5. 1 Pořízení výdejky

Owned by Tomas Stepanek
Last updated: bře 29, 2024
9 min read

Pořízení výdejky/DL probíhá v základních dvou režimech:

  1. V běžném (klasickém) režimu – určeném pro veškeré způsoby výdeje a prodeje ze skladu, a při určeném nastavení také pro maloobchodní prodej
  2. V pokladním režimu – určeném především pro maloobchodní režim. Tento režim nabízí rychlé pořizování dokladů, okleštěné o zbytečné přesuny kursorů a potvrzovacích funkčních kláves viz kapitola "Maloobchodní prodej".


Na této stránce najdete:


Pořízení výdejky /DL


Po stisknutí klávesy "F3" (resp. Shift+F3) – Nová se nabízí tyto varianty pro pořízení výdejky/DS

1 Ručně

Výběr odběratele - se provede zadáním jakéhokoliv znaku ze seznamu odběratelů, tzn. zkratky, názvu, adresy města apod. Program podle výskytu těchto znaků v seznamu příslušného partnera fulltextově vyhledá. Pokud se jedná o nového dodavatele, stačí při výběru partnera (ikona otazníku "?") kliknout myší na políčko "Přidat nového partnera“ podrobněji v "adresáři odběratelů". 

Vyplnění dalších údajů záhlaví výdejky:

  • Číslo výdejky - uživatel u první výdejky zvolí svoji číselnou řadu, přičemž pro každou následující výdejku program přidá číslo 1.
  • Výběr "Zakázky“ a "Střediska“ se provádí obdobně jako výběr ze seznamu dodavatelů.
  • Druh výdeje- v tomto poli si uživatel zvolí druh výdeje na sklad. V modulu "Seznam skladů/Pohybů“ se provádí definování jednotlivých druhů skladových položek pro rozlišení výdajů, převodů aj. pohybů. Je-li změněn druh příjmu/výdeje až po zadání položek na příjemce/výdejce, prověří se i účtovací předpisy k danému druhu příjmu/výdeje.
  • V políčku „Datum vystavení“ se nabízí aktuální datum. 


Vyplnění dalších políček je nepovinné a lze je vyplnit podle potřeby uživatele (Objednávka, Dodací list ad.).

  • Objednávka, ze dne, termín - informace ohledně objednávky.  Při tvorbě výdejky na základě objednávky se údaje překlopí z objednávky.

  • Trasa pro rozvoz - zde mí uživatel možnost nadefinovat si číselník tras pro rozvoz. 

    Tip

    Ve skladu - přehledy, pak lze zobrazit třeba přehled prodejů seřazený dle trasy pro rozvoz.

  • Popis #1 - #4  - uživatelsky definovatelné údaje na výdejce, zde má uživatel prostor pro své požadovaní údaje. Definice těchto uživatelských údajů se provádí ve "Správci - Předvolby - Globální - Sklad - Uživatelské popisky ve Skladových dokladech"
  • Popis - libovolný popis.
  • Poznámka - pole pro poznámku.
  • Datum #1 a #2 -  opět definovatelné tentokrát datumové údaje. 
  • Vystavil - informace o tom, kdo doklad vystavit. Tento údaj se vyplňuje automaticky dle předvoleb uživatelských.



Přepnutí do dolní části výdejky "F6", kde se provádí pořízení jednotlivých položek výdejky.

Po stisknutí klávesy "F3" se zadá inventární číslo skladové položky vydávané ze skladu. Do tohoto pole lze zadat jakýkoliv znak označující skladovou kartu. Pokud uživatel nezná inventární číslo, klávesou "F8", případně kliknutím myší na ikonku otazníku "?" se nabídnou volby pro výběr zásob. Podle této volby jsou následně seřazeny položky v seznamu.

Tip

Pokud se zadá klíčový výraz ** (dvě hvězdičky), nabídne se naposledy použitý výběr.

Prohlížet kartu - po vyhledání skladové karty se aktivuje pole pro prohlížení karty, Pomocí této volby může uživatel vyvolat náhled na skladovou kartu.

