Vyťažovanie

K vyťažovaniu dôjde ihneď po nahratí dokladu do PREMIER Ai alebo po vložení dokumentu rýchlym vstupom a na pokyn:

• volbou "A" pri danom riadku v aplikácii PREMIER Ai,
• voľbou "Vyťažiť/ zápis", kedy sa vykoná vyťaženie dokumentu, na ktorom aktuálne stojí kurzor z aplikácie PREMIER Ai,

V prípade skenu, fotiek bez textu sa vyťaženie vykoná až po prevode pomocou OCR.

Po vyťažení dokumentu resp. dokumentov z aplikácie PREMIER Ai alebo cez "Rýchly vstup" sa užívateľovi zobrazí nasledujúca obrazovka rozdelená na:

• Náhľad

• Informácia o dokumente

• Vyťažené údaje a ďalšie funkcie

Náhľad

Náhľad na aktuálny zvolený dokument - je k dispozícii v ľavej časti obrazovky.

Zvýraznené údaje - v samotnom náhľade dokumentu sú farebnými rámčekmi zvýraznené údaje, ktoré systém načítal. Načítaný údaj je vždy prepojený modrou čiarou s celkovým výpočtom načítaných hodnôt v prostrednej časti obrazovky. Ak používateľ prejde myšou do rámčeka, okamžite dôjde k podfarbeniu načítaného údaja. Toto je možné aj opačne, teda označením poľa v tabuľke načítaných údajov.

Funkcia laso - nad šípkami pre listovanie v dokumente je k dispozícii funkcia laso, vďaka ktorej je možné upresniť údaj priamo z dokumentu, pokiaľ sa nenačíta správne. Dopĺňa sa údaj, na ktorom je kurzor (zeleno podčiarknutý). Užívateľ má k dispozícii pomocou rozbaľovacieho menu meniť voľbu, o ktorý údaj ide.

Listovanie dokumentom - pomocou šípok s číslom stránky je možné listovať aktuálne zobrazeným dokumentom

Informácie o dokumente

V pravej hornej časti sú k dispozícii informácie o aktuálne vyťažovanom dokumente a obsahujú tieto údaje:

V zozname načítaných dokumentov je možné vidieť tieto stĺpce/údaje:

• "P" - označenie dokumentov, ktoré sa navrhli ako uloženie do príloh,
• "..." - interaktívne tlačidlo, ktoré otvorí daný dokument z jeho umiestnenia alebo daný e-mail,
• popis - editovateľný popis dokumentu, popis sa následne prenesie do popisu k väzbám v prípade, že bude väzba vytvorená.
• vystavené - tu je dátum vystavenia priamo z vyťaženého dokumentu,
• typ - dokument vo forme PDF, e-mail atď,
• druh - typ dokladu podľa jednotlivých modulov
• "Z" - ak sa v tomto stĺpci niekde objaví písmeno "Z", znamená to, že dokument je už zapísaný do systému,
• "A" - ak je odtržítko v stĺpci "A", potom tento dokument navrhuje systém k automatickému importu,
• odosielateľ - ak sa jedná o načítanie z e-mailu,
• dátum prijatia - tu je dátum prijatia alebo načítania.
• zdroj - cesta k dokumentu.

Vyťažené údaje

V prostrednej časti obrazovky sú vidieť vyťažené údaje, údaje sú editovateľné.

Dokument - systém sám spozná o aký typ dokumentu sa jedná a v akom je jazyku (vlajka). V tejto chvíli vie pracovať s CZ, SK a EN. Doplnené budú ďalšie jazyky. Podľa zisteného typu dokumentu vykoná zodpovedajúce vyťaženie a bude navrhnutý modul a rad pre zaúčtovanie dokladu.

- refresh vyťaženia. Funkcia, ktorá znova vyťaží všetky údaje. Zrušia sa tak aj všetky ručné úpravy.

Číslo - číslo faktúry

VS - variabilný symbol

Rozpoznaný je aj konštantný a špecifický symbol.

