Exporty sestav a dokladů (tiskových formulářů) 

Napříč celým systémem je možné provádět exporty do několika formátů.

Export je k dispozici vždy v:

• Dialogu tisku

  Open

  

   

• Rychlé tiskové sestavě

  Open

  

   

Typy exportu

Datový export

Umožňuje export z programu do jednoho z datových formátů v nabídce.

Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen.

Formát - dále zvolíme formát, do kterého se sestava uloží.

Zakódovat heslem - viz níže

Seznam údajů - položky sestavy. Každý údaj představuje určitý parametr databáze (sloupec). Tlačítky Přidat, Odstranit, Přidat vše a Odstranit vše vybíráme položky, které chceme exportovat do souboru.

Uložit nastavení a Načíst nastavení - pro opakující se exporty lze využít uložení výběru údajů do paměti.

Odeslat kopii na e-mail - pokud chceme požadovaný export poslat e-mailem, zaškrtneme tuto volbu  a napíšeme e-mailovou adresu (k dispozici je i kopie a skrytá kopie). Po kliknutí na tlačítko OK se soubor vytvoří a současně se otevře nová poštovní zpráva, ve které již bude připojena příloha s exportovaným souborem. Můžeme ještě doplnit text zprávy a dát „Odeslat“.

Při exportu otevřít dokument - pokud je tato volba povolena, pak se při exportu dokument otevře.

Vícenásobný export do EXCELU:

• Možnost exportu více přehledů najednou, přičemž jednotlivé přehledy jsou exportovány jako jednotlivé listy souboru *.XLS. Toto lze uplatnit například u přehledů aktiv a pasiv, celkových výkazů zisků nebo při hromadném exportu účtů hlavní knihy do jednoho XLS (XML) souboru.

• Možnost exportu hlavní knihy po vybraných účtech, všechny najednou v jednom XLS souboru.

Export do EXCELU - XML

Export do XML. Pro tabulkový export sestav a přehledů byla implementována další možnost exportu do Excelu XML. Oproti předchozímu formátu není exportovaný soubor omezen na počet řádků, to přináší výhodu předvolených filtrů v dokumentu a neomezenost (možnost exportů více jak 65536 řádků oproti klasickému exportu do XLS).

Export do Excelu XML se nachází v nabídce rychlá tisková sestava.

Grafický export

Exportovat lze všechny tiskové formuláře a to do HTML, PDF nebo DOC souboru. Funkce pro jejich generování se nachází v nabídce tisku, podobně jako funkce pro export do MS Excel. 

Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen.

Formát - dále zvolíme formát, do kterého se sestava uloží.

Zakódovat heslem - viz níže.

Připojit přílohy - pakliže jsou ve vazbách přílohy, je tisk a export dokladů z programu PREMIER možný včetně těchto externích příloh ve formátu pdf, doc, docx, xsl, xslx (viz dále).

Elektronicky podepsat - pokud chceme dokument elektronicky podepsat, odškrtneme tuto volbu, viz elektronický podpis.

Připojit přílohy - pomocí této volby lze spolu s dokumentem vytisknout či vyexportovat také přílohy, které jsou k dokumentu svázány vazbou (viz níže).

Odeslat kopii na e-mail - pokud chceme požadovaný export poslat e-mailem.

Při exportu otevřít dokument - pokud je tato volba povolena, pak se při exportu dokument otevře.

XLS(X) dle pohledu

Do datového formátu EXLS (ELSX) je možno exportovat i dle aktuálního pohledu s možností výběru údajů, které se mají exportovat.

Výstupní soubor - zde se definuje cesta, kde bude vytvořený soubor uložen.

Údaje z pohledu určené pro export - možnost zvolit z údaje dle aktuálního pohledu, které se mají exportovat.

Formátování - možnost upravit nastavení ve výsledném souboru včetně volby typu.

Zakódovat heslem - viz dále.

ZÁSOBNÍK SESTAV

Komplexní nástroj pro export jakýkoliv dokument(ů) do libovolných formátů. Více zde.

Opakující se exporty

Při opakovaných exportech program nabízí následující možnosti:

• Přepsat existující soubor – nový export nahradí původní uložený soubor.

• Změnit název/cestu pro uložení souboru – umožní exportovaný soubor jinak pojmenovat nebo uložit do jiné složky.

• Přejmenovat starý soubor – původní soubor bude přejmenován, nový export se uloží v aktuální podobě.

