14. 2 Skupiny a členové

Owned by Tomas Stepanek
Last updated: bře 29, 2024
3 min read

Definice členů a skupin

Pro použití E-Agenta je nutné nadefinovat členy a to minimálně ty, kteří budou do definovaných funkcí začleněni či jim budou zasálány přehledy.

Dále je nutné nadefinovat „skupiny členů“ a to proto, že samotná hierarchie se již odkazuje na tyto skupiny. Výhodou definice skupin je ve snadném řešení fluktuace zaměstnanců nebo jednoduchém nastavení zastupitelnosti např. když některý uživatel není přítomen. Stačí potom u člena přidat nebo odebrat přiřazenou skupinu.

Skupin může být neomezené množství. Počet členů ve skupině je neomezený. Jeden člen pak může mýt přiřazeno 32 různých skupin.

Členem může být jak osoba s přístupem do systému, tak i bez přístupu. U osob s přístupem do systému je nutné zadat, pod jakým jménem se přihlašuje. Automaticky po přihlášení bude systém vědět, o jakého člena se jedná. Osoba bez přístupu do programu bude dostávat pouze informační e-maily či požadované přehledy.

Možnosti definice členů a skupin jsou znázorněny níže. Nastavení je standardní, jednoduché.


Na této stránce najdete:

Nastavení člena

"Osobní údaje" - při zakládání člena je možné zvolit zda se jedná o:

  • Osobu s přístupem do systému PREMIER → seznam uživatelů k výběru je k dispozici pomocí ">".
  • Zaměstnance bez přístupu do systému → automaticky se zobrazí seznam zaměstnanců z Personalistiky k výběru.
  • Jiná osoba ve přístupu do systému → zde je potřeba vyplnit e-mail, aby člen obdržel informační e-maily.

"Skupiny" - pokud člen patří do skupiny, je možné nastavit na dané záložce.

"Delegování pravomocí" - v případě nepřítomnosti člena, lze na této záložce nastavit dobu nepřítomnosti a na koho se má delegovat případně delegovat i přístupová práva.

"Upozorňování" - zde si uživatel navolí způsob, jakým chce být upozorňován (e-mailem. vnitřní zprávy v programu).

Nastavení skupiny 

Nastavení skupiny se provádí pomocí tlačítka "Definice skupin". 

Každá skupina je označena kódem a popisem.

Do skupiny se poté vyberou členové ze seznamu členů.

Obdobně lze člena zařadit do skupiny přímo u jeho nastavení (viz výše).


Vytvořené členy a jejich základní údaje je možné také automaticky vložit do předvoleb uživatelských do polí "Jméno a příjmení, tel. číslo a e-mailová adresa" a není nutné tyto údaje v profilu uživatele vyplňovat znovu.

Aby se výše uvedená nastavení z WorkFlow přenesla do předvoleb uživatelských, je nutné aktivovat možnost v "Globálních předvolbách" - viz. obrázek níže.



Nastavení - určeno správcům IT

Pro automatické zasílání e-mailů je nutné nastavit buď SMTP adresu v globálních předvolbách. Nutné je i nastavit adresu „universálního“ odesílatele, např. workflow@mojefirma.cz

U nastavení SMTP adresy (v globálních předvolbách – obecné – volby pro síť/export,… - E-agent), se budou automaticky „na pozadí úloh PC“ odesílat e-maily. Stačí, aby pak byl alespoň jeden uživatel přihlášen v lokální síti s přístupem na web. V případě absence připojení se rozešlou e-maily později. Nikdy nedojde k jejich ztrátě.

Dále je možné nastavit odkud čerpat časové údaje při schvalování, hlídání termínů, atd. U verze Enterprise je možné nastavení „čerpat ze serveru“. To ošetřuje např. špatně nastavené systémové datum klientské stanice, popř. řeší přesné časy schvalování z různých časových pásem. 

Výjimky v nastavení

V přístupových právech - omezující předvolby – obecné: lze vybranému uživateli zakázat spuštění nebo rozesílání e-mailů.