11. 5 Schvalování přijatých faktur a PREMIER Ai

V definici schvalovací hierarchie přijatých faktur je možné zvolit, zda se má schvalovací proces zahájit v modulu PREMIER Ai nebo v modulu faktur.

V modulu faktur - proces schvalování se zahájí až po vytvoření přijaté faktury a probíhá klasickým způsobem.

V modulu PREMIER Ai - tedy ještě před zapsáním a zaúčtováním faktury. U této varianty je nutné nastavit, kdy (ve které fázi schvalovacího procesu) bude možné doklad zapsat a zaúčtovat:

• kdykoliv - tento způsob umožní zapsání a zaúčtování dokladu z PREMIER Ai do přijatých faktur v kterékoliv fázi schvalovacího procesu (před schválením, v průběhu schvalování i po schválení). Pokud schvalovací proces nebude dokončen, bude pokračovat po zapsání a zaúčtování dokladu v přijaté faktuře.
• po schválení min 1. úrovně - u této varianty systém umožní zaúčtovat doklad až po schválení minimálně 1. úrovně. Pokud je schvalování víceúrovňové, doklad z Ai půjde zapsat a zaúčtovat po schválení první úrovně, zbytek schvalovacího procesu může proběhnout až po vytvoření přijaté faktury.
• po celkovém schválení - aby mohl být doklad zapsán a zaúčtován, musí celý schvalovací proces proběhnout v PREMIER Ai. Do té doby systém neumožní doklad vytvořit.

Schvalovací proces v PREMIER Ai se aktivuje tehdy, pokud cílová dokladová řada (popř. zakázka / středisko) odpovídá podmínce pro schvalování.

Pokud je v definici schvalovací hierarchie nastaveno automatické dokončení, tak pokud uživatel doklad označí jako "Připraveno k přímému zápisu", proběhne automatické dokončení dokladu a doklad bude nachystán k odeslání do schválení. Naopak pokud uživatel dá ručně "Dokončit" automaticky se doklad označí k přímému zápisu. 

Schvalovací proces pak probíhá klasickým způsobem.

V průběhu schvalovacího procesu, který probíhá v PREMIER Ai je doklad v Ai uzamčen proti změnám. 

Odemknout doklad (tlačítko "Dočasně odemknout") a provádět na něm tak změny může pouze ten uživatel, který má ve "Správci - Předvolby - Omezující- Dodavatelé" povoleno zasahovat do dokladů ve schvalování a dle nastavení rozsahu (pouze vybrané údaje nebo včetně změny částky).

Schválení dokladu, který ještě není zapsán a zaúčtován, může proběhnout v aplikaci PREMIER Ai nebo přímo z hlavní obrazovky z osobní složky pomocí Hromadného schválení nebo Skok na doklad či Otevřít.

Schvalovateli si tak otevře obrazovka pro prohlížení dokumentu, kde vidí náhled na schvalovaný dokument včetně vyplněných údajů a zde má možnost doklad Schválit nebo Vrátit.

Podle nastavení v definici hierarchie schvalování, systém umožní po nebo během schvalování zapsat a zaúčtovat doklad pouze Přímým zápisem (Vytvořit doklad F2) nebo pomocí volby Hromadně zapsat připravené.