8. 2 Dokladové řady (zkratky)

Dokladové řady jsou jedním ze základních nastavení celého systému, které se promítá do téměř všech modulů a způsob počátečního nastavení je velmi zásadní pro následující chod systému. Dokladové řady umožňují rozdělení agendy v jednotlivých modulech na jednotlivé celky dle nejrůznějších kritérií v účetnictví, ve fakturaci, ve skladu a zakázkách Účetní jednotka si zde nadefinuje potřebné dokladové řady, které budou představovat samostatné účetní deníky. Dokladová řada je označována dokladovou zkratkou, která může být až trojmístná. 

Po stisknutí tlačítka "F3 Nová" je vidět, že dokladové řady jsou systémově rozděleny podle typu a podle agendy, ke které přísluší:

Zkratka     Název

BK1           bankovní účet

BK2           devizový účet

BKT           termínovaný účet

PKC           pokladna - korunová

PEU           pokladna valutová v EUR

ZAP           Nepeněžní op. – vzájemné zápočty

VF              Vydané faktury

PF              Přijaté faktury

Definice bank

Používá-li účetní jednotka více peněžních ústavů, nadefinuje si je v tomto modulu. Zde se definuje i číslo účtu a název peněžního ústavu. Definice u bank stejné jako u jiných dokladových řad obsahuje dokladovou zkratku, která se bude používat v účetních  knihách, popis, číslo účtu a název peněžního ústavu. Používá-li účetní jednotka pouze jeden běžný účet, nemusí přidávat do seznamu žádný další, ale použije již předvolený (Zkratka: B), Pomocí tlačítka "Změnit" doplní k předvolené dokladové řady potřebné údaje. V definici dokladové řady banky se nachází také nastavení pro Homebanking. Více informací ohledně Homebankingu zde.

Dokladové řady faktur (číselné řady)

PREMIER system umožňuje vedení více číselných řad vydaných a přijatých faktur, přičemž v každé řadě lze nastavit specifickou číselnou řadu.

V definici dokladových řad přijatých a vydaných faktur lze nastavit pevné číslo symbolizující číselnou řadu dokladů – Strukturální číslování faktur. Každou dokladovou řadu lze rozlišit tzn. pevným číslem, přičemž vzestupné číslování bude prováděno pro každou číselnou řadu samostatně. Např. faktury za služby budou mít samostatnou dokladovou řadu VFS. V nastavení dokladových řad se určí pevné číslo(a) „…..4….“ i pozicí, kterou je pak možno kombinovat např. s rokem. Další řadu faktur např. za materiál označíme jako VFM s pevným číslem „…….3….“. Automatické číslování pak bude vypadat následovně. VFS 9840001 ad., u VFM 9830001, nebo VFS 40001 ad., u VFM 30001 ad. První dvě předčíslí, symbolizující rok je nutné zapsat natvrdo u čísla první faktury.

Pokud zůstane struktura číslování dokladové řady nevyplněna, program automaticky začne číslovat doklady od čísla 1 a každou další + 1. Taktéž lze na dokladu ručně vepsat první číslo a program vždy při každém dalším dokladu zvýší hodnotu o 1.

V definici dokladových řad pokladen (tržby) a vydaných faktur je volba „Do kontrolního hlášení DPH zahrnovat i dokladovou zkratku“. Toto se zaškrtne v případě, kdy se zákazníkům tisknou sestavy, kde je dokladová zkratka sloučená s číslem dokladu.