Co jsou Výkazy práce

Výkazy práce jsou prostředí, ve kterém se zapisují všechny položky, které vstupují u zaměstnance do výpočtu mzdy. Tyto položky jsou do výkazu pořizovány buď načtením přímo z nastavení zaměstnance nebo jsou pořizovány ručním zápisem. Při zpracování mezd doporučujeme vždy postupovat podle níže uvedeného návodu - zpracování mezd tak bude efektivní a v jeho průběhu proběhnou také logické kontroly, které zamezí zbytečným chybám.

Kapitoly k modulu:

Doporučený způsob zpracování mezd

1. Zápis nepřítomností v práci

Ve výkazech práce zapíšete jednotlivým zaměstnancům veškeré nepřítomnosti v práci v průběhu zpracovávaného měsíce, tj. dovolené a další absence - nepřítomnost v práci (neplacené volno, OČR, neomluvená absence, lékař – ostatní náhrady, dárcovství krve apod. Svátky nezapisujete - program pracuje se svátky v kalendáři tak, že připadne-li na obvykle pracovní den - po zahájení měsíce automaticky vyplatí náhradu, nebo nezkrátí měsíční mzdu, pokud na tento den není ve výkazu práce zadaná pracovní neschopnost z důvodu nemoci nebo OČR. Od roku 2020 do výkazů ručně nezapisujete dočasné pracovní neschopnosti. Do výkazů nezapisujete ani dávky v mateřství - PPM, Rodičovský příspěvek a Otcovskou - tyto nepřítomnosti budou do výkazu načteny přímo z nastavení zaměstnance. Pokud zpracováváte mzdy na zakázky, pak v nastavení „zahájení“ zvolte volbu – bez odpr. doby. Další informace ohledně zápisu mzdových položek najdete na konci této kapitoly.

Zápis nepřítomností do výkazů práce

Na této stránce najdete:

Zvolením této možnosti se zobrazí seznam všech zaměstnanců, kteří mají ve zpracovávaném období aktivní smlouvu. Zápis nové nepřítomnosti provedete takto:

2. Příprava dočasných pracovních neschopností pro zpracování

V druhém kroku připravíte pro zpracování dočasné pracovní neschopnosti - tj. provedete jejich stažení prostřednictvím podpisového certifikátu nebo Datových schránek, případně - pokud nevyužíváte žádnou z těchto možností - provedete ruční zápis dočasných pracovních neschopností do Přehledu DPN. Vše ohledně zpracování DPN je podrobně popsáno v kapitole 1.7.1. E-neschopenky - zpracování DPN od 01.01.2020

3. Zahájení měsíce (zahájení zaměstnance)

Po zápisu všech nepřítomností ve výkazech práce a přípravě DPN provedete tzv „Zahájení měsíce“. Jedná se o operaci, při níž program doplní odpracovanou dobu dle fondu PD mezi jednotlivé nepřítomnosti a dále doplní „trvalé individuální složky“ mzdy zadané ve mzdových údajích daného zaměstnance (včetně zadaných exekučních srážek). Pokud zpracováváte mzdy tak, že rozpočítáváte v rámci měsíce na různé zakázky, pak v nastavení „zahájení“ zvolte volbu – bez odpr. doby.

UPOZORNĚNÍ

Zahájení měsíce má pro správnost výpočtu mzdy klíčový význam, proto - zejména u zaměstnanců v hlavním pracovním poměru, tento krok nikdy neobcházejte!

Zahájení měsíce provedete tak, že ve výkazech práce zvolíte "zahájení měsíce", vyberete okruh zaměstnanců nebo zahájíte u všech a potvrdíte tlačítkem OK.

Zahájení můžeme provést také pouze u jednoho zaměstnance přímo z jeho výkazu takto:

Pokud byly před zahájením měsíce ve výkazech práce zadány jiné položky mzdy než nepřítomnosti v práci uvedené v bodu 1., dojde k jejich smazání !!! Nevymažou se pouze předem zapsané zálohy na mzdu. Pokud z provozních důvodů nutně potřebujete dopředu zapisovat kromě záloh i jiné mzdové složky, musíte si "zahájení" upravit takto:

Výkaz práce po zahájení vypadá takto:

4. Editace výkazů práce

V dalším kroku editujete (otevíráte) výkazy práce jednotlivých zaměstnanců a upravujete mzdu dle požadavků – přidáváte nebo měníte položky, zadáváte přesčasy, prémie, srážky atd. - tedy pohyblivé složky mzdy.

Zápis prémií:

5. Výpočet mzdy

Po doplnění všech pohyblivých složek do zahájeného výkazu práce můžete provést výpočet mzdy. Ten můžete provést jak individuálně pro jednoho zaměstnance přímo v jeho výkazu práce tak hromadně všem zaměstnancům.

