Doklady trvalého účtovania

Tento modul ponúka možnosť automatického vytvorenia - zaúčtovania periodických (opakujúcich sa) účtovných prípadov, čo môžu byť interné predpisy (predpis leasingu, platby nájomného), tvorba vydaných faktúr (pravidelné čiastky, nájomné) alebo naopak pravidelné prijaté faktúry (nájomné, ostatné záväzky). Modul má len evidenčný charakter, tzn. nevstupuje do účtovníctva. Len doklady, vytvárajúce sa na základe uložených návrhov vstupujú do účtovníctva.

Nastavenie automatického návrhu

V "Správca - Globálne predvoľby - Účtovníctvo" možno predvoliť, od ktorého dňa v mesiaci má systém vyzývať užívateľa k potvrdeniu automatického zaúčtovania navolených účtovných prípadov.

Pre nastavenie periodickej platby platia základné dve varianty vytvorenia príslušného účtovného dokladu:

1) Interný doklad - vytvorenie interného dokladu priamo do denníka, teda klasický účtovný predpis.

2) Faktúra - vytvorenie prijatej/vydanej faktúry do evidencie, ktorá sa potom následne automaticky zaúčtuje do denníka, tzn. že je možné periodické platby vytvárať ako faktúry na strane záväzkov - pravidelné nájomné (na základe zmluvy), leasing, záloha na daň z príjmu, ale formou prijatej faktúry (ostatné záväzky), ktorá prináša výhody napr. v saldokontnom sledovaní či možnosti vytvárať príkazy k úhrade. Na strane vydaných faktúr potom napr. u pravidelných faktúr za splátky.

Postup pri tvorbe návrhu dokladov trvalého účtovania

Stlačením tlačidla "F3-Nová" sa vytvorí návrh pre nasledujúce automatizované účtovanie prípadu. V ponuke novej položky sa vyplnia štandardné údaje dokladu pre zaúčtovanie vrátane periódy pre účtovanie s tým, že do ponuky "Cieľová dokladová rada" sa napíše skratka rady, do ktorej budú doklady v budúcnosti zaúčtované. Táto voľba je najdôležitejšou, nakoľko práve tu sa ponúkajú vyššie uvedené varianty:

1. Interný doklad

V poli "Doklad, Číslo" je nastavená rada, ktorá nie je súčasťou účtovného režimu, obsahuje len návrh pre budúce zaúčtovanie. Po uložení dokladu možno tieto návrhy zaúčtovať kliknutím na pole "Zaúčtovať".

Dotaz na automatické zaúčtovanie program ponúka už pri vstupe do účtovnej jednotky a sám vyzýva k zaúčtovaniu nadefinovaných dokladov trvalého zaúčtovania.

V ďalšej fáze sa ponúka kontrola všetkých účtovných prípadov, ktoré sa zaúčtujú. Pomocou hviezdičky možno vybrať položky pre zaúčtovanie. Zmazaním zaúčtovaných položiek v príslušnej dokladovej rade sa tieto položky automaticky presúvajú do dokladovej rady trvalého účtovania a ponúkajú sa pre opätovné zaúčtovanie.

Automatické vyzývanie sa neprejavuje u užívateľov, ktorí nemajú nastavené práva na doklady trvalého účtovania. Rešpektujú sa tiež uzamknuté periódy.

2. Faktúra

V poli "Doklad, číslo" sa nastaví rada prijatých faktúr (záväzkov), resp. vydaných faktúr (pohľadávok) podobne ako v predchádzajúcom prípade, avšak tu je nutné zadať súčasne číslo šablóny prijatej faktúry, resp. vydanej faktúry, ktorá sa musí vopred vytvoriť a v nej sa nastavia všetky potrebné údaje, ktoré užívateľ chce na vytvorenej faktúre mať.