Účetní deník shromažďuje všechny účetní zápisy, které se následně promítají do hlavní knihy a dalších přehledů.

Počet deníků odpovídá počtu nadefinovaných dokladových řad (viz Definice dokladových řad). Při vstupu do konkrétní řady uvidíte pouze doklady této řady.

Pro zobrazení všech dokladů vyberte v deníku možnost „Všechny dokladové řady“.

Zápisy do deníku:

• Přímé – zapisují se přímo do vybrané dokladové řady.

• Nepřímé – vznikají automaticky při práci v jiných modulech (např. Vydané/Přijaté faktury) - podrobně viz příslušné kapitoly.

• Speciální moduly jsou určeny pro Banku, Pokladnu a Vzájemné zápočty.

Kapitoly k modulu:

Práce v účetním deníku

• Úpravy dokladů: V deníku lze provádět změny, opravy i mazání. Program po smazání nezanechává prázdné řádky.

• Omezení změn:

  • lze nastavit v modulu Přístupová práva,

  • nebo pomocí Zamykání period (uzamčení měsíce nebo libovolného časového intervalu).

• Užitečné funkce:

  • Přečíslování dokladové řady

  • Opakující se pohyby – lze předdefinovat, při zápisu dokladu použijte klávesu F9 (např. v Pokladně)

  • Kontrola konzistence přijatých a vydaných faktur

• Tyto a další funkce najdete v horním menu pod volbou „Deník“.

Číslování dokladů – přímé zápisy

• Automatické číslování:

  • Přímé zápisy (Pokladna, Banka, Interní doklady, Vzájemné zápočty) se číslují od začátku účetního období.

  • Program začíná číslovat vždy od 1.

• Vlastní číslování:

  • Pokud chcete jinou číselnou řadu stačí u prvního dokladu zadat požadované číslo (např. 230001).

  • Program pak automaticky pokračuje (230002, 230003 …).

• Nepřímé zápisy:

  • U vydaných faktur se číslo dokladu přebírá z variabilního symbolu resp. čísla dokladu.

  • U přijatých faktur se používá interní číslo dokladu.

Kontinuita: PREMIER umožňuje pracovat v novém účetním období, aniž by bylo nutné uzavřít staré.

Změny v minulosti: Úpravy a opravy je možné provádět i v předchozích obdobích (respektovány jsou uzamčené periody).

Nastavení období: Aktuální účetní období se nastavuje v nabídce Správce - Předvolby - Globální/Uživatelské -Aktuální účetní období.

Omezení: Možnost provádět změny závisí na nastavení přístupových práv uživatele a na správně zvoleném aktuálním období.

Volby:

• Interní doklady - zobrazí se pouze interní dokladové řady

• Všechny řady - zobrazí se všechny dokladové řady tedy celý deník.

• Rok - pro prohlížení minulých období stačí nastavit požadovaný rok.

Zápis do deníku

Způsob zápisu:

• Doklady se pořizují běžným způsobem pomocí standardních kláves (viz Obecné informace – Standardní ovládací prvky).

• Postup je shodný pro všechny moduly.
  
  

Typy vstupních dokladů:

• Pokladní doklady – více možností a typů dokladů.

• Bankovní výpisy,

• Interní doklady,

• Vzájemné zápočty – při ručním pořizování.

Měny:

Částky lze zapisovat současně ve dvou měnách (místní a cizí).

• Díky tomu je možné vést devizové účty i valutové pokladny.

• Deník tak může plnit i funkci pokladní knihy.

Řazení dokladů:

Pořadí zadaných dokladů není závazné.

Program je automaticky třídí podle:

1. Data

2. Označení dokladové řady (abecedně)

3. Čísla dokladu

4. Času zápisu/pořadí

Přímé zápisy do deníku na saldokontní účty

Nevypárované přímé zápisy v deníku

(tj. platba/úhrada dříve než je zaúčtována resp. zaevidována faktura)

Při běžné práci nastanou případy, kdy se pořídí platba/úhrada (banka či pokladna) dříve než samotná faktura. Faktura se pořídí později a nastává otázka, jak provést spárování těchto účetních případů, aby došlo k uhrazení faktury a tím pádem k jejímu vyrovnání na saldokontním účtu.

V tomto případě je nezbytné, aby uživatel doplnil na účetním dokladu o platbě/úhradě název partnera, který musí být v seznamu partnerů, tj. výběr proběhne pomocí vyhledávání v kolonce „zkratka partnera“. Program pak při pořizování faktury (VF,PF) na příslušného partnera (opět při zápisu této faktury musí být partner vybrán pomoci zkratky ze seznamu partnerů) automaticky nabídne dotaz o otevřených položkách (tzv. nevypárovaných přímých zápisech v deníku) a nabídne provést automatické vypárování, tzn. provedení úhrady faktury. Jeli v nabídce více řádků, výběr provádíme již nám známou hvězdičkovou metodou.

Všechny tyto rozdíly mezi deníkem a evidencí faktur je možné sledovat v modulu "Daňová kancelář - Přiznání k DPH - Kontrola konzistence VF/PF"nebo obdobně v otevřených položkách.

Tisk deníku

Tisk celého deníku je nutné provést ve volbě **Všechny dokladové řady**. Poté se vybere tlačítko tiskárny vpravo nahoře nebo se zvolí v horním menu „ Deník…“, položka „ Tisk /Export Deníku“.

Deník lze exportovat o do jiných formátů, např. MS Excel.

Možnost využít filtry před tiskem dokladů.

Interní doklady

Způsob pořízení interních dokladů je naprosto shodný s pořízením bankovních výpisů viz „Banka“. Pro interní doklady je nutné mít definovánu interní dokladovou řadu. V ní je možné pořizovat účetní doklady včetně úhrady či platby vydané/přijaté faktury, pokud není využívána řada vzájemných zápočtů.

Řada interních dokladů slouží k pořizování interních dokladů mimo pokladny, banky, vydaných a přijatých faktur. Nejčastěji se zakládají interní řady pro účtování mezd, leasingů, skladu, majetku (odpisů), vnitřních vyrovnání ad. typů účetních případů.

Pořízení interních dokladů

1. Off-line účtování ID – některé interní doklady se účtují off-line, tedy z jiných modulů „Sklady, Mzdy, Majetek“

2. On-line účtování ID – přímý zápis interních dokladů do deníku.

   1. Běžný zápis,

   2. úhrada vydané,

   3. platba přijaté faktury,

   4. vnitřní vyrovnání (velmi důležité pro interní řady) -  je určeno k vyrovnávání (párování) interních předpisů, ke kterým uživatel přiřazuje vnitřní variabilní symboly. Na stranu příslušného účtu.