Naše IČO v dokumente - systém skontroluje, či sa zhoduje IČO odberateľa s IČO, ktoré má daná účtovná jednotka nastavené v "Správcovi - Predvoľbách - Globálnych". Ak IČ zodpovedá, je tu zelené odtržítko. Ak nie, objaví sa červený krížik.

IČO, DIČ partnera - podľa vyčítaného IČO alebo DIČ je kontrolované, či je už partner založený v adresári alebo nie. Ak áno, objaví sa zelené odtržítko a interaktívne tlačidlo "...", pomocou ktorého sa dá ľahko prepnúť rovno do adresára na daného partnera.

Pokiaľ dané IČ v adresári nie je nájdené, objaví sa červený krížik a tlačidlo "Pridať partnera". Touto voľbou bude užívateľ prepnutý rovno do adresára partnerov s možnosťou založenia nového partnera podľa vyťaženého IČO zo serverov verejnej správy.

Podobne je možné priamo v poli pre IČO partnera dohľadať podľa názvu alebo IČO ručne.

Pokiaľ sa jedná o partnera, ktorý nemá IČO ani DIČ, program mu pridelí automaticky zákaznícke číslo, ktoré sa uloží do adresára partnerov, a nabudúce je tento partner vyhľadaný pomocou tohto čísla.

Pokiaľ užívateľ nezaloží neexistujúceho partnera ihneď tu, bude k tomu neskôr vyzvaný pri spracovaní dokladu do systému.

Pri zakladaní partnera má užívateľ opäť k dispozícii náhľad na dokument pre prípadnú kontrolu a doplnenie údajov.

Dátum uskutočnenia, dátum vystavenia a dátum splatnosti - ďalej sa z dokumentu vyťažia dátumové údaje. PREMIER Ai rozpozná dátum aj v slovnom formáte (napr. 15. januára 2022).

Bankové spojenie - program vyťaží všetky bankové spojenia na doklade vrátane IBAN kódov (vo všetkých svetových formátoch).

V prípade, keď je na dokumente viac bankových účtov, je na užívateľovi výber účtu pre danú faktúru. Pri zápise do adresára partnerov sa uložia všetky bankové účty a ako základný je vybraný ten, ktorý používateľ označil.
Pri CZ faktúrach program hľadá najskôr klasické číslo účtu a až potom IBAN. Pri SK faktúrach sa berie prioritne IBAN.

Rýchla platba - Po načítaní bankového spojenia sa aktivuje funkcia "Rýchla platba". Táto voľba zobrazí QR kód pre platbu, vďaka čomu je možné ihneď faktúru zaplatiť pomocou jeho načítania do bankovníctva mobilným telefónom aj v prípade, že sa QR kód na faktúre nevyskytuje. V prípade viacerých účtov je QR kód pre zvolený účet.
QR kód je možné tiež ľahko metódou "Drag and Drop" pretiahnuť rovno do internetového bankovníctva.

Celkom - celková vyčítaná čiastka s DPH vrátane meny.

Uhradené/Zálohy - ak sa načíta aj informácia o zálohe, aktivuje sa voľba "Preveriť" pre vypárovanie záloh. Program hľadá podľa rozpoznanej čiastky (pripravujeme, že keď ich je viac, tak aby automaticky našiel aj ich, podľa logického súčtu).

Výber z otvorených záloh.

Informácia, že došlo k vypárovaniu so zálohou.

Zaokrúhlenie

K úhrade - celková čiastka s DPH po odpočítaní zálohy a zaokrúhlení.

Položky dokladu

PREMIER AI umožňuje zadanie položiek rovno pri vyťažení. Ak je k dokladu histórie prípadne existuje šablóna, potom položky aj sám vyplní.

