11. 5 Schvalování přijatých faktur a PREMIER Ai
- Linda Opluschilová
- Obchodní oddělení
Připravujeme...
Vzhledem k tomu, že nastavení schvalovacího procesu může být velmi variabilní a závisí na specifických potřebách každé společnosti, doporučujeme si objednat konzultaci, během které probereme detaily a navrhneme optimální variantu pro Vás. Konzultaci si můžete snadno objednat prostřednictvím následujícího kontaktního formuláře.
Definice schvalovací hierarchie
V modulu faktur - proces schvalování se zahájí až po vytvoření přijaté faktury a probíhá klasickým způsobem.
V modulu PREMIER Ai - tedy ještě před zapsáním a zaúčtováním faktury. U této varianty je nutné nastavit, kdy (ve které fázi schvalovacího procesu) bude možné doklad zapsat a zaúčtovat:
- kdykoliv - tento způsob umožní zapsání a zaúčtování dokladu z PREMIER Ai do přijatých faktur v kterékoliv fázi schvalovacího procesu (před schválením, v průběhu schvalování i po schválení). Pokud schvalovací proces nebude dokončen, bude pokračovat po zapsání a zaúčtování dokladu v přijaté faktuře.
- po schválení min 1. úrovně - u této varianty systém umožní zaúčtovat doklad až po schválení minimálně 1. úrovně. Pokud je schvalování víceúrovňové, doklad z Ai půjde zapsat a zaúčtovat po schválení první úrovně, zbytek schvalovacího procesu může proběhnout až po vytvoření přijaté faktury.
- po celkovém schválení - aby mohl být doklad zapsán a zaúčtován, musí celý schvalovací proces proběhnout v PREMIER Ai. Do té doby systém neumožní doklad vytvořit.
Pokud zvolíte schvalování dokladů v PREMIER Ai, není možné nastavit schvalování dle středisek nebo zakázek.
Schvalování v PREMIER Ai
Schvalovací proces v PREMIER Ai se aktivuje tehdy, pokud cílová dokladová řada (popř. zakázka / středisko) odpovídá podmínce pro schvalování.
Doklad nepůjde odeslat do schvalování, pokud nebudou vyplněny povinné údaje nebo pokud nebude v pořádku některá z kontrol, např.:
- chybí povinné údaje (ty budou červeně zvýrazněny),
- duplicitní doklad,
- nesedí součet položek na vytěženou hodnotu a další.
Pokud je v definici schvalovací hierarchie nastaveno automatické dokončení, tak pokud uživatel doklad označí jako "Připraveno k přímému zápisu", proběhne automatické dokončení dokladu a doklad bude nachystán k odeslání do schválení. Naopak pokud uživatel dá ručně "Dokončit" automaticky se doklad označí k přímému zápisu.
Schvalovací proces pak probíhá klasickým způsobem.
V průběhu schvalovacího procesu, který probíhá v PREMIER Ai je doklad v Ai uzamčen proti změnám.
Odemknout doklad (tlačítko "Dočasně odemknout") a provádět na něm tak změny může pouze ten uživatel, který má ve "Správci - Předvolby - Omezující- Dodavatelé" povoleno zasahovat do dokladů ve schvalování a dle nastavení rozsahu (pouze vybrané údaje nebo včetně změny částky).
Schválení dokladu, který ještě není zapsán a zaúčtován, může proběhnout v aplikaci PREMIER Ai nebo přímo z hlavní obrazovky z osobní složky pomocí Hromadného schválení nebo Skok na doklad či Otevřít.
Schvalovateli si tak otevře obrazovka pro prohlížení dokumentu, kde vidí náhled na schvalovaný dokument včetně vyplněných údajů a zde má možnost doklad Schválit nebo Vrátit.
V této obrazovce může editovat údaje pouze ten, kdo má toto povoleno v omezujících předvolbách.
Vytvoření a zaúčtování dokladu
Podle nastavení v definici hierarchie schvalování, systém umožní po nebo během schvalování zapsat a zaúčtovat doklad pouze Přímým zápisem (Vytvořit doklad F2) nebo pomocí volby Hromadně zapsat připravené.
Do vytvořené přijaté faktury se vždy přenáší kompletní schvalovací proces a je možné tedy sledovat celou jeho historii.