Pohyby -po vyhledání skladové karty se rovněž aktivuje pole pro zobrazení pohybů na skladové kartě. 

V pravém horním rohu editačního okna je informace o aktuálním množství vybrané zásoby na skladě, o rezervovaném množství (kliknutím na šipku se zobrazí podrobnosti a množství k dispozici).

Do volných položek se vedle položky "inventární číslo“ přenesou údaje ze skladové karty.

Tip

Uživateli je umožněno dosazený název položky dodatečně měnit.

Pak se zadá množství, které se vydává ze skladu. MJ (měrná jednotka) se automaticky přenese z karty, lze ji ovšem změnit. Množství je možné zadávat také v jiných měrných jednotkách. Po zadání ceny za měrnou jednotku se automaticky spočítá celková cena příjmu zásob.

 Každou položku příjemky lze individuálně předkontovat do položky "účtovací předpis“. Nastavení pro automatizovanou předkontaci příjemky se nachází v "Seznamu skladů/druhy pohybů“.

 K uložené položce/položkám, lze kombinací kláves Ctrl+S pořídit slevu podrobně popsáno zde.

Uživatel má možnost zadávat položky do výdejky hromadně pomocí funkce "hromadné zadávání". Po stisknutí této volby si uživatel navolí způsob zobrazení skladových karet a jejich řazení.

V dalším kroku pak u jednotlivých skladových karet zadává množství, které se má vyskladnit. Po stisknutí "Ok" se následně skladové karty hromadně vyskladní.

Položky do výdejky lze dodatečně přidat také na základě objednávky a nebo nově také ze šablony výrobní soupisky viz tlačítko "Přidat z objednávky/š". Po stisknutí této volby si uživatel zvolí, zda chce položky přidat z objednávky (zobrazí se seznam otevřených objednávek) nebo z šablony výrobní soupisky (v dalším kroku se šablona vyhledá pomocí klíčového výrazu). Následně se vybrané položky vyskladní.


Přepnutí zpět do horní části faktury ("F6", "Esc") uložení klávesou "F2" se nabídnou čtyři možnosti pro pořízení dalších dokladů, podrobně popsáno zde.

 

Poznámka

K výdejce lze pořídit úvodní text, podobně jako u vystavených objednávek "F9“. Tento text lze v uživatelském formuláři výdejky umístit kdekoliv.

2 Na základě objednávky

Tento způsob pořízení výdejky probíhá automatizovaným dotažením údajů z přijaté objednávky do výdejky, čímž dochází k automatické realizaci přijaté objednávky.

V první fázi je nutno zadat odběratele, na něhož je výdejka pořizována (resp. Objednávka), nebo provést výběr objednávky horkou klávesou "F8", čímž se zobrazí kompletní seznam otevřených objednávek se zobrazením počtu objednávek u jednotlivých odběratelů.

V dalším kroku je nutné upřesnit výběr objednávky, pokud je u jednoho odběratele pořízeno více objednávek (pokud je jedna, program automaticky dosadí tuto objednávku). Jestliže v rámci jednoho partnera existuje více nezrealizovaných objednávek, lze vybrat objednávky na výdejku. 

Obrazovka "Vyberte objednávku určenou k realizaci" zobrazuje seznam otevřených objednávek, které jsou barevně rozlišeny podle možnosti realizace (viz legenda v dolní části obrazovky). Ke každé objednávce jsou zde základní informace jako odběratel, požadovaný termín dodání, číslo objednávky, cena objednávky, počet položek, stav plnění, měna, trasa, status atd. Nově je v seznamu otevřených objednávek vidět, zda již byla objednávka tisknuta či exportována a případně jakým uživatelem.

V další fázi program provádí kontrolu objednaného a vydávaného zboží/materiálu na aktuální stav na skladě. Pokud je dle objednávky nutno vydat více, než je aktuální stav na skladě, program podá zprávu o nezrealizovaných objednávkách. Volbou "O.K". program dotáhne údaje z výdejky, kde může uživatel provést případné změny přes klávesu "F6" v jednotlivých položkách.

