Ako dostať dokument do PREMIERA?

Aplikáciu PREMIER Ai nájdete ako prvú voľbu pod tlačidlom "A" na hlavnej obrazovke programu.

Užívateľ má k dispozícii viac spôsobov, ako dostať dokument(y) do aplikácie PREMIER Ai:

• Automaticky:
  • synchronizovaním aplikácie PREMIER Ai s e-mailom(y)  - nastavenie synchronizácie s e-mailom je popísané tu.
  • automatickým načítaním z vopred zvolenej zložky - nastavenie východiskovej zložky je popísané tu.
• Ručne (ikony v hornej časti aplikácie PREMIER Ai):
  
  • Drag and drop
  • vložiť dokument(y) zo schránky
  • Otvoriť dokument(y) zo zložky
  • Vyfotiť dokument mobilným telefónom
  • Naskenovať dokument
    .... funkcie sú podrobne popísané nižšie v rýchlom vstupe.

Základné funkcie obrazovky PREMIER AI

Po spustení sa užívateľovi zobrazí nasledujúca obrazovka s aplikáciou PREMIER Ai, kde je vidieť 

• zoznam načítaných/vložených dokumentov, 
• náhľad na dokument, na ktorom aktuálne stojí kurzor
  ak tomu zodpovedajúce ďalšie tlačidlá/voľby a funkcie.

Pridanie dokumentov

Ako už bolo uvedené, dokumenty na vyťaženie sa sem dostanú buď automaticky synchronizáciou s e-mailami, načítaním z východiskovej zložky alebo ručne pomocou volieb "Pridať dokument" v ľavej hornej časti obrazovky. Jednotlivé typy ručného vloženia dokumentu sú podrobne popísané nižšie.

Vedľa volieb pre pridanie dokumentu je tlačidlo pre "Znovunačítanie z e-mailu/refresh"

Typy dokumentov

Nad zoznamom načítaných dokladov sa zobrazia informácie ohľadom druhu dokumentu, na ktorom aktuálne stojí kurzor. Možné typy:

• Objektový dokument čitateľný -  je možné priamo vyťažiť.
  
  
• Scan/fotka bez textu - ktorý je nutné následne previesť pomocou funkcie "Načítať pomocou OCR" na čitateľný dokument a až potom vyťažiť. Načítanie pomocou OCR je možné priamo odtiaľ alebo v obrazovke "Vyťažovanie" v ďalšom kroku.
  
  Akonáhle bude načítanie vykonané zobrazí sa informácia ohľadom čitateľnosti a rotácie dokumentu.
  
  Rovnako je možné pre prevod využiť hromadnú funkciu "Navrhnúť pre OCR prevod", ktorá je k dispozícii ako "Hromadná akcia". Kedy program sám prejde zoznam faktúr, označí tie, ktoré sa majú prevádzať, a prevod sa následne spustí voľbou "Načítať pomocou OCR".
  
  

Ďalšie ovládacie prvky

Pripojiť k väzbám dokladu - ak sa bude jednať o dokument, ktorý systém nerozpozná (napr. sa nebude jednať o doklad), je možné ho touto voľbou pripojiť do väzieb naprieč celým systémom. Po stlačení voľby stačí iba dohľadať kde sa má väzba na dokument vytvoriť .

Ukázať vyťaženie, akcie - táto voľba umožní vyťažovanie z jednej obrazovky viac tu.

Dohľadať - pre ľahké vyhľadávanie v aplikácii PREMIER Ai (podľa čísla dokladu, partnera, čiastky atď.)

Preposlať - možnosť preposlať dokument alebo odpovedať odosielateľovi. Je tu aj možnosť zaslania na technickú podporu.

Otvorené/Uzavreté/Všetky - možnosť ľahko meniť voľbu zobrazenia dokumentov v zozname podľa stavu. Vrátane možnosti definovať dátum "Od" pre uzavreté požiadavky.

