Typ pošty "Prijatá faktúra" umožňuje evidovať došlé faktúry a má väzbu na modul "Dodávatelia - Faktúry, záväzky".
Pre následné vytvorenie prijatej faktúry v module "Dodávatelia - Faktúry, záväzky" sa ponúka voľba "Na základe došlej pošty/CRM".
Pokiaľ sa faktúra zapisuje ručne, potom program automaticky spáruje faktúru so záznamom CRM a informuje o tom užívateľa informačnou hláškou.
| Informace |
|---|
Informačnú hlášku o spárovaní PF s CRM, ktorá sa užívateľovi zobrazí po uložení dokladu, možno vypnúť |
Pripojenie externého dokumentu
Užívateľ má k dispozícii dve varianty, ako pripojiť k záznamu v module CRM nejaký externý elektronický dokument.
- Väzby
Prvou variantou je využitie klasických väzieb (podobne ako naprieč celým systémom), kedy k danému záznamu možno ručne vložiť dokument. Väzby sa aktivujú klávesou "F12" a pomocou štandardnej klávesy "F3-Nová" sa vloží odkaz na externý dokument alebo viac dokumentov.
Podrobnejšie popísané v kapitole"Väzby".
- Pole "dokument"
Užívateľ si môže do modulu CRM (rovnako do prijatých faktúr) aktivovať nové pole/nový údaj "Dokument", kde následne bude vyhľadávať dokumenty uložené do zvolenej zložky a priraďovať ich k jednotlivým záznamom. Najskôr je nutné vykonať potrebné nastavenie v "Správca - Predvoľby - Globálne - Dodávatelia".
Tu si užívateľ nastaví nasledujúce:
Povolené používať čiarové kódy na faktúrach k prepojeniu s DMS serverom a štruktúru hyperlinku a tu má užívateľ dve možnosti:
-hyperlink - je možné nastaviť východziu URL adresu, z ktorej sa budú načitavať priložené súbory.
| Varování |
|---|
Pozor! Táto varianta predpokladá, že v spoločnosti je funkčný webový server pre interné potreby užívateľov. |
-alebo zvoliť cestu k zložke, do ktorej budú vkladané externé elektronické dokumenty, cesta sa nastaví pomocou tlačítka "..."
| Varování |
|---|
Pozor! Ak budete využívať zložku, kde sú uložené dokumenty k výberu, musí byť povolená voľba - namiesto DMS serveru použiť zložku. |
Po správnom nastavení sa aktivuje pole "dokument" v zázname CRM.
Externý elektronický dokument potom možno k záznamu vybrať pomocou "...", kedy sa ponúkne možnosť dokument naskenovať alebo vybrať existujúce zo zvolenej zložky.
Zobraziť dokument potom možno 2 spôsobmi. Priamo u daného záznamu kliknutím na odkaz vedľa poľa "dokument" alebo priamo zo zoznamu pošty. Kliknutím na príslušný riadok v stĺpci "DMS - link" zvolenú zložku dokumentov.
Novinkou je, že ak takto pridáte dokument k typu záznamu "Prijatá faktúra" viď. vyššie, potom sa tento odkaz dokument pri tvorbe prijatej faktúry na základe prijatej pošty/CRM prenesie aj do prijatej faktúry.
Automatické zaznamenávanie pošty
Systém vie v určitých prípadoch zaznamenať poštu automaticky. Toto je možné napr. ak užívateľ prostredníctvom tlače v Adresári partnerov tlačí čokoľvek (okrem zoznamu), napr. pre skupinu obchodných partnerov, program automaticky vyzve k zaznamenávaniu pošty. Tzn. že ak sa dvadsiatim partnerom pošlú dopisy, na ktorých sa štítky vytlačili, môže užívateľ po tlači jednoduchým spôsobom vybrať text(y) z číselníkov pošty a program ku každému partnerovi sám vyplní odoslanú poštu pre daný dátum.