Postup pořízení cestovního příkazu je následující.

Pomocí tlačítka "Nový" v seznamu cestovních příkazů se příkaz vytváří.

Následně je nutné vyplnit:

• hlavičku a

• položky.

Hlavička cestovního příkazu

V hlavičce cestovního příkazu možno zadat:

• Likvidováno - slouží pro přehled uživatele, které příkazy jsou již likvidovány. Tento údaj se zobrazí v seznamu příkazů.

• Způsob proplacení a datum vyúčtování:

  • Pokladna - při uložení cestovního příkazu je nabídnuta možnost automatického vytvoření pokladního dokladu.

  • Pokladna - cizí měna - pokud jsou všechny položky příkazu v cizí měně, je přístupná také možnost proplacení "Pokladna - cizí měna".

  • Ve mzdě - proplacení bude zahrnuto při "zahájení" do zpracování mezd.

• Údaje o pracovníkovi - pomocí tlačítka "Najít" lze pracovníka zadat ze seznamu zaměstnanců.

• Účel cesty - pole pro libovolné označení.

• Dopravní prostředek - tedy vybrat auto ze seznamu vozidel pomocí "Najít".

• Vybrané údaje se načítají z položek (doplatek, km, atd.)

• Stav - viz obr.

Položky cestovního příkazu

Přepnutím do položek cestovního příkazu je možné pomocí standardních kláves přidávat, upravovat nebo mazat položky.

V položkách se zvolí "Přidat" a následně se vyplní následující údaje:

• Trasa - trasu lze vybírat z předem nadefinovaného číselníku pomocí "č.".

• Ujeto - počet ujetých kilometrů. Pokud je počet kilometrů definován v číselníku vzorů tras, tento údaj se vyplní automaticky po zadání příslušné trasy.

• Data a časy - vyplní se datum příjezdu a odjezdu.

• Stát - vybere se pokud se jedná o zahraniční cestu, pokud pole "stát" ponecháte prázdné nebo s obsahem (0) - jde o tuzemskou cestu.

Každá položka příkazu se rozpadá na podpoložky.

Podpoložky lze zadat:

• ručně - zde je nutné vyplnit všechny údaje ručně,

• automaticky vygenerovat - dle nastavení číselníku položek.

Automaticky vygenerované podpoložky příkazu

Tlačítko „Generovat jízdné“

• Aktivní pouze v případě, že je v hlavičce příkazu vybráno soukromé vozidlo.

• Po stisknutí tlačítka se automaticky vygenerují položky jízdného podle zadaných údajů o trase a vzdálenosti.

Tlačítko „Generovat tuzemské stravné“

• Aktivní, pokud není vybrán žádný stát (tj. jde o tuzemskou cestu).

• Funkce je dostupná pouze tehdy, pokud doba trvání cesty činí alespoň 5 hodin.

• Po spuštění se vytvoří položky tuzemského stravného dle nastavených sazeb.

Tlačítko „Generovat zahraniční stravné“

• Aktivní, pokud je v hlavičce příkazu vybrán stát.

• Po aktivaci program automaticky doplní položky zahraničního stravného podle platných sazeb vyhlášky.

Údaje podpoložky příkazu

Typ položky - vybírá se položka z číselníku položek.

Krácení stravného - v rámci generování stravného se objeví tato volba - zde se vyplní počet jídel, které byly poskytnuty bezplatně (např. snídaně v rámci ceny za ubytování). Krácení stravného u vícedenních cest je popsáno v následující kapitole.

Zakázka, Středisko, Doplňkové analýzy - položku lze přiřadit středisku, zakázce, příp. doplňkové analýze.

Kód DPH - zvolí se odpovídající kód DPH.

Účet - zadání účetního předpisu.

Částka - částku lze zadat v Kč ale rovněž také v cizí měně.

Poznámka - pro uživatelské poznámky.

Generování stravného u vícedenních pracovních cest

Pokud jde o vícedenní pracovní cestu, v rámci níž byl v různých dnech zaměstnanci poskytnut různý počet jídel, doporučujeme tuto cestu rozepsat do několika položek - každý jednotlivý den jako samostatnou položku.

V rámci této položky pak necháte vygenerovat stravné, kde zaškrtnete příslušný počet poskytnutých jídel v tomto dni, případně doplníte i doprovodné výdaje.