• Pro odeslání použít již vytvořený soubor – při opakovaném exportu před odesláním e-mailu lze vybrat již existující exportovaný soubor.

• Použít pro všechny – při exportu více souborů je v některých případech dostupná možnost použít vybranou volbu pro všechny exportované soubory.

Název exportovaného souboru

Názvy téměř všech exportovaných souborů jsou dány programem, pakliže nedojde k jejich přejmenování při samotném exportu.

U vydaných faktur, vydaných zálohových listů a upomínek je k dispozici možnost definovat strukturu názvu exportovaného souboru několika způsoby pomocí tlačítka v dialogu pro export "Název souboru, zpráva" buďto před samotným tiskem nebo trvale ve "Správci - Předvolby Globální - Odběratelé - Název VF při exportu" resp. pro upomínky, zálohové listy.

K dispozici jsou 4 možnosti struktury pojmenování, kdy Předpona je uživatelsky editovatelná:

• Předpona + Číslo

• Předpona + Číslo + Partner

• Doklad + Číslo

• Doklad + Číslo + Partner

Zaheslování exportovaných dokumentů

Exportované dokumenty z programu je možné zaheslovat. Zaheslovat lze dokumenty ve formátu PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, XML. Původně toto šlo pouze u exportovaných dokumentů ve formátu PDF. Dokumenty následně při otevření budou po uživateli vyžadovat heslo. 

Ve "Správci - Předvolbách - Uživatelských - Volby pro síť/tisk/export" lze trvale přednastavit heslo pro exportované doklady a heslo pro exportované seznamy/přehledy.

Open

Tisku a export dokladů včetně externích příloh

PREMIER umožňuje tisknout a exportovat doklady včetně externích příloh ve formátu pdf, doc, docx, xsl, xslx, které jsou k dokladu připojeny vazbou. Požadované přílohy je tedy nutné mít k dokladu připojeny vazbou.

V dialogu tisku a exportu dokladu se k dispozici volba "Včetně příloh".

Vedle této volby se nachází tlačítko "...", které uživateli umožní upřesnit výběr ze svázaných dokumentů. U každého dokumentu lze vidět jaký uživatel a kdy vazbu vytvořil.

Před samotným tiskem se uživateli zobrazí nové okno náhledu na dokument, kde lze dokument např. přiblížit nebo upravit nastavení tiskárny.

Při exportu dokladu z programu včetně příloh dojde ke sloučení dokumentů včetně základního dokladu do jednoho pdf souboru. Při exportu dokumentu včetně příloh MS Word a Excel se tyto přílohy automaticky převedou do pdf a rovněž se připojí k exportovanému dokumentu. Takto vytvořený pdf soubor lze rovnou odeslat na e-mail. Pro odesílání e-mailem je předvoleno, aby se dokumenty neslučovaly. Email tak bude mít více příloh.

E-maily

Při exportu je možno odeslat exportovaný soubor na e-mail pomocí volby "Odeslat kopii na e-mail". Touto volbou se vždy aktivují další údaje pro odeslání e-mailu.

Způsoby odeslání

K dispozici jsou následující možnost odeslání e-mailu. Způsob můžete volit při odeslání, trvale způsob předvolíte ve "Správci - Předvolby Globální/Uživatelské - Volky pro síť, tisk, export".

MS Outlook

Program vyexportuje soubor do přílohy v e-mailu v MS Outlook včetně textu zprávy, pakliže jej máte vyplněn, viz níže. Samotné odeslání e-mailu pak probíhá v MS Outlook.

MS Outlook Expres nebo Mozilla

Obdobně jako výše uvedený způsob.

Přímo přes server odchozí pošty (SMTP) - Editor e-mailů

Odeslání e-mailu probíhá přímo v programu přes server odchozí pošty (SMTP). Nastavení SMTP je podrobně popsáno zde.

Pro odeslání je nutno klasicky vyplnit:

• Odesílatele

• Komu

• Předmět - možnost zadat z číselníku.

• Text zprávy  - k dispozici je číselník ten lze definovat pro CZ i EN současně (program pak při hromadném rozposílání automaticky vybírá text zprávy podle státu příjemce v adresáři partnerů podrobně viz dále).

Náhled dokumentu - pokud je součástí e-mailu příloha nebo více příloh, lze zobrazit před odesláním náhled.

Údaje:

• Uváděný e-mail odesílatele

• Jiný e-mail pro odpovědi

• Skrytá kopie
  je možno trvale předvyplnit ve "Správci - Předvolby - Uživatelské - Volby pro síť, tisk, export - SMTP server".