Položiek môže byť viac, ďalšia položka sa pridá voľbou "Nová", kedy sa otvorí klasická obrazovka na zadanie položiek v programe. Tu je možné využiť všetky funkcie programu (vzory, pomerové zadávanie, údaje pre intrastat atď.). Zjednodušené zadanie položiek je možné vykonávať priamo, vrátane účtovania, kódu DPH, zákazky a strediska. Rovnako je možné využiť vzory pomocou "?".

- možnosť zmeniť poradie riadkov

- editácia daného riadku priamo v klasickej zadávacej obrazovke v programe.

- zmazanie riadku

Ďalšie fukcie

S pomocu histórie

Ak sa jedná o doklad s partnerom, ktorý už bol raz načítaný (bežnou faktúrou, nie stornom alebo dobropisom), aktivuje sa voľba "S pomocou histórie". Táto voľba umožní to, že program k načítaným údajom použije ešte históriu dokladu (defaultne podľa najnovšieho dokladu), teda užívateľom doplnené údaje z predošlých dokladov a tieto vyplnia aj automaticky. Ide o tieto údaje:

• popis položky,
• sadzbu DPH, príp. kód prenesenej daňovej povinnosti,
• účet,
• zákazku, stredisko, doplnkové analýzy a ďalšie.

K dispozícii je "Náhľad" na doklad, podľa ktorého sa má história predvyplniť a voľba "Upresniť", pomocou ktorej si môžete z navedených dokladov ľahko vybrať, podľa ktorého sa má história použiť.

V prípade, že užívateľ chce/nechce históriu použiť, stačí túto voľbu iba odškrtnúť.

Podľa šablóny

Pokiaľ systém detekuje, že k danému partnerovi existuje v programe "šablóna", ponúkne možnosť vytvoriť doklad pomocou šablóny. Aj tu je k dispozícii "Náhľad" na šablónu, podľa ktorej sa má doklad vytvoriť a voľba "Upresniť", pomocou ktorej si môžete šablónu vybrať. Údaje do dokladu sa potom preberú zo šablóny.

Duplicita

Systém pri načítaní údajov kontroluje duplicitu, teda stráži či už faktúra nie je v systéme zavedená. Ak objaví duplicitu, označí to hláškou, písmenom "D" pri vyťažených údajoch a tiež v zozname faktúr v stĺpci "Z".

Náhľad - v prípade, že ide o duplicitný doklad, aktivuje sa vedľa tohto oznámenia aj voľba "Náhľad", pomocou ktorej je možné interaktívne zobraziť už načítaný doklad.
Doklad, ktorý je detekovaný ako duplicitný nemožno priamo zaúčtovať voľbou "Vytvoriť doklad", ale iba s editáciou.

Spracovanie

Samotný zápis dokladu do príslušnej dokladovej rady je možné vykonávať viacerými spôsobmi. Pokiaľ existuje história k danému partnerovi, ponúkne sa automaticky dokladový rad, kde sa faktúry partnera bežne zapisujú. Prípadnú zmenu je možné vykonať pomocou rozbaľovacieho menu. Po spracovaní je vždy v aplikácii PREMIER Ai vidieť pri danom riadku dokladový rad a číslo vytvoreného dokladu.

V samostatnej obrazovke

V tomto prípade sa vytvorenie dokladu vykonáva priamo pri vyťažovaní dokumentu pomocou volieb:

Vytvoriť doklad (s editáciou)

Po stlačení voľby nasleduje otázka, či sa má doklad naozaj vytvoriť do zvoleného radu. V ďalšom kroku používateľa prepne do obrazovky pre zadanie dokladu. V pravej časti je k dispozícii prehľad na vyťažený dokument, aby mohol užívateľ ľahko skontrolovať načítané údaje a doplniť ostatné náležitosti dokladu. Samozrejme sa všetky vyťažené údaje predvyplnia, ale užívateľ má možnosť do dokladu ešte pred samotným zapísaním zasiahnuť. Napr. doplniť číslo objednávky, poznámku a ďalšie údaje, ktoré sa nevyťažujú. Vzhľadom k tomu, že údaje v hlavičke dokladu sú obvykle všetky načítané z dokumentu, potom program užívateľa ihneď prepne do položkovej časti dokladu.

