Dochádzka

Dochádzkový systém je previazaný so všetkými modulmi PREMIER systému a môže sa pýšiť rovnakou komplexnosťou a možnosťami, ktoré ponúkajú výrobcovia špecializovaných dochádzkových systémov.

Hlavnou výhodou dochádzkového riešenia, ktoré je priamou súčasťou podnikového informačného systému, je jeho priama previazanosť so všetkými súčasťami a databázami, najmä s modulom pre mzdy a personalistiku. Zákazníci tak nemusia vlastniť dve rôzne softvérové platformy, a riešiť ich vzájomnú kompatibilitu a prevody dát medzi oboma systémami. Tým sa eliminujú náklady za licencie, rovnako odpadne riziko výskytu chyby pri prevode dát.

Personalisti a pracovníci mzdového oddelenia majú k dispozícii dáta o dochádzke zamestnancov aktualizované v "reálnom čase". Čiastočné vyhodnotenia sa preto môžu uskutočniť aj v priebehu aktuálneho mesiaca.

Možnosti programu

• možnosť ručného zadávania dochádzky alebo import z dochádzkových terminálov,
• neobmedzený počet prerušení pracovnej doby alebo denných neprítomností,
• graficky znázornené prerušenia, ktoré sa započítavajú do odpracovanej doby alebo neprítomnosti,
• export do miezd
• mesačnom prehľade sa graficky zobrazujú nesprávne naplnené údaje, sviatky, víkend...
• možnosť poznámok ku každému prerušeniu.
• možnosť hromadných operácií pre zamestnancov, ktoré slúžia k zapísaniu dovoleniek, PN, ktoré sú na viac dní,
• možnosť zadávania dochádzky manuálne prostredníctvom hormadných operácii, použitie napr. v účtovných firmách, kedy manuálnym zápisom do dochádzky sa získa dochádzka zamestnanca a zároveň výpočet mzdy,
• číselník externých zamestnancov, ktorí nie sú v mzdovom systéme. Používa sa pre sledovanie pracovníkov z agentúr alebo sledovanie pravidelných technikov, súkromníkov, ktorí účtujú hodinové sadzby,
• zadávanie časov bez klávesnice.

V konfigurácii sa nastavujú zložky miezd pre:

• príplatky za odpracované hodiny v sobotu, nedeľu a vo sviatok,
• príplatky za poobedné a nočné zmeny,
• príplatky za nadčasovú prácu s možnosťou nastavenia konfiguračne "Povinná kontrola nadriadeným pracovníkom",
• náhrada mzdy za sviatok.

Konfiguračne je možné nastaviť:

• "Povinné uzatvorenie mesiaca nadriadeným pracovníkom",
• "Povinné uzatvorenie mesiaca mzdovým pracovníkom",
• pri editácii dochádzky je kontrola nesprávne zadaných časov.

Prístupové práva

Prístupy pre dochádzku sú rozdelené do troch úrovní ktoré nastavuje SUPERVISOR

• pracovník
• nadriadený pracovník
• mzdový pracovník

Pre prístup je potrebné nastaviť  každého užívateľa

• prístup do systému Premier
• číslo mzdového pracovníka zo miezd

Pracovník 

 prístup len do mesačného prehľadu.

• možnosť meniť zadané údaje (údaje sa zadávajú cez dochádzkový terminál alebo interného terminálu v Premier programe)
• možnosť meniť obdobie
• možnosť používania interného terminálu

Nadriadený pracovník

prístup do podriadených pracovníkov podľa strediska alebo podľa skupín a členov.

Používa sa :

• v prípade, že je je nastavené v konfigurácii  "Povinná kontrola nadčasovej práce"
• v prípade, že je nastavené v konfigurácii  "Povinné schválenie dochádzky nadriadeným pracovníkom"

Mzdový pracovník

má prístup ku všetkým pracovníkom.