DALŠÍ FUNKCE EDITORU E-MAILŮ

Přidat údaje z karty partnera - do těla e-mailu můžete proměnnou zadat údaj z adresáře partnerů a vytvářet tak personalizované e-maily. K dispozici je číselník proměnných. Při odeslání e-mailu se proměnná automaticky nahradí údajem z adresáře, který je vyplněn u partnera v požadovaném poli. Funkce je k dispozici i v číselníku textu zpráv.

Náhled - zobrazí tělo e-mailu tak, jak jej obdrží příjemce (např. na místo proměnné z adresáře se zobrazí konkrétní údaj).

Připojit adresu firmy - do těla e-mailu se po odeslání vyplní název společnosti, adresa, IČ, DIČ a www z globálních předvoleb (volbou “Náhled” lze tyto údaje před odesláním zobrazit).

Připojit vystavil, telefon - do těla e-mailu se po odeslání vyplní jméno a telefon z uživatelských předvoleb uživatele (volbou “Náhled” lze tyto údaje před odesláním zobrazit).

Pro vydané faktury, vydané zálohové listy a upomínky, je možné v nastavení nastavit způsob komunikace, definovat strukturu předmětu a předvyplnit text zprávy.

Text zprávy a předmět  ve "Správci předvolby - Globální - Odběratelé - Název VF při exportu, text zprávy"  si uživatel definuje pevně daný Předmět nebo jeho strukturu (dle obrázku) pro komunikaci v CZ a EN. Rovněž si zde uživatel vyplní text zprávy pro CZ a EN.

K dispozici je možnost "Připojit adresu firmy" a "Připojit vystavil, telefon" z předvoleb.

Způsob komunikace - ve "Správci předvolby - Globální - Odběratelé - Komunikace v" si pak uživatel nastaví následující:

• CZ u tuzemských + SK, EN v zahraničních - program pak automaticky při odeslání e-mail detekuje dle Státu uvedeného u partnera v adresáři partnerů, zda se jedná o tuzemského nebo zahraničního partnera a předvyplní předmět a text zprávy podle toho.

• CZ + EN - program bude při generování e-mailu pracovat dvojjazyčně a do e-mail automaticky předvyplní oba nastavené texty z nastavení.

Program s tímto pracuje i u hromadného rozesílání a automaticky vyplní text dle státu partnera. Zahraniční partneři jsou v seznamu pro odeslání označení znakem EN pro komunikaci.

Program s tímto pracuje i u hromadného rozesílání a automaticky vyplní text dle státu partnera i při hromadném odeslání. Zahraniční partneři jsou v seznamu pro odeslání označení znakem EN pro komunikaci.

Hromadné rozesílání exportovaných dokladů

Funkce „Rozeslat“ je nástroj, který umožňuje hromadně rozesílat doklady více partnerům najednou.

Rozeslat můžete jeden doklad, také více dokladů v rozmezí čísla např. faktur nebo data případně dle výběru.

nebo dle výběru - tato volba umožní v dalším kroku zadat období a vybrat ručně nebo s pomocí filtru dokumenty k odeslání e-mailem. Při výběru v dalším kroku lze využít všechny funkce unigridu pro třídění a filtraci.

Po upřesnění výběru (rozmezí čísel nebo data) se zobrazí se seznam vybraných dokladů, a pokud u partnerů jsou definovány e-mailové adresy, bude program rozesílat tyto doklady na tyto adresy. Pokud nejsou definovány žádné e-mailové adresy, lze je definovat při rozesílání dokladů.

Pokud jsou již e-maily definovány je možné doklady rozeslat – potvrdit výběr tlačítkem OK (F2).

Přednastavení způsobu předávání dokladů

Na kartě partnera v adresáři partnerů lze přednastavit způsob předávání jednotlivých typů dokladů a to tisk dokladu, poslání e-mailem nebo export do EDI formátu. Toto se nastavuje v adresáři u vybraného partnera v záložce Individuální - Vázané sestavy/Předání.

Při tisku/exportu takto nastavených dokladů pak program PREMIER zvýrazní předvolený způsob předání.

Funkci lze využít i u hromadných akcí jako je hromadné rozeslání nebo hromadný výběr pro tisk. V dialogu je vyznačen taktéž způsob předávání dokladů. Zde je možno např. využívat smartfiltry pro hromadné označení pro tisk nebo export.