7. 3 Dokladové řady

Dokladové řady jsou jedním ze základních nastavení celého systému, které se promítá do téměř všech modulů a způsob počátečního nastavení je velmi zásadní pro následující chod systému. Dokladové řady umožňují rozdělení agendy v jednotlivých modulech na jednotlivé celky dle nejrůznějších kritérií v účetnictví, ve fakturaci, ve skladu a zakázkách.

Jde o základní nastavení systému, proto doporučujeme tuto problematiku řádně prostudovat, především téma „Číselné řady dokladových řad (VF a PF).“

Dokladové řady jsou systémově rozděleny podle typu a podle agendy, ke které přísluší:

Řady účetního deníku – včetně faktur. Tyto řady jsou označeny číslem a všechny vstupují do účetnictví mimo č. 8 a 9, kde se jedná o dokladové řady mimo účetní režim. (viz obr. níže)
Evidenční řady – jsou označeny písmenem a lze je rozdělit do skupin.
1. zálohové faktury - listy (ty se neúčtují) – podrobný popis (viz. vydané faktury) A + B
2. skladové a majetkové DŘ - podrobný popis (viz Sklad- Dokladové řady Výdejky) D
3. evidenční DŘ - podrobný popis (viz Evidence ) E
4. evidenční DŘ - podrobný popis (viz Evidence ) F
5. zakázkové DŘ - podrobný popis (viz Zakázky) C

Každý typ této řády má svá specifika pro nastavení a pravidla, které jsou velmi důležité pro fungování celého systému v návaznosti na řadu funkcí. Jejich podrobný popis můžete nalézt v manuálu vždy u příslušného modulu, např. Odběratelé – Vydané faktury, Sklad – Výdejky atd. Zde jsou popsány všechny konkrétní funkce, které dokladové řady obsahuji. V této části jsou podrobné popsány především účetní řady.

Již při pořízení nové účetní jednotky jsou standardně založeny některé řady, proto stačí zvolit "F4 - změnit“ a dopsat zde údaje podle potřeby uživatele, tzn. hlavně banku (číslo účtu…) a pokladnu. V případě pořízení nové dokladové řady se zvolí klasicky "F3 - Nová“:

Dokladová řada je označována dokladovou zkratkou, která může být až trojmístná.

Doporučení

Pro přehlednost se doporučuje navrhnout dokladové zkratky tak, aby první znak nebo první dva znaky představovaly stejnou skupinu deníků.

Nastavení dokladových řad účetního deníku

Banky, Pokladny, Interní doklady (Ostatní vnitřní dokladové řady – mzdy, majetek, sklady další vnitřní účtování), Vzájemné zápočty. Samostatnou kategorií tvoří Vydané a Přijaté faktury, kde způsoby číslování jsou jiné než u ostatních účetních řad. Jedná se o moduly, jejichž doklady vstupují přímo do účetnictví, tzn. že mimo faktur u kterých nejsou vyplněny všechny účty stran MD|D (takovéto faktury jsou pouze v knihách vydaných/přijatých faktur evidovány, ale ne zaúčtovány v deníku) se jedná o přímý zápis do účetního deníku.

Banka

Nastavení dokladové řady banky obsahuje mimo základních údajů také nastavení pro Homebanking, jehož podrobný popis můžete nalézt v kapitole "Nástavby - Homebanking".

Dokladová zkratka – vstupuje do deníku a rozlišuje příslušné doklady ve většině přehledů.
Asociace – přednastavený účet, jehož obraty MD|D dávají konečný zůstatek na bankovním účtu a vstupuje automaticky do dokladů při pořizování.
Popis, Název, číslo účtu, shift kód, IBAN – všechny tyto údaje vstupují do faktury.
Volbou "Vygenerovat" je možno nechat vygenerovat IBAN na základě vyplněného čísla účtu.
Kód Banky – vyplněním tohoto údaje se automaticky v poli Formát pro banku aktivují příslušné formáty pro Homebanking.

