Moduly pro nastavení základních údajů firmy (název, hlavička ad.)
- Předvolby - Globální – Základní údaje účetní jednotky (název, IČ, daňové nastavení ad.)
- Předvolby - Uživatelské – (nastavení uživatele, osobní údaje), pracovní plocha)
Moduly pro nastavení účetního systému (účetní osnova, dokladové řady, počáteční rozvaha)
- Osnova/Dokladové řady
- Předvolby Globální/Uživatelské/Omezující (subsystém Správce)
Moduly pro pořizování vstupních dat (dokladů), integrování nepřímých zápisů do účetního deníku (vydané/přijaté faktury) a off-line účtování (mzdy, sklad, majetek)
Moduly pro nastavení hlídání a automatizovaného pořizování periodických plateb (záloha na daň, leasing, částečné platby faktur ad.)
Moduly pro sledování položek na jednotlivých účtech, obratů na těchto účtech, sledování počátečních a konečných zůstatků a jejich strukturu, párování dokladů pro zobrazení konečného zůstatku na účtu.
Moduly pro sestavení uzávěrkových výkazů (Aktiva, Pasiva, Výkaz zisků, 710) a nástavbové moduly pro tvorbu sestav, nezbytných pro sledování hospodaření firmy, vyhodnocování zakázek, středisek a partnerů, dále ekonomiky firmy a sledování struktury finančních toků firmy
Moduly pro kontrolu a sestavení přehledu o DPH a nástavbový modul pro sestavení veškerých daňových přiznání. Nástavba pro nadstandardní sledování ekonomických ukazatelů
Než se začne účtovat – obecné účetní pojmy – nastavení
V účetnictví se jednotlivé doklady pořizují a účtují primárně v modulu deník, který je vnitřně rozdělen na tzv. „Dokladové řady“ (např. banka, pokladna, interní doklady atd). Sekundárně se do modulu „Deník“ přetahují doklady z ostatních modulů, buď automatizovaně on-line (Vydané faktury viz „Účtování faktur“. obdobně přijaté faktury) nebo způsobem off-line (odpisy, mzdy, sklad).
Před samotným účtováním je nutné nastavit a definovat základní účetní kategorie, nezbytné pro zahájení práce účetního. Níže jsou uvedené obecné pojmy účetnictví a jejich řešení v PREMIER system, další témata pak obsahuje především kapitola „Osnova, Doklady, Dokladové řady“.
Účetní soustava
PREMIER system umožňuje účetně vést kromě klasické podnikatelské sféry také neziskové a příspěvkové organizace. Veškeré funkce a postupy v programu jsou stejné pro všechny, pouze účtová osnova nabízí jiná čísla řádků uzávěrkových výkazů, z čehož vyplývá, že program sestaví přehledy v modulu „Rozvaha, Výkaz“ odpovídající zvolené účetní soustavě.
Nastavení pro účetní soustavu lze nalézt ve "Správci – Předvolby - Globální – Obecné".
Účetní období
PREMIER system je v rámci práce v různých účetních období kontinuální, tzn., že je možné pracovat v novém účetním období, aniž by bylo uzavřeno staré. Uživatel má k dispozici data ze všech předchozích let a může tato data kdykoliv prohlížet pouhým zadáním příslušného období před sestavením přehledů či sestav.
Změna a opravy v účetním i minulém období
Rovněž změny a opravy lze provádět v aktuálním i v kterémkoliv minulém účetním období; vše záleží na nastavení přístupových práv a nastavení aktuálního účetního období.
Účetní období se zadává v modulu „Správce -Předvolby – Globální - Obecné“ v poli „Aktuální účetní období“. Období se MUSÍ zadat také ve „ Správci - Předvolby – Uživatelské - Obecné“, které slouží pro síťový provoz. Je třeba zdůraznit, že tento údaj lze libovolně měnit podle potřeby uživatele.
POZNÁMKA: Pracuje-li s programem pouze jeden uživatel, je pohodlnější ze „Správce - Předvoleb – Uživatelských - Obecné“ údaj o období zcela vymazat – pak zde bude vždy přebírán údaj z Předvoleb - Globálních a odpadne nutnost přepisovat toto období vždy v obou předvolbách.
Příklad: V lednu 2011 ještě nebyla provedena uzávěrka za rok 2010, proto stačí pro provádění úprav a změn v účetnictví za rok 2010 nastavit tento rok ve „Správce - Předvolby - Globální - Obecné - Aktuální účetní období“; program umožní provádět úpravy a změny.
V případě síťového provozu je lepší používat volbu „Aktuálního účetního období“ raději jen v „Předvolbách – Uživatelských - Obecné“, což zabrání tomu, aby jeden uživatel nepřepnul všechny ostatní do minulého účetního období, pokud si ho tento pro svou práci potřebuje zvolit v uživatelských předvolbách.
UPOZORNĚNÍ: Změny lze provádět pouze v případě, nejsou-li minulá účetní období uzamčena. Toto zamykání se provádí (vyjma modulu mezd, který má své vlastní zamykání) ve „Správci - Zamykání period“. Zde jsou k dispozici dva typy zámků, kterými se uzamknou zvolená účetní období. Data pak v takto uzamčeném období nejdou mazat, přepisovat a ani již zde nelze pořizovat jakákoliv nová.