Upozornění

Pro pořízení výdejky/DL na základě více objednávek je nutné funkci povolit ve "Správci - Předvolbách Globálních/Uživatelských - Sklad“ v nabídce "Automatické vystavování“.

Pokud není potřeba ihned zvolit partnera, nabízí se možnost "F8" - výběr z otevřených objednávek, načež program zobrazí všechny partnery, a u nich počet otevřených objednávek. Zvolením partnera (Enter) se nabízí možnost označení objednávek, na základě kterých se bude vystavovat DL (v případě více otevřených objednávek). V dalším postupu je možné označit položky, které nebudou předmětem dodacího listu.




Tip

K vytvoření výdejky lze použít také data z off-line čtečky. Podrobnosti zde.

3 Na základě příjemky

Tímto způsobem lze na základě příjemky automaticky pořídit výdejka, což najde využití především při převodu veškerého nakoupeného materiálu do výroby, nebo pokud se celá dodávka (příjemka) obratem prodává, což usnadňuje pořizování všech položek na příjemce.

Pokud se tvoří výdejka na základě zakázky, navrhnou se položky všech příjemek s daným zakázkovým číslem. Pomocí hvězdičky "* " lze označit vyhovující příjemky, "OK“ se potvrdí výběr, načež se navrhne výběr jednotlivých položek příjemek, kde lze opět hvězdičkou vybrat konkrétní položky a následně provést případnou změnu v množství nebo ceně, pokud jde o prodej.



4 Na základě výrobní soupisky

Tato varianta je určena po uživatele výrobního modulu a umožňuje hromadné vyskladnění materiálu, který je definován na výrobní soupisce výrobku, která se využívá především při sériové výrobě. Program vyskladní množství materiálu s ohledem na množství výrobku, který je vyráběn.

Pro vyskladnění se nabízí při tvorbě dva základní způsoby: pro jeden výrobek, nebo je možné vyskladnit komponenty více výrobních soupisek , tedy více výrobků, přičemž v pro tuto variantu nutné zvolit v nabídce výběru VS funkci "Povolit zadat více výrobků najednou“. Výběr výrobní soupisky probíhá standardním způsobem jako výběr z kterékoliv jiné databáze (zakázky, střediska atd.), tedy zadáním jakékoliv klíčového výrazu. Pro zobrazení všech soupisek v poli „Klíčový výraz“ stačí kliknout na klávesu Enter. V následujícím kroku se provede "hvězdičkovou metodou“ výběr příslušných výrobních soupisek a potvrzením se nabídne další okno pro zadání množství výrobku, přičemž program automaticky nabízí množství definované na výrobní soupisce. V dalším kroku se již provede vyskladnění komponentů pro příslušný výrobek.



5 Na základě šablony výrobní soupisky

Jedná se o identický postup vyskladnění komponent jako v případě výrobní soupisky, ovšem na základě šablony soupisky, tzn. že je nutné vždy zadat požadované množství výrobků pro vyskladnění.


6 Načíst z off-line čtečky čárových kódů

Vyskladní se zásoby prostřednictvím čtečky čárových kódů.

7 Vyskladnit hotové výrobky zkalkulované výrobní soupiskou

V tomto případě se nejedná o pořízení výdeje komponent, nýbrž o výdej celého výrobku na základě výrobní soupisky, bez výdeje příslušných komponent. Postup pro pořízení zcela stejný jako v předešlých dvou případech.


8 Vyskladnit materiál/zboží dle procesů zakázky

Opět identický postup vyskladnění komponent tentokrát na základě procesu, který si vybereme.

A Načíst položky z registrační pokladny

Pro Slovensko: umožňuje načtení položek do výdejky z registrační pokladny.

B Načíst z EDI

Umožňuje vytvořit výdejku načtením z EDI formátů.

C Načíst z XLS

Výdejku lze vytvořit také načtením souboru ve formátu XLS. V prvním kroku je možné (ale není to nutné) vyplnit odběratele. V dalším se pak zobrazí samotný dialog pro import dat ze souboru XLS. Načtením souboru se aktivuje možnost přiřadit jednotlivé údaje z výdejky odpovídajícím sloupcům z Excelu. Podrobný postup je obdobný jako zde.