Používa sa :

• v prípade, že v konfigurácii je nastavené "Povinné schválenie dochádzky mzdovým pracovníkom"
• v prípade, že v nastaveniach prerušení je "Povinná kontrola prerušenia mzdovým pracovníkom" ( slúži k rýchlemu vyhľadávaniu pracovníkov, pri ktorých je potrebná kontrola dovolenky, paragraf lekár ...)
  
  

Príklad nastavenia v konfigurácii

"Povinná kontrola nadčasovej práce" (nadriadeným pracovníkom)

"Povinné schválenie dochádzky nadriadeným pracovníkom"

"Povinné schválenie dochádzky mzdovým pracovníkom"

• nadriadený pracovník neuzavrie mesiac pracovníkovi, pokiaľ nebudú schválené všetky nadčasy a žiadne chyby.
• mzdový pracovník neuzavrie mesiac pokiaľ nebude mať nadriadený pracovník schválenú dochádzku podriadeného
• mzdový pracovník neuzavrie dochádzku pokiaľ nebude mať odkontrolované prerušenia, ktoré vyžadujú jeho kontrolu.

Správa dochádzky

Zoznam zamestnancov v danom mesiaci je vždy totožný s personalistikou vo mzdách. Nastavenie mesiaca v správe dochádzky závisí od uzamknutia mesačnej periódy vo mzdách (ak bude uzamknutý napr. 8. mesiac, tak v zozname bude zobrazený automaticky 9. mesiac, bez potreby neustáleho nastavovania) .

V správe dochádzke zadávate dochádzku buď na základe:

• načítania dát z terminálu alebo

• ručne po rozkliknutí dochádzky daného zamestnanca. Nie je možné zadať ručne dochádzku hromadne viacerým zamestnancom naraz. 

Hromadné operácie

Tie obsahujú nasledovné hromadné operácie:

• Zrušenie dochádzky v aktuálnom mesiaci. V prípade tejto operácie vymaže nenávratne celú dochádzku v danom mesiaci.

• Vytvorenie dochádzky na základe zadaného pracovného času Príchod - Odchod, tak aby bol dodržaný pracovný fond (vrátane prestávky na obed), ktorý má zamestnanec nastavený. A k tomu vybrať možnosť doplnenia do dochádzky:

  • vložiť len do voľných dní

  • vložiť aj keď sa prekrýva s inými prerušeniami

  • nahradiť existujúce údaje vo vybranom období

• Doplnenie dennej neprítomnosti (dovolenka, návšteva u lekára, nemoc, neplatené voľno ...) .  Je potrebné vyplniť obdobie OD - DO trvania dennej neprítomnosti a k tomu vybrať možnosť doplnenia do dochádzky:

  • vložiť len do voľných dní

  • nahradiť existujúce údaje vo vybranom období

  • vložiť do všetkých dní vo vybranom období (tento výber sa používa u dlhodobých neprítomností ako je Nemoc, OČR, Materská dovolenka, Rodičovská dovolenka). Tieto denné prerušenia musí trvať súvisle za sebou, čiže od začiatku vzniku až po koniec.

• Doplniť dochádzku podľa definovanej smeny. Danú smenu (harmonogram) nastavujete vo Mzdách u zamestnanca cez Mzdový výmer. 

• Schválenie nadčasov

• Pri chýbajúcich hodinách doplniť náhradné voľno

• Potvrdenie mzdovým pracovníkom

• Potvrdenie nadriadeným pracovníkom

Popis karty dochádzky

• ER (Error = chyba) - zobrazí sa len v prípade nedosiahnutého denného pracovného fondu, bude pri uvedenom dni "výkričník" 

• SV (sviatok) - hviezdičkou je označený deň, ktorý pripadá na sviatok

• MP (mzdový pracovník) - povinnosť schválenia dochádzky mzdovým pracovníkom. Upozornenie na povinnosť schválenia je zobrazené "výkričníkom".