K dokladové řadě je nutné přiřadit účet, který tato dokladová řada reprezentuje (Asociace). Takto nastavený účet se pak automaticky při účtování přiřazuje k dokladu na jednu ze stran, podle druhu dokladu (příjem, výdej).

Upozornění

U nadefinovaných bank a pokladen je asociace povinná, protože její pohyby na stranách MD|D slouží ke zjištění zůstatku na příslušném účtu.

Pokladna

Zvlášť příjem a výdej - Nastavení

Zadá-li se u pokladny asociace na obě účetní strany MD|D, chová se deník jako pokladní kniha příjmů i výdajů, tedy příjmové a výdajové doklady jsou chronologicky i číselně za sebou. Jde o to, že pokud se pořizují příjmové a výdajové doklady v jedné řadě pokladny, program používá pouze jedno číslování, tzn. že nejsou vedeny zvlášť příjmové a výdajové doklady.

Odděleného vedení příjmů a výdajů lze dosáhnout pouze v případě navolení dvou pokladen, kdy jedna je pro příjem a druhá pro výdej Pokud je potřeba oddělit zvlášť příjmové a výdajové doklady (i číselně, je nutné založit dvě dokladové řady pokladen, z nichž každá bude mít nastaven účet (asociaci) na jedné ze stran s MD (příjem), nebo na straně Dal (výdej) viz kapitola "Pokladny".

Pokladna v cizí měně - u valutových pokladen nebo devizových účtů je vhodné nastavit měnu a používaný kurz. Ten se pak bude automaticky přiřazovat při pořizování nových záznamů. Tímto způsobem lze evidovat doklady v cizí měně.

Pokladna pro EET - podrobný popis nastavení dokladové řady pokladny pro Elektronickou evidenci tržeb naleznete /wiki/spaces/PS/pages/8291496

Z důvodu pozastavení a připravovaného úplného zrušení již není EET podporováno.

Nastavení pro synchronizaci s aplikací Premier Air

"Doklady se pořizují v PREMIER Air aplikacích" - pokud si uživatel odškrtne tuto volbu, pak nepůjde v programu do dané dokladové řady pořizovat data a to z důvodu možné kolize v číslování. Dokladová řada bude sloužit pro nahrání dat z aplikace Premier Air.

"Import probíhá z řady (zadá se pouze, liší -li se dokl. řada v PREMIER Air)" - podrobně popsáno v kapitole "synchronizace dat s aplikací Premier Air."

"Import - nestandardní kódy DPH pro sazby 0%, nižší, vyšší, 2. nižší" - podrobně popsáno v kapitole "synchronizace dat s aplikací Premier Air."

Dokladové řady přijatých, vydaných faktur, skladové řady

Číslování

V definici dokladových řad přijatých a vydaných faktur lze nastavit pevné číslo symbolizující číselnou řadu dokladů – Strukturální číslování faktur. Každou dokladovou řadu lze rozlišit tzv. pevným číslem, přičemž vzestupné číslování bude prováděno pro každou číselnou řadu samostatně.

Příklad

Faktury za služby budou mít samostatnou dokladovou řadu VFS. V nastavení dokladových řad se určí pevné číslo(a) „…..1….“ i pozice, kterou je pak možno kombinovat např. s rokem. Další řadu faktur např. za pronájem označíme jako VFP s pevným číslem „…….6….“. Automatické číslování pak bude vypadat následovně. VFS 20310001 ad., u VFP 9860001 nebo VFS 60001 atd. První dvě předčíslí symbolizující rok je nutné zapsat u čísla první faktury v rámci účetního období „natvrdo“, tzn. vnutit systému 1. číslo v účetním období.

Rovněž je možné toto předčíslí v dokladové řadě nenastavovat a pouze na začátku účetního období vnutit vždy první faktuře dané dokladové řady předčíslí a počet mást, ve kterém se bude provádět kontinuální číslování.

