakázek najdeme v knize zakázek - karta zakázky - záložka - Plán/Proces.

Kromě operací, které probíhají v reálném čase a úzce souvisí s účetními procesy (Účetnictví, Fakturace), je potřeba k zakázkám plánovat procesy (činnosti), které nemají účetní charakter, nicméně s nimi úzce souvisí. Jde zpravidla o jednotlivé fáze cyklu zakázky společně, které je nutné plánovat na jednotlivé činnosti s rozdělením na odpovědné osoby či střediska.

Uživatel takto získává přehled o tom, v jaké fázi se zakázka nachází, kdo se na ní podílí a v jaké časové realizaci se zakázka nachází. Z toho vyplývají tyto základní funkce:

Definování procesů zakázky

1. Plánování procesů (termíny zahájení, ukončení, rozsah časový)
2. Přiřazování procesů k odpovědným střediskům, osobám a výkonům
3. Sledování průběhu zakázky (automatické upozorňování na plnění dílčích úkolů)
4. Vyhodnocení a ukončení zakázky

V průběhu těchto procesů dochází samozřejmě k realizaci účetních operací, tzn. výdej materiálu, fakturování zakázky, objednávka subdodávky (přijaté faktury), mzdy (práce na zakázkách) atd., které již představují nákladové a výnosové vyhodnocení zakázky, tedy finanční vyhodnocení (viz Zakázky – finanční vyhodnocení).

Procesy (údaje – fáze - výkony na zakázce)

Tabulkou procesů zakázky lze chápat definování (plánování) jednotlivých úkolů a prací vztahujících se k zakázce v určitém termínu s přiřazením ke konkrétnímu středisku, odpovědné osobě. Procesy mohou v sobě skrývat jakékoliv konkrétní práce na zakázce nebo to mohou být dílčí a marketingové a CRM úkoly, až na úroveň např. upozornění na nutnost zavolat klientovi v určitém čase k určité zakázce.

Jednotlivé procesy vytváření možnosti vytvářet celkový harmonogram zakázky, celkové plánování jednotlivých zaměstnanců, akcí případně pohyb technologických zařízení (půjčovny). Procesy se zobrazují také v centrálním kalendáři úkolů.. Harmonogram procesů se pak nachází v záložce "Karta zakázky - Přehledy“.

V záložce zakázky "Plán/Proces“ se provádí pořizování procesů pomocí standardních kláves. Při volbě nového procesu je v horní tabulce přehled následujícího kvartálu (od systémového data), kde je zobrazena obsazenost příslušného odpovědného člověka s možností zobrazení detailů (kliknutím na příslušný den – viz legenda pod tabulkou).