CRM/pošta je nástroj pro komplexní sledování přijaté i odeslané pošty (korespondence). Do modulu CRM je možno pořizovat záznamy rovněž z jiných modulů - adresář partnerů nebo zakázky. V těchto modulech je vždy zobrazena pošta, která se Váže ke konkrétnímu partnerovi nebo k zakázce. Veškeré záznamy jsou shromažďovány v tomto hlavním modulu bez ohledu na to, kde byly pořízeny.
Modul lze rozdělit dle potřeby na dokladové řady (např. CRM, reklamace, schůzky, tel. hovory,…).
Jednotlivým dokladovým řadám pak lze nastavovat i zvlášť přístupová práva.
K jednotlivým záznamům v modulu CRM, lze rovněž přidat vazby na externí elektronické dokumenty (viz níže).
Především pro odeslanou poštu program nabízí nástroj pro automatické zaznamenávání jednotlivých druhů pošty.
Modul nabízí také číselníky (klasické pořizování – tlačítko „č“), které si může uživatel naplnit dle vlastní potřeby.
| Panel | |
|---|---|
Na této stránce najdete:
|
.
Údaje
Doklad č. - informace o aktuálně zvolené dokladové řadě CRM (dle potřeby lze pomocí "?" změnit) a pořadové číslo záznamu v dané dokladové řadě.
Typ záznamu -
- Přijatá pošta (evidence přijaté pošty)
- Odeslaná pošta (evidence odeslané pošty)
- Doporučeně (viz níže)
- Přijatá faktura (možnost zavést přijatou fakturu, která bude mít následně návaznost na modul dodavatelé (viz níže)
- Ostatní
"Odeslání - "Doporučeně" - takto označenou poštu lze vytisknout v sestavě "Poštovní podací arch" (3. volba při tisku).
Partner - adresát příp. odesílatel. Navázáno na adresář partnerů.
Datum – datum přijetí, odeslání pošty.
Číslo jednací – lze vypsat ručně nebo použít tlačítko „kouzelné hůlky“ (automatický návrhář čísla jednacího). Návrhář lze použít i v kombinaci se znakovou nebo číselnou předponou zadanou před generací v poli číslo jednací.
Popis – popis druhu pošty, např. faktura, upomínka, dopis o změně údajů, zaslání CD, manuálu apod. Zde lze nadefinovat číselník pro opakující se záznamy.
Forma – jakým způsobem bylo zasláno (mailem, faxem, dopisem, doporučeným dopisem, atd.)
Údaje zobrazující se v plánu nebo kalendáři dokladů – lze naplánovat určitou událost (např. při zapisování odeslané pošty se vyplní termín a zodpovědný pracovník, který telefonicky ověří doručení pošty u partnera, nebo se při zapisování uskutečněného jednání vyplní termín pro kontrolu plnění plánu).
Status Status/Průběh – může určovat v jakém stádiu vyřízení se pošta nachází. Statusy/průběhy si uživatel definuje dle potřeby v číselníku. Statusy/Průběhy pak může manuálně měnit. Číselník lze vyvolat kliknutím na ikonu "?“ umístěného vedle pole "Status/Průběh". Ke každé položce číselníku lze nově nastavit, že se po změně na daný průběh má záznam barevně podbarvit.
Další údaje – odesílatel, příjemce atd., které mohou sloužit také interním potřebám uživatele.
CRM - Přijatá faktura
Typ pošty "Přijatá faktura resp. Přijatý zálohový list" umožňuje evidovat došlé faktury a má vazbu na modul "Dodavatelé - Faktury, závazky".
Pro následné pořízení přijaté faktury v modulu "Dodavatelé - Faktury, závazky" se nabízí volba "Na základě došlé pošty/CRM". Více zde
.
Pokud se faktura zapisuje ručně, pak program automaticky spáruje fakturu se záznamem CRM a informuje o tom uživatele informační zprávou.
| Informace | ||
|---|---|---|
| ||
| Informační hlášku o spárování PF s CRM, která se uživateli zobrazí po uložení dokladu, lze vypnout ve "Správci - Předvolbách - Globálních - Dodavatelé". |
Připojení externího dokumentu
Uživatel má k dispozici dvě varianty, jak připojit k záznamu v modulu CRM nějaký externí elektronický dokument.
Vazby
První variantou je využití klasických vazeb (obdobně jako napříč celým systémem), kdy k danému záznamu lze ručně vložit dokument (cesta k dokumentu). Vazby se aktivují funkční klávesou "F12" a pomocí standardní klávesy "F3 - Nová" se vloží odkaz na externí dokument nebo více dokumentů.
Dokument pak lze zobrazit přímo přes tyto vazby pomocí ">".
Podrobněji popsáno v kapitole Vazby.
Pole "dokument"
Uživatel si může do modulu CRM (rovněž tak do přijatých faktur) aktivovat nové pole/nový údaj "Dokument", kde následně bude vyhledávat dokumenty uložené do zvolené složky a přiřazovat je jednotlivým záznamům. Nejdříve je nezbytně nutné provést potřebné nastavení ve "Správci - Předvolbách - Globálních - Dodavatelé".
Zde si uživatel nastaví následující:
- povolené používat čárové kódy na fakturách k propojení s DMS serverem,
- strukturu hyperlinku - zde má uživatel dvě varianty použití
hyperlink - je možné nastavit výchozí URL adresu, ze které se budou načítat přiložené soubory, např. http://firemni_intranet/skeny.
Varování Tato varianta předpokládá, že ve společnosti je funkční webový server pro interní potřeby uživatelů. nebo zde zvolit cestu ke složce, do niž budou vkládány externí elektronické dokumenty, cesta se nastaví pomocí tlačítka "..."
Varování Pokud budete využívat složku, kde jsou uloženy dokumenty k výběru, musí být povolena volba - místo DMS serveru použít složku.
Po správném nastavení se aktivuje pole "dokument" v záznamu CRM.
Externí elektronický dokument, pak lze k záznamu vybrat pomocí "...", kdy se nabídne možnost dokument naskenovat nebo vybrat existující ze zvolené složky.
Zobrazit dokument pak lze dvěma způsoby. Přímo u daného záznamu kliknutím na odkaz vedle pole "dokument" nebo přímo ze seznamu pošty, lze vyvolat kliknutím na příslušný řádek ve sloupci "DMS - link" zvolenou složku dokumentů.
Novinkou je, že pokud takto přidáte dokument k typu záznamu "Přijatá faktura" viz výše, pak se tento odkaz dokument při tvorbě přijaté faktury na základě došlé pošty/CRM přenese i do přijaté faktury.
Automatické zaznamenávání pošty
Systém umí v určitých případech zaznamenat poštu automaticky. Toto lze například pokud uživatel prostřednictvím tisku v Adresáři partnerů tiskne cokoliv (kromě seznamu), např. pro skupinu obchodních partnerů, program automaticky vyzve k zaznamenání pošty. Tzn., že pokud se dvaceti partnerům pošlou dopisy, na něž se štítky vytiskly, může uživatel po tisku jednoduchým způsobem vybrat text(y) z číselníku pošty a program ke každému partnerovi sám vyplní odeslanou poštu pro dané datum.
