Postup pri vytváraní vydaných faktúr

Pridaním novej faktúry (F3) sa ponúkajú tieto varianty pre vytvorenie novej faktúry: 

1) RUČNE

1.krok: Stisk klávesy "Nová" (F3)

2.krok: Výber bankového účtu (kliknutím na ikonu otáznika), na ktorý má byť faktúra uhradená, pokiaľ užívateľ vedie viac ako jeden bankový účet. Automatické dosadenie príslušného bankového účtu sa nastaví v "Predvoľby- Globálne/Užívateľské-Odberatelia/Prevyplnenie faktúry a ..." alebo v "Účtovníctvo- Nastavenie,osnova, denníky - Dokladové rady" vo voľbe "predvolený bankový účet pre fakturáciu a príkazy na úhradu" (táto voľba sa týka každého užívateľa zvlášť).

3.krok: Zmena DIČ. Pokiaľ je účtovná jednotka plátcom DPH v iných štátoch EÚ, nastaví si tieto DIČ v "Správca - Predvoľby Globálne - Pridelenie DIČ v iných krajinách EÚ" alebo ho možno pridať do zoznamu DIČ z iných krajín EÚ priamo vo faktúre. Výberom iného DIČ sa v tlači faktúry rekapitulácia DPH zobrazí v mene zadanej vo faktúre.

4.krok: Výber odberateľa sa urobí zadaním akéhokoľvek znaku zo skratky, názvu alebo zákazníckeho kódu požadovaného partnera do poľa skratka, a program fulltextovo vyhľadá (podľa výskytu týchto znakov v zozname) príslušného partnera. Pokiaľ ide o nového odberateľa, je možné ho pridať do databázy kliknutím na ikonu otáznika, kde sa ponúkne funkcia vytvorenia nového partnera, prípadne je možné údaje už vytvoreného klienta zmeniť.

5.krok: Vyplnenie ďalších údajov hornej časti faktúry. Výber strediska a zákazky sa robia (podobne ako u odberateľa) zo zoznamu, zoznam všetkých zákaziek, tj. i ukončených, sa zobrazí po zadaní "*" a stlačením klávesy "Enter". Ďalej môže užívateľ označiť, ku ktorej objednávke či dodaciemu listu sa faktúra viaže (len informatívne).

V poli "Dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia", "Dátum pre priznanie DPH" (využitie napr.u dobropisov, kde dátum pre DPH potvrdzuje  odberateľ) a "Dátum vystavenia" sa ponúka aktuálny dátum, ktorý je možné ľubovoľne meniť. Program automaticky stráži rozdiel medzi dátumom vystavenia a dátumom uskutočnenia väčší ako 14 dní.

Výber "Forma úhrady" sa rovnako robí kliknutím myši na ikonu otáznika. Pokiaľ zvolíme úhradu v hotovosti, v momente uloženia faktúry sa program opýta, či má vytvoriť pokladničný doklad. Pokiaľ pokladničný doklad vytvoríme, vytvorí sa tým automaticky aj väzba na tento doklad. Vyplnení ďalších políčok je nepovinné a možno ich vyplniť podľa potrieb užívateľa.

Status faktúry (napr. splátkový kalendár, pohľadávka v konkurze, splatná v tovare, pohľadávka u súdu...). Statusy možno definovať v číselníku. Podľa statusu možno filtrovať všetky prehľady pohľadávok (tlačidlo ďalšie upresnenie). Využitie nad správou pohľadávok je široké, napríklad možno lepšie plánovať cash flow, automaticky navrhovať opravné položky atď.