• NP (nadriadený pracovník) - povinnosť schválenia dochádzky nadriadeným pracovníkom. Upozornenie na povinnosť schválenia je zobrazené "výkričníkom"

• Term. príchod - hodnota načítaná z dochádzkového terminálu

• Term. odchod - hodnota načítaná z dochádzkového terminálu

• Príchod - hodnota slúži ako podklad pre export do miezd. Zadáva sa buď ručne alebo načítaním z terminálu.

• Odchod - hodnota slúži ako podklad pre export do miezd. Zadáva sa buď ručne alebo načítaním z terminálu.

• Celkom hod. - celkové odpracované hodiny vrátane prerušení. 

• Preruš. - hod. - zarátané hodiny prestávky na obed, čerpania náhradného voľna

• Odprac. HH:MM - odpracované hodiny vrátane nadčasov

• Rozdiel hod. - kladný alebo záporný rozdiel v porovnaní s denným pracovným fondom

• Uznané hod. - hodnota zapísaná na základe hodnôt z "Príchodu" a "Odchodu"

• Saldo 58X - zapisujú sa ako plusové (nadčasy), tak aj mínusové (náhradné voľno) hodnoty v prípade, že ich chce užívateľ sledovať a následne spracovávať vo mzde

• O1 - Obed 1

• O2 - Obed 2

• Prac. fond - načítaná hodnota z platového výmeru zamestnanca

• Dôvod neprítomnosti - popis celodennej neprítomnosti 

• Smena názov - načítaná hodnota z nastavenia základnej smeny, či harmonogramu v platovom výmere zamestnanca

• Smena od - časové ohraničenie začiatku smenu

• Smena do - časové ohraničenie ukončenia smeny

• Smena prestávka - načítaná prestávka z nastavenej smeny

• poob. smena - zobrazené hodiny zarátané pre príplatok za poobednú smenu

• nočná smena - zobrazené hodiny zarátané pre príplatok za nočnú smenu

Rozdiel medzi započ. a praco. fondom = Pracovný fond - (Odpracované + započítaná denná neprítomnosť). Neodporúčame uzatvárať dochádzku a následne exportovať hodnoty do miezd v prípade, že rozdiel je ZÁPORNÁ HODNOTA !

Pracovná doba - hodnota načítaná z platového výmeru zamestnanca.

Prehľady:

• Neprítomnosť

• Prerušenia

• Príplatky

Komunikácia s terminálmi

• zasielanie zoznamu pracovníkov a prerušení do dochádzkových terminálov

• načítanie príchodov a odchodov z dochádzkových terminálov

Stav zamestnancov

• aktuálny prehľad prítomných, na dovolenke alebo PN

Štatistiky

• Prehľad prerušení podľa obdobia

• Mesačný rozpis spracovanej dochádzky

• Mesačný rozpis skutočne odpracovaných hodín (bez prerušení) 

• Prehľad pohybov na dochádzkových termináloch

Nastavenie dochádzky

• základné nastavenie pre dochádzku

Typy prerušení

• nastavenie prerušení , dennej neprítomnosti, ...

Zoznam terminálov

• nastavenie typov dochádzkových terminálov, spôsob pripojenia a ich možností.

Externí zamestnanci

Skupiny externých zamestnancov

Zarovnať čas dochádzky - slúži pre zmenu zapísaného času z terminálu do spracovania dochádzky.

Používať dochádzkový terminál - nastavenie vypne alebo zapne funkcie pre nastavenie a komunikáciu s dochádzkovým terminálom.

Automatické odrátavanie obedov – nastaví sa ak zamestnanci nepoužívajú dochádzkový terminál pre obed. Systém automaticky odpíše potrebný čas obeda podľa nastavených hodnôt.

Používať externých pracovníkov - číselník externých zamestnancov, ktorí nie sú v mzdovom systéme. Používa sa pri sledovaní pracovníkov z agentúr, sledovanie pravidelných technikov ktorí účtujú hodinové sadzby ...