Nahlížet do přehledů a dat předchozích období lze bez nastavení jiného účetního období. Stačí pouze před vstupem do příslušného modulu či sestavy zadat minulé období; program nabídne vše dle zadaných podmínek, bez ohledu na nové či minulé účetní období.
Rovněž změny a opravy lze provádět v minulém účetním období, vše záleží na nastavení přístupových práv a nastavení aktuálního účetního období (viz výše).
Uživatel má k dispozici dočasnou změnu účetního roku přímo v hlavní obrazovce ( v dolní části vedle názvu účetní jednotky ). Pro dočasnou práci v jiném účetním období již není nutné nastavovat rok v uživatelských předvolbách. Tato volba nebude umožněna těm uživatelům, kteří nemají přístupová práva do uživatelských předvoleb.
První účetní období delší než kalendářní rok
Mnohdy se stane, že účetní jednotka je založena konce kalendářního roku. Nechce používat fiskální účetní období, ale rovněž nechce vytvářet účetní závěrku a potažmo daňové přiznání pouze za krátký časový úsek, který je od vzniku do konce kalendářního roku, tedy běžného účetního období. Účetní jednotka se rozhodne tedy účetnictví neuzavírat a pokračovat v účtování až do konce roku následujícího. ( př. vznik firmy byl k 3. 12. 2010 a první účetní období firmy bude tedy od 3. 12. 2010 do 31. 12. 2011. v takovémto případě účetní jednotka zaškrtne ve „Správce -Předvolby – Globální-Obecné“ vedle data vzniku účetní jednotky zaškrtávací políčko „Účtuje se od vzniku“.
UPOZORNĚNÍ: Toto zaškrtávací políčko zaškrtneme pouze v tomto výše zmíněném případě!!! V ostatních případech účtování od vzniku firmy musí zůstat nezaškrtnuto!!!
Fiskální rok a první účetní období delší než kalendářní rok
Mnoho firem přechází dle platné legislativy na hospodářský rok (fiskální), tzn. že účetní období není od 01.01.xxxx do 31.12.xxxx, ale jiné. Program PREMIER system se tomuto způsobu vedení účetnictví umí přizpůsobit a uživatel si tak v modulu „Správce - Předvolby – Globální - Obecné“ v nabídce „Začátek účetního roku“ zvolí časové období svého fiskálního roku.
Program pak automaticky při překlápění počáteční rozvahy, účtové osnovy či při sestavování jakýchkoliv přehledů nabízí toto účetní období. Taktéž zůstatky (např. v pokladně či bance) počítá ve vztahu k nastavenému období, tzn. že pokud je hospodářský rok např. od 1.7.xxxx do 30.6.xxxx, pak si program bere počáteční zůstatek dle počáteční rozvahy od 1.7.
V současné chvíli není řešeno nastavení číslování dokladů, které je nutné nastavit jako při klasickém období. V případě potřeby je nutné na prvním dokladu následujícího roku (klasického období, tzn. 1.1) vnutit potřebné číslo dokladu (tj. o jedno vyšší, než je poslední číslo dokladu v předcházejícím kalendářním roce). Stejně tak pořizování dat je v deníku opticky rozděleno podle kalendářního roku, tzn. že na obrazovce má uživatel k dispozici buď data z části minulého účetního období (od 1. rozvahového dne do 31.12.) nebo od 1.1. do konce fiskálního účetního období.
Pokud neúčtuje firma ve fiskálním účetním období od svého vzniku, přechází na něj logicky v letech následujících. V tomto okamžiku účetního období, které započalo jako klasické, ale z důvodu přechodu firmy na fiskální rok, nebude končit k 31.12., ale ke dni předcházejícímu prvnímu rozvahovému dni prvního fiskálního období. V tomto okamžiku nastávají dva různé případy délky účetního období, které jako poslední započalo jako klasické účetní období, tedy k 1.1. kalendářního roku. V 1. případě je kratší, než běžné účetní období (12 kalendářních měsíců), a to tehdy, když fiskální rok začíná v druhé polovině kalendářního roku nebo naopak delší, když započne fiskální rok v první polovině kalendářního roku. V případě, že je výše zmíněné účetní období kratší než kalendářní rok, je nutné zaškrtnout ve „Správce-Předvolby – Globální - Obecné“ zaškrtávací políčko „Dobíhající rok je zkrácený“.
UPOZORNĚNÍ: Toto zaškrtávací políčko zaškrtneme pouze v tomto výše zmíněném případě!!! V ostatních případech účtování fiskálního roku musí zůstat nezaškrtnuto!!!
Příklad
Pokud firma vede fiskální rok 01. 07. 2010 – 30. 06. 2011, pak si musí od 1. 1. 2011 ve „Správci - Předvolby - Globální- Obecné" a nastavit aktuální účetní období 2011, kde se doklady budou dále pořizovat, tzn. že při prohlížení dat v účetním deníku za období 01.07.-31. 12. 2010 se musí přepnout do tohoto období. Deník je tím jakoby rozdělen na dvě části, tedy 01. 07. - 31. 12. 2010 a 01. 01. - 30. 06. 2011, což samozřejmě na vedení fiskálního roku nemá vliv.