6.krok: Prepnutie do dolnej časti faktúry (F6).

a) vytvorenie položiek faktúry (F3). V pozícii Text môže byť textové označenie položky. Klávesou (F9) možno aktivovať "Textové vzory", ktoré slúžia k urýchleniu práce (pri prvom vstupe prostredníctvom klávesy <F6> do položiek sa aktivuje okno s textovými vzormi automaticky). V tejto ponuke je možné predom nadefinovať vzory najčastejšie používaných položiek faktúry so všetkými potrebnými údajmi (text, merná jednotka, cena za mernú jednotku, kód DPH, účet pre predkontáciu). Výberom tejto položky sa urýchli práca pri vytváraní faktúry.

b) Ak je účtovná jednotka plátcom DPH, môže zadávať ceny dvomi spôsobmi, a to zadaním ceny do položky "Čiastka bez DPH" alebo do položky "Čiastka s DPH". V obidvoch prípadoch sa DPH automaticky rozpočíta, avšak v prvom prípade klasickým dopočítaním daného % zo základu dane (tzn.zhora), v druhom prípade podľa patričného koeficientu (tzn.zdola). Výber kódu DPH sa robí kliknutím myši na šípku v pravej strane položky "Kód DPH".

c) V položkách je vhodné rovnako zapísať účtovný predpis pre stranu DAL. Výber účtu sa robí buď zadaním aspoň prvého čísla účtu (napr. 6 a Enter - objaví sa zoznam všetkých účtov začínajúcich číslom 6) alebo časti popisu účtu (napr. tržby - zobrazí sa zoznam účtov obsahujúcich slovo tržby). Zadanie účtu je podmienka pre automatizované zaúčtovanie faktúry do denníku. Nie je však povinná, jej nesplnenie môže pri zápise platieb do denníka spomaľovať a komplikovať prácu.

d) Po pridaní položiek faktúry možno v dolnej časti zapísať vyúčtovanie zálohy (s kladným znamienkom a účtovným predpisom), čím sa automaticky spočíta skutočná cena k úhrade. Zálohu možno automatizovanie priradiť klávesou F9/tlačidlom "Preveriť zálohy <F9>".

e) K položkám faktúry možno kombináciou kláves Ctrl + S priradiť zľavu. Pokiaľ sa z niektorej z položiek nemá zľava počítať, zaškrtne sa pri vytváraní tejto položky voľba "Nezahŕňať do výpočtu súhrnnej zľavy".  

f) Pokiaľ je faktúra v zahraničnej mene, klikne sa myšou na pole "Faktúra v cudzej mene", a urobí sa výber z kurzového lístka alebo sa napíše aktuálny kurz. Pokiaľ je faktúra v cudzej mene a je určená tuzemskému odberateľovi, na faktúre sa okrem celkovej čiastky v cudzej mene objaví rozpočet DPH v tuzemskej mene.

g) Hlavička, Doplňujúci text, Päta faktúry - užívateľ si tu môže do faktúry ľubovoľne dosadzovať text podľa potreby. K dispozícii je tu možnosť definovania číselníku textu (ikona otázniku) kde má užívateľ možnosť si najčastejšie používané doprovodné texty uložiť do číselníku a pohodlne z neho pri vytváraní vyberať. Doplňujúci text sa automaticky umiestňuje do stredovej časti faktúry - pod poslednú položku a pätu. Nie je tak potrebné robiť náročné úpravy užívateľských formulárov.

7.krok: Prepnutie späť do hornej časti faktúry (F6) a uloženie dokladu (F2).

 Položková časť faktúry - drobné rady

1. Možnosť nastavenia akýchkoľvek údajov v zozname položiek, tzn. nastavenia užívateľských pohľadov.
2. Možnosť presúvania stĺpcov, horizontálny posuv, dynamické farby (nastavené v skladových kartách).
3. Možnosť ľubovoľne meniť poradie riadkov jednotlivých položiek dokladov pomocou zelených šípiek hore a dole pod stĺpcom
4. Možnosť súčasného sledovania hlavičky a položiek dokladu bez nutnosti klikania na klávesu F6, tzv. ukotvenie položiek (prístupné pri rozlíšení 1024x768 a vyššom; aktivuje sa kliknutím na "pripináčik").
5. Rýchle zobrazovanie detailov bez nutnosti editácie (šípka ">")...
6. Na požiadavky užívateľov bolo pridané tlačidlo "Kópia <Shift + F3> (pridať s kópiou) aj do položiek dokladu.