Příklad

201020001. Doklad pak při příští faktuře přičte k tomuto číslu číslo jedna a příští faktura bude navržena programem pod číslem 20100002. Program tak může číslovat až do čísla 201999999, tzn 999.999 faktur v dané řadě. Pokud bychom vnutil např číslo 29901, pak by mohl číslovat do čísla 29999 (tedy 99 faktur) a následná ( v tomto případě stá faktura) by měla číslo 30000, což by už z hlediska požadavku na pevné předčíslí této řady, nebylo žádoucí.

Také je nutné si uvědomit, že ačkoliv jsou dokladové řady rozlišeny různými až třípísmennými názvy, tyto slouží pouze pro orientaci v deníku a účetních knihách, avšak každá řada musí mít odlišné číslování tak, aby neexistovala dvě stejná čísla u faktur. Tzn., že program neumožní uložit v řadě VFS číslo faktury 20100001, když toto číslo již existuje v řadě VF. V takovémto případě Vám program oznámí, že číslo je již použito a doklad nelze uložit. Proto je nutné si číselné řady rozlišit i jiným předčíslím, např. pro řadu VFS použít číslo 220100001 nebo 201001 a podobně. Program tyto čísla porovnává matematicky, tzn., nepovažuje pevné předčíslí za matematické symboly.

Povolit duplicitní čísla faktur lze ve "Správci - Předvolbách - Omezujících", nicméně doporučujeme se raději duplicitám vyhnout.

Tyto pokyny k číslování platí i pro skladové řady (výdejky a příjemky).

Dokladové řady faktur/zálohových listů

Tato řada je pevné vázána ke středisku - každý doklad, který bude náležet do této dokladové řady, bude mít automaticky vyplněno středisko zde nastavené.

DIČ v EU - v definici dokladových řad faktur přibyla předvolba pro předvolení DPH v EU dle DIČ "Předvolit u dokladů v této řadě DPH v EU dle DIČ".

Odpovědná osoba za dokladovou řadu - nově lze také nastavit zodpovědnou osobu (osoby) v dokladových řadách (VF, ZV, PF, ZP). V případě, že v příslušné dokladové řadě provede zápis nebo změny jiný uživatel, program na to zodpovědnou osobu upozorní příznakem. Tato funkce je vhodná například v případě, že je potřeba kontrolovat práci podřízených nebo faktury pořízené klientem.

A také u PF a PZL nastavit jinou cestu pro volné dokumenty a skenované přílohy. V případě nevyplnění se nastavené přebírá ze "Správce - Předvolby Globální - Obecné - Volby pro síť, tisk, export".

Nastavení pro Kontrolní hlášení - v definici dokladových řad pokladen (tržby) a vydaných faktur je volba "Do kontrolního hlášení DPH zahrnovat i dokladovou zkratku“. Toto se zaškrtne v případě, kdy se zákazníkům tisknou sestavy, kde je dokladová zkratka sloučená s číslem dokladu, kdy je žádoucí, aby do kontrolního hlášení vstupovala také dokladová zkratka.

Nastavení pro synchronizace s aplikací Premier Air

Doklady se pořizují v PREMIER Air aplikacích" - pokud si uživatel odškrtne tuto volbu, pak nepůjde v programu do dané dokladové řady pořizovat data a to z důvodu možné kolize v číslování. Dokladová řada bude sloužit pro nahrání dat z aplikace Premier Air.

"Import probíhá z řady (zadá se pouze, liší -li se dokl. řada v PREMIER Air)" - podrobně popsáno v kapitole "synchronizace dat s aplikací Premier Air."

"Import - nestandardní kódy DPH pro sazby 0%, nižší, vyšší, 2. nižší" - podrobně popsáno v kapitole "synchronizace dat s aplikací Premier Air."

Přijaté faktury:

Nenabízet tuto řadu ve vytěžování faktur (PREMIER Ai) - do takto nastavené řady nebude možné pořídit fakturu vytěžením pomocí aplikace PREMIER Ai.