Dobropis (vrátka zboží)


Dobropis ve smyslu vrácení zboží na sklad se provádí pořízením výdejky, kde se uvede množství se záporným znaménkem. Při ukládání této výdejky program samozřejmě také nabídne vytvoření faktury - dobropisu (v případě nastavení DP jako prodej). Vytvoření dobropisu lze provést dvěma způsoby:

  • Ručně – ručním pořízením výdejky s uvedením záporného množství.
  • Nová s kopií – využitím funkce Shift+F3 (Nová s kopií) se nabídne kromě klasické vytvoření kopie výdejky, na které je uživatel nastaven, také možnost vytvoření dobropisu. Pokud tedy se provést dobropis k výdejce, kde je dobropisováno více položek či celá, nastaví se uživatel na příslušnou výdejku, zvolí shift+F3 a zvolí nabídku dobropisu a program provede kopii výdejky s tím, že u množství dosadí záporné znaménko.

Upozornění

Nelze provádět dobropis k položce, ke které ještě nebyl prováděn příjem, neboť program pak neví, jakou skladovou cenu má dosadit do příslušné položky.!!

Výdejka v cizí měně – Vývoz

Pro vytvoření výdejky v cizí měně je nejdříve nutné mít pro sklad nastaveny: Povolit cizí měny – "Správce - Předvolby -  Globální – Sklad" . V této nabídce se vyplní kódy měn, které budou v obchodní činnosti využívány.

 V druhé fázi je možné zvolit dvě varianty pro objednávku v cizí měně:

  1. Automatické vystavení – tzn. , že se k příslušnému partnerovi vyplní do karty předvolená měna, přičemž program sám automaticky vyzve doplnění měny na příjemku/výdejku, po dosazení partnera.
  2. Ručním způsobem - stačí v hlavičce příjemky/výdejky zvolit nabídku "Dl v cizí měně“, přičemž takto bude příjemka/výdejka identifikována a pořízena v cizí měně

 Do výdejky se dosazují automaticky prodejní ceny v cizí měně, pokud jsou na skladové kartě nastaveny, více ceny v programu.


Upozornění

V případě vytváření faktury v cizí měně z výdejky je nutné při ukládání výdejky zvolit možnost "Nic“. Faktura se pak musí vystavit v modulu "Vydané faktury“ způsobem "na základě výdejky“.
Při tomto způsobu má pak uživatel možnost změnit kód DPH u položek (vývoz je osvobozen) a stejně tak má možnost zvolit kurz cizí měny, ke kterému bude částka na faktuře přepočítána.


Interní výdejka - převodka

Způsob pořízení interní výdejky a interní převody mezi sklady jsou zcela stejné jako klasický způsob. Pouze druh pohybu, který bude na výdejce, musí mít v nastavení definovánu volbu „Chovat se jako převodní výdejka“. Pokud je tato nabídka nastavena, pak program u tohoto pohybu nabízí při ukládání výdejky automatické vytvoření převodní příjemky. Pokud tak uživatel neučiní, pak se interní příjemka pořizuje na základě již vytvořené interní výdejky.

Výdej do mínusu – záporu


Výše již bylo uvedeno, že program nabízí možnost volby vydávat skladové zásoby do mínusu. Nastavení ve "Správci – Předvolby - Omezující – Sklad" – "Zákaz výdeje do minusového stavu". Tato volba je součástí přístupových práv, tedy ji lze povolit vybraným uživatelům, kteří budou mít právo vydávat do mínusu.

V případě, že na skladové kartě vzniknou záporné zůstatky, které nebyly narovnány, může uživatel všechny tyto zůstatky zjistit v modulu "Kontroly, účtování – Auditor skladu".

Upozornění

Uživatel může stav skladové karty dostat do minusového stavu také změnou data výdejky či příjemky tak, že nebudou chronologicky na sebe navazovat, na což program také automaticky upozorňuje při ukládání výdejky a uživatel má možnost si případné záporné zůstatky prověřit v modulu "Kontroly, účtování – Auditor skladu".