Pokiaľ sa jedná o faktúru s viacerými položkami s automaticky detekovanou príjemkou/objednávkou, ponúkne sa variant sčítať do jednej položky alebo s detailným rozpisom.

Po doplnení a uložení dokladu bude užívateľovi zobrazený dialóg, v ktorom je možné faktúru aj prílohy rovno pripojiť do väzieb k danému dokladu.

Pri ukladaní príloh je dokument faktúry premenovaný podľa radu a čísla dokladu zapísanom v programe. Túto funkciu je možné zrušiť "V Správcovi - Predvoľby - Globálne - Dodávatelia - PREMIER AI - import dokumentov".

Vytvoriť doklad 

Táto voľba je aktívna iba, ak pri vyťažovaní boli načítané všetky potrebné údaje a boli splnené všetky kontroly (súčet položiek sedí na celkovú hodnotu, partner je nájdený v adresári partnerov, kontrola uzavretých periód, kontrola duplicít atď.). Voľba vykoná priamy zápis do príslušného dokladového radu bez otvorenia ďalších obrazoviek, kde je nutné niečo potvrdzovať.

S pomocou statusov/ Práca v tíme

Podstatou je práca s aplikáciou PREMIER AI a so statusmi. Jednotlivé doklady je možné takto predpripraviť na spracovanie a následne hromadné zaúčtovať. Takto je možné ľahko pracovať aj v tíme, keď jeden užívateľ doklady pripravuje a druhý následne zaúčtováva.

K tomu slúži pri vyťažení voľby, ktorými doklady obdržia jednotlivé statusy.

Uložiť ako nedokončené

Takto je možné doklad uložiť s tým, že bude označený statusom nedokončené   v aplikácii PREMIER AI. Tento doklad sa nebude ponúkať na hromadné automatické zaúčtovanie.

Uložiť ako pripravené

Tento status je možné dokladu prideliť iba vtedy, ak sú splnené všetky podmienky (vyplnené všetky potrebné údaje) a všetky kontroly (duplicita, súčet položiek atď.). Inak voľba nie je aktívna. Pripravený doklad bude v zozname označený a bude mať aktívne tlačidlo pre priamy zápis v aplikácii.

Doklady pripravené na hromadný zápis, teda označené v aplikácii PREMIER AI sa následne hromadné zapíšu/zaúčtujú voľbou - "Hromadné zapísať pripravené".

Z jednej obrazovky

Funkcia je použiteľná pre PC s rozlíšením obrazovky minimálne 1280 x 1024 px. Odporúčané rozlíšenie je potom 1920 x 1080 px. a vyššie.

V aplikácii PREMIER Ai je k dispozícii funkcia "Ukázať vyťaženie, akcie". Vďaka tejto voľbe je možné snáď vyťažovať jednotlivé doklady v jednej obrazovke.

Do dolnej časti obrazovky sa aktivujú vyťažené údaje, vrátane položiek a ďalších funkcií (šablóny, história) obdobne ako pri vyťažení v samostatnej obrazovke,
Rovnako je možné doklady priamo spracovávať, k tomuto sú tu voľby:

• Vytvoriť doklad (s editáciou) - doklad bude zapísaný s tým, že v ďalšej obrazovke sa používateľovi otvorí doklad na editáciu.
• Vytvoriť doklad - dôjde k priamemu zápisu do programu.
• Vytvoriť doklad a pokračovať - po vytvorení bude užívateľ prepnutý na ďalší doklad.

A prípadne pracovať so statusmi, viď voľby:

• Nedokončené -
• Pripravené (s editáciou dokladu) -
• Pripravené (A) k priamemu zápisu - doklady takto označené možno priamo zapísať v zozname pomocou tlačidla, prípadne hromadne cez hromadné akcie.
• Uzavreté v evidencii - doklad bude označený , nebude sa ponúkať na zaúčtovanie, zostane iba v evidencii,