CRM / Pošta
Je to nástroj pre komplexné sledovanie prijatej i odoslanej pošty (korešpondencie). Predovšetkým pre odoslanú poštu program ponúka nástroj pre automatické zaznamenávanie jednotlivých druhov pošty. Do modulu CRM je možné vytvárať záznamy z iných modulov - adresár partnerov alebo zákazky. V týchto moduloch je vždy zobrazená pošta, ktorá sa viaže ku konkrétnemu partnerovi alebo k zákazke. Všetky záznamy sú zhromažďované v tomto module bez ohľadu na to ,kde boli vytvorené.
Modul možno rozdeliť podľa potreby na dokladové rady (napr. CRM, reklamácie, schôdzky, tel.hovory, ...). Jednotlivým dokladovým radám potom možno nastavovať aj zvlášť prístupové práva a pridávať väzby na externé elektronické dokumenty.
Ponúka tiež číselníky (klasické vytváranie - tlačidlo "č"), ktoré si môže užívateľ naplniť podľa vlastnej potreby.
Doklad č. - informácie o aktuálne zvolenej dokladovej rade CRM (podľa potreby možno pomocou "?" zmeniť) a poradové číslo záznamu v danej dokladovej rade.
Typ záznamu
- Prijatá pošta
- Odoslaná pošta
- Doporučene
- Prijatá faktúra (možnosť vytvoriť takú prijatú faktúru, ktorá bude mať následne náväznosť na modul dodávatelia)
- Ostatné
Partner - adresát príp. odosielateľ. Naviazané na adresár partnerov.
Dátum - dátum prijatia, odoslania pošty.
Číslo jednacie - možno vypísať ručne alebo použiť tlačidlo "kúzelnej paličky" (automatický návrhár jednacieho čísla). Návrhár možno použiť aj v kombinácii so znakovou alebo číselnou predponou zadanou pred generáciou v poli jednacieho čísla.
Popis - popis druhu pošty, napr. faktúra, upomienka, dopis o zmene údajov, zaslanie CD, manuálu apod. Tu možno nadefinovať číselník pre opakujúce sa záznamy.
Forma - akým spôsobom bolo poslané (mailom, faxom, dopisom, doporučeným dopisom,...).
Údaje zobrazujúce sa v pláne, kalendári dokladov - možno naplánovať určitú udalosť (napr. pri zapisovaní odoslanej pošty sa vyplní termín a zodpovedný pracovník, ktorý telefonicky overí doručenie pošty u partnera, alebo sa pri zapisovaní uskutočneného jednania vyplní termín pre kontrolu plnenia plánu).
Status - môže určovať v akom štádiu vybavenia sa pošta nachádza. Statusy/priebehy si užívateľ definuje podľa potreby.
Ďalšie údaje - odosielateľ, príjemca atď., ktoré môžu slúžiť tiež interným potrebám užívateľa.
Výhoda používania tohto modulu CRM/Pošta oproti klasickým knihám je okrem iného tá, že ak si v adresári klikneme na konkrétneho partnera, v záložke partnera "CRM/Pošta" vidíme celú korešpondenciu s ním - čo nám do firmy od partnera prišlo, alebo aj čo sme my odoslali. Je to omnoho jednoduchšie ako listovať v knihách došlej/odoslanej pošty.
CRM - Prijatá faktúra
Typ pošty "Prijatá faktúra" umožňuje evidovať došlé faktúry a má väzbu na modul "Dodávatelia - Faktúry, záväzky".
Pre následné vytvorenie prijatej faktúry v module "Dodávatelia - Faktúry, záväzky" sa ponúka voľba "Na základe došlej pošty/CRM".
Pokiaľ sa faktúra zapisuje ručne, potom program automaticky spáruje faktúru so záznamom CRM a informuje o tom užívateľa informačnou hláškou.
Pripojenie externého dokumentu
Užívateľ má k dispozícii dve varianty, ako pripojiť k záznamu v module CRM nejaký externý elektronický dokument.
Prvou variantou je využitie klasických väzieb (podobne ako naprieč celým systémom), kedy k danému záznamu možno ručne vložiť dokument. Väzby sa aktivujú klávesou "F12" a pomocou štandardnej klávesy "F3-Nová" sa vloží odkaz na externý dokument alebo viac dokumentov.
Podrobnejšie popísané v kapitole "Väzby".