Prerušenia v práci

Nastavenie prerušení v práci je dôležité nastavenie podľa ktorého sa vyrátavajú podklady pre mzdy. Nastaví sa podľa požiadaviek konkrétnej prevádzky.

Povinné nastavenie je len pre “Odpracované“ s ID „00“ podľa obrázku.

Ostatné prerušenia alebo denné neprítomnosti sa nastavujú podľa potreby. ID je vo formáte „99“ (číselná hodnota)

Príklad dovolenky :

• čas sa nezapočítava do dennej pracovnej doby

• čas sa započítava do mesačnej pracovnej doby

• povolí sa v zadávaní celodennej neprítomnosti

• v prípade, že prevádzka nepovoľuje pol dňa dovolenky, nepovolí sa v zobrazovaní v denných prerušeniach

• väzba na mzdovú položku

• "Povinná kontrola mzdovým pracovníkom" aktivuje stĺpec "MP" (mzdový pracovník) v prehľade pracovníkov a v mesačnom prehľade. Bez potvrdenia užívateľom s typom prístupu "Mzdový pracovník" nebude možné uzavrieť a exportovať dochádzku za mesiac!
• hodiny z tohto prerušenia sa neodpočítavajú z príplatkov.

Príklad náhradného voľna:

• čas sa nezapočítavá do dennej pracovnej doby

• čas sa nezapočítavá do mesačnej pracovnej doby

• povolí sa v zadávaní celodennej neprítomnosti

• povolí sa v prerušeniach

• väzba na mzdovú položku

• nie je nutná kontrola mzdovým pracovníkov

• hodiny z tohoto prerušenia sa odčítajú z príplatkov za sobotu, nedeľu, sviatok alebo prácu nadčas

Mesačný prehľad s pevnou pracovnou dobou

Mesačný prehľad so zmenou

Hromadné operácie slúžia na zapísanie dovoleniek, PN ... ktoré sú na viac dní.

Mesačné zostavy

Príklad neprítomnosti v práci

V dôvode neprítomnosti sa zobrazia len prerušenia ktoré majú nastavené „povoliť v celodennej neprítomnosti“

Príklad odpracovanej doby s prerušením.

V dôvode prerušenia sa zobrazia len prerušenia, ktoré majú nastavené „povoliť v prerušeniach“

Za jeden deň je možné max.10 prerušení.

Zadávanie času príchodu alebo odchodu je možné dvoma spôsobmi :

• klávesnicou

• stlačením ikony hodín sa posuvníkom nastavia hodiny a minút

Nastavenie komunikácie a vlastností dochádzkového terminálu

Zobrazenie údajov na displeji dochádzkového terminálu

Cezčas a dovolenka

V nastavení dochádzkového terminálu je potrebné zaškrtnúť možnosť "do termnálu odosielať konto zamestanca"

V nastavení kláves terminálu nastavíme prerušenie 97 tak ako je znázornené na obrázku nižšie

Po stlačení tlačidla na terminále sa zobrazí na displeji stav pracovnej doby zamestnanca

Prehľadnosť a prepojenie s terminálmi

Samozrejmosťou je dvojúrovňové riadenie prístupu pre zamestnancov a poverených riadiacich pracovníkov a personalistov, prehľadné grafické spracovanie, jednoduchá konfigurácia a možnosti prispôsobenia pre evidenciu nadčasov a podobne. Zaujímavosťou je napríklad možnosť pridania poznámky ku každému prerušeniu pracovnej doby. Túto poznámku majú následne k dispozícii všetci poverení užívatelia systému PREMIER, typicky personalisti, priami nadriadení a mzdoví účtovníci. Vývojári mysleli aj na pohodlnú evidenciu dochádzky v odvetviach, ako služby či priemysel a výroba prostredníctvom dotykových terminálov, čipových a magnetických kariet.