Neprečítané - objavia sa iba, ak sú nejaké neprečítané záznamy (novo nahrané zo zložky/e-mailu). V zozname sú neprečítané záznamy tučne zvýraznené. Ide o interaktívny údaj, pokiaľ naň používateľ bude klikať, budú sa postupne neprečítané e-maily prechádzať.
Položky - aktuálny počet položiek v zozname.

Zoznam dokumentov

Dokumenty v zozname sú defaultne zoradené podľa dátumu a času nahrania. Ide o klasickú unigridovú tabuľku, ktoré sú naprieč celým programom, takže je možné využiť všetky jej funkcie ako filtre, radenie, vyhľadávanie či zmena pohľadu. Zoznam dokumentov v PREMIER AI obsahuje nasledujúce údaje:

Obálka - ak sa jedná o e-mail objaví sa v tomto stĺpci obálka. Kliknutím na obálku sa daný e-mail zobrazí.

Typ - obsahuje informáciu ohľadom typu dokumentov viď vyššie.

Druh - informácie už vyčítané z dokumentu ohľadom druhu dokladu.

VS, Číslo - variabilný symbol a prípadne v zátvorke číslo dokladu, ak sa líši od VS. Ide o už vyťažený údaj z dokumentu.

Partner - informácie o partnerovi z dokladu, Rovnako vyťažený údaj.

Mena - informace z vyťaženého dokumentu.

K úhrade - údaj z vyťaženého dokumentu.

Poznámka - priestor pre ľubovoľnú tu editovateľnú poznámku k dokumentu.

- podpora práce v tíme, možnosť priradiť dokument užívateľovi s následnou informáciou komu je Priradené.

- na mazanie po jednotlivom doklade z PREMIER Ai.

- vyťažovanie daného riadku.

- ak je doklad pripravený k priamemu zápisu, potom týmto tlačidlom je možné priamy zápis jednotlivo realizovať dvoma spôsobmi podľa statusu daného dokladu.

D. a Číslo dokladu - po zápise je tu informácia ohľadom dokladového radu a čísla dokladu, kde bol zápis vykonaný s možnosťou interaktívneho náhľadu alebo skoku na doklad pomocou tlačidla .

Status schvalovania - ak doklad spadá do schvaľovacieho procesu, aktivujú sa vždy príslušné funkcie a tu je k dispozícii údaj o aktuálnom statuse schvaľovania.

Vytvoril - informácia o tom, kto vytvoril záznam do PREMIER Ai.

Hromadné akcie

Voľbou hromadnej akcie sa do zoznamu aktivuje checkbox, vďaka ktorému je možné jednoducho vykonávať akcie hromadne.

Vybrať všetko - kedy sa v ďalšom kroku užívateľovi zobrazí upresňujúci dialóg:

Zrušiť označenie - voľba odstráni označenie u všetkých označených.

Navrhnúť pre OCR prevod - program sám prejde zoznam faktúr, označí tie, ktoré sa majú prevádzať, a prevod sa následne spustí voľbou "Načítať pomocou OCR" viď vyššie.

Vybrané položky:

• Odstrániť - hromadné odstránenie označených dokumentov.
  
• Prideliť - hromadné pridelenie označených dokumentov zvolenému užívateľovi.

Ďalšie akcie

Hromadne zapísať pripravené - automatický hromadný zápis dokladov so statusom "Pripravené na priamy zápis".

Vyťažiť/ zápis - touto voľbou sa vykoná vyťaženie dokumentu, na ktorom aktuálne stojí kurzor. Podrobnosti tu.

Náhľad na dokument

Nad dokumentom je informácia o umiestnení dokumentu a odosielateľ (e-mailová adresa), ak sú doklady načítané z e-mailu.
Pod dokumentom sú potom štandardné ovládacie prvky k dokumentu (listovanie, lupa atď.) vrátane možnostiť Otvoriť v aplikácii či Ukázať v priečinku.

Odosielateľ - ak sú doklady načítané z e-mailu, je tu uvedená e-mailová adresa odosielateľa.

