Účtovanie prijatých faktúr

PREMIER systém umožňuje vytvorené prijaté faktúry ihneď zaúčtovať, tzn. automaticky preniesť do účtovného denníku, resp. dokladového radu. Podmienkou automatizovaného zaúčtovania faktúry je zadanie príslušného účtu (predkontácie) u každej položky faktúry na strane MD, ale tiež na strane Dal (záv.účet). Takto vytvorená faktúra automaticky vstúpi do denníku a je zaúčtovaná.

Pokiaľ sa účtovný predpis nezadá, program pri ukladaní hlási, že táto faktúra nebude zaúčtovaná, ale iba evidovaná. Táto faktúra potom zostáva len v operatívnej evidencii bez toho, aby bola prenesená do denníku, tzn., že objem záväzkov je o čiastku tejto faktúry vyšší než zostatok na príslušnom saldokontom účte 321...v účtovníctve. 

Tieto rozdiely môžu vzniknúť z viacerých dôvodov, preto pre sledovanie týchto rozdielov slúži funkcia "Kontrola konzistencie", ktorá užívateľovi ponúkne všetky nezrovnalosti v saldokonte faktúr (teda aj kontinuitu). Táto funkcia sa nachádza v záložke "Účtovníctvo-Daňová kancelária-DPH- kontrola konzistencie VF, PF" alebo v "Účtovníctvo-Denník- horné menu Denník-Kontrola konzistencie VF, PF".

Nezaúčtované faktúry nie sú zaradené ani do DPH. Vzhľadom k automatizovanému účtovaniu prijatých a vydaných faktúr je nutné jednoduchým spôsobom kontrolovať kontinuitu medzi evidovaním a účtovaním faktúr, tzn. kontrolu objemu faktúr v evidencii a v účtovníctve a ich previazanosť na úhrady. V saldokonte môžu z rôznych dôvodov vzniknúť rozdiely, ktoré tento modul automaticky zachytí a ponúkne užívateľovi zoznam nedostatkov medzi evidenciou faktúr a účtovníctvom.

• nesúhlasné položky vo faktúrach - toto hlásenie upozorňuje, že v denníku je iný počet položiek než vo faktúre. Táto chyba môže vzniknúť porušením zásady "meniť, opravovať a mazať sa môže len vo faktúrach, nie v denníku". Vďaka tejto funkcii jednoducho zistíme, že nejaká položka bola v denníku zmazaná.
• nespárované priame zápisy - toto hlásenie súvisí s účtami nastavenými ako "Automatický účet pohľadávok a záväzkov". V tomto prípade program kontroluje, či na doklady o úhrade (kde je súvahový účet s vyššie uvedeným nastavením) existuje faktúra. Z toho vyplýva, že ide o úhrady, ktoré sú previazané na faktúry, sú to teda predovšetkým osamelé zápisy (bez automatickej väzby) na účtoch 311xxx a 321xxx.
• nezaúčtované faktúry - má najväčší význam pre kontrolu DPH, tzn. faktúry, ktoré tu program zobrazí, nie sú zaúčtované, teda nie sú ani začlenené do priznania k DPH. Stačí len nájsť tieto faktúry v zozname a doplniť v nich chýbajúcu predkontáciu.
• potulné zápisy v denníku - môžu vzniknúť pri havárii programu, stačí ich len zmazať.
• rozdiel medzi denníkom a faktúrou - ide o rovnakú problematiku ako v prípade "Nesúhlasné položky vo faktúrach".
• spárované nesúhlasné saldoúčty - toto hlásenie upozorňuje na prípad, kedy spárovaná úhrada/platba faktúry má v predkontácii iný saldokontný účet než predpis príslušnej faktúry, tzn. že napr. platba je účtovaná 221xxx/311100, zatiaľ čo faktúra je účtovaná 311200/601xxx,343xxx. V tomto prípade je nutné opraviť účet 311xxx buď na strane úhrady, alebo na strane faktúre.