Rýchly vstup

Ak chce užívateľ vložiť dokument bez využitia aplikácie PREMIER AI, má k dispozícii rýchle vstupy, pomocou ktorých sa dostane ihneď k vyťažovaniu vloženého dokladu.

Užívateľ má k dispozícii viac spôsobov, ako dostať dokument(y) pomocou rýchleho vstupu a tieto sú k nájdeniu:

Vložiť dokument(y) zo schránky

Program ponúka viac možností, ako vložiť dokument zo schránky na vyťaženie do PREMIERA.

Z e-mailu

Prvým spôsobom je načítanie priamo z e-mailovej schránky. V e-mailovom klientovi je nutné sa postaviť kurzorom na požadovaný e-mail resp. skupinu e-mailov a tieto skopírovať do schránky buď pomocou Ctrl + C alebo pravým tlačidlom myši a kopírovať.

Takto sa do systému načíta celý e-mail vrátane všetkých príloh. Program sám rozpozná typy príloh (faktúra, zálohový list, príloha,…). Faktúry automaticky označia na import.

Následne je nutné sa presunúť do PREMIERA a myšou nabehnúť na tlačidlo "A" a následne zvoliť voľbu "Vložiť dokument(y) za schránky".

Takto sa do systému načíta celý e-mail vrátane všetkých príloh.

Konkrétna príloha e-mailu

Ak chcete načítať iba konkrétnu faktúru z e-mailu, je nutné nakopírovať do schránky iba danú prílohu. Do PREMIERA sa následne dokument vloží rovnakým spôsobom ako viď. vyššie.
E-mailových príloh možno označiť viac naraz.

Viacero e-mailov

Podobne je možné v e-mailovom klientovi nakopírovať do schránky viac e-mailov a následne cez tlačidlo „A“ vložiť do PREMIERA.

Kopírovanie súboru

Dokument je možné do PREMIERA načítať kopírovaním dokumentu resp. dokumentov priamo z ich umiestnenia/miesta uloženia (disk, flash atď.).
Načítanie v PREMIERE sa vykoná opäť cez tlačidlo "A" a "Vlepiť dokument(y) za schránky".

Rovnakými spôsobmi je možné vložiť dokument(y) zo schránky priamo v aplikácii PREMIER AI.

Dokument je možné vlepiť do PREMIERA aj metódou „Drag and drop“ tj „ťahaj a pusť“. Načítanie dokumentu týmto spôsobom spočíva v tom, že sa myšou „chytí“ externý dokument, „natiahne sa“ do vyznačeného miesta v PREMIERE, teda tlačidlo „A“ a tu sa myš pustí.
Pretiahnuť je možné dokument priamo z e-mailu resp. celý e-mail alebo priamo z konkrétneho umiestnenia.

Otevřít dokument(y) ze složky

Touto voľbou sa dokument(y) načítajú zo zložky, teda sú niekde uložené a programu sa ukáže cesta k nim.

Označiť je možné jeden alebo viac dokumentov a následne "Otvoriť".

Vyfotiť dokument mobilným telefónom

Pripravujeme.

Naskenovať dokument

Touto voľbou je možné priamo skenovať dokumenty do PREMIERA na načítanie údajov.

Po spustení voľby je v ľavej časti obrazovky možnosť ďalšieho nastavenia pred samotným skenovaním.
Ak je k PC pripojený nejaký skener alebo viac skenerov je k dispozícii "Výber skenera".

Nastaviť možno tiež:

• výstupný adresár,
• rozlíšenie,
• typ obrázku,
• kompresia,
• formát skenovaného dokumentu - predvolený formát je možné nastaviť v "Správcovi - Predvoľby - Globálne - Voľby pre sieť/tlač/export/import - Predvoľby pre tlač/skener". Defaultne je nastavené pdf, čo odporúčame pre viacstránkové faktúry a následné rozpoznávanie.

Samotné skenovanie sa spustí voľbou "Skenovať".

Ak sa má skenovať viac strán použije sa voľba "Skenovať ďalšiu stranu".

Pokiaľ je už sken kompletný, na načítanie sa pripraví voľbou "Uložiť a dokončiť".