Individuální výpočet ve výkazu práce:

Mzdy můžete také propočítat hromadně. Hromadný propočet doporučujeme provést i v případě, že jste již mzdy propočítávali individuálně. V rámci hromadného propočtu totiž program provádí další logické kontroly a v případě zjištění logických chyb vás na ně v protokolu o zpracování mezd upozorní. Hromadný propočet provedete takto:

.

6. Zaúčtování mezd

Před tiskem výstupů (OSSZ, ZP, výplatní lístky, výplatní listiny příkazy k úhradě) provedete ve zpracování mezd zaúčtování mezd, a to proto, že při zaúčtování se provádí další kontrola na konzistenci výkazů práce a zpracovaných mezd.

Po této operaci již můžete zpracovat veškeré výstupy - podrobnosti najdete v kapitole 10. Sestavy / Příkazy

7. Uzamčení měsíce

Po vytištění všech výstupů doporučujeme provést uzamčení měsíce - takto si zabezpečíte již zpracované mzdy před nechtěnými úpravami.

8. Zpracování tiskových sestav

Po této operaci již můžete zpracovat veškeré výstupy - podrobnosti najdete v kapitole 10. Sestavy / Příkazy

Tisk výstupních sestav.

Podrobnější informace k jednotlivým krokům při zpracování mezd

ad.1. Zápis nepřítomnosti v práci do výkazu práce

Nejrychleji zadáte např. dovolenou od 10.08.2020 do 11.08.2020 takto:

F3 → 10 (ENTER) → 11 (ENTER) → 500 (ENTER) → F2

Při zápisu jednotlivých nových položek nemusíte nutně procházet všechna pole - stačí vyplnit pouze ta, která jsou nutná a přímo uložit pomocí F2. U polí "od:" a "do:" stačí vyplnit pouze den a potvrdit ENTER nebo přejít do dalšího pole pomocí myši.

Pokud zapisujete překážku v práci kratší než směna, pak zadáte datum od - do a v pozici Pr.dnů ručně zapíšete 0,5 a potvrdíte ENTER - položka se propočte jen za polovinu směny (zbytek směny se zaměstnanci doplní při zahájení měsíce automaticky jako odpracovaná doba).

Stejnému zaměstnanci na 03.08.2020 zadáme 0,5 dne placené překážky v práci - např. návštěvu u lékaře:

Po uložení obou těchto zadání bude výkaz práce přichystán k zahájení a bude vypadat takto:

Stejným způsobem zapíšete do výkazu práce i dočasné pracovní neschopnosti a jiné dávky hrazené z nemocenského pojištění - podrobněji o zápisu a možnostech k těmto dávkám v kapitole 1. 7. Zpracování dávek nemocenského pojištění

ad 3. Zahájení měsíce - zahájení zaměstnance

Zahájení měsíce lze provést dvěma způsoby:

a) pro všechny zaměstnance najednou (případně pro zvolený okruh zaměstnanců)

b) pro jediného zaměstnance přímo ve výkazu práce (je to možné pouze ve režimu zpracování mezd - standardně - viz obrázek níže)

Vypsáním hesla pro zahájení - tj. slova "zahajit" bez diakritiky - dojde ve výkazu práce k doplnění odpracované doby a všech mzdových položek, které má zaměstnanec uvedené v personalistice - v nastavení - mzdové údaje (např. osobní hodnocení, speciální příplatky, dodanění služebního vozidla i pro soukromé účely, půjčky, penzijní pojištění, exekuční srážky atd.).

Výkaz práce po zahájení bude vypadat takto:

Uživatelé, kterým z nějakých důvodů nevyhovuje doplnění odpracované doby v rámci zahájení měsíce (např. zaměstnanci pracují ve zcela nepravidelné pracovní době apod.), mohou použít zahájení měsíce "bez odpracované doby" nebo "Doplnit pouze individuální položky" - v tomto případě se do výkazu práce přenesou pouze mzdové složky z personalistiky.

ad 3. Editace výkazů práce

Po zapsání všech absencí a po "zahájení měsíce/zahájení zaměstnance" můžete dále doplňovat do výkazu práce další mzdové složky, které mají být ve mzdě zohledněny - např. příplatky, prémie, roční odměny apod.

Tyto složky doplníte tak, že otevřete výkaz práce daného zaměstnance a jako novou mzdovou položku zadáte to, co potřebujete doplnit. V příkladu níže doplníme měsíční prémie částkou - 500 Kč.

a dále pak srážku zálohy ve výši 3000 Kč

Tlačítko "nerozděleno"

Režimy zpracování výkazu práce

V PREMIERU existují dva možné režimy zpracování výkazu práce. Volbu daného režimu zpracování se provádí ve Správci - v Globálních předvolbách pod záložkou Mzdy:

Standardní režim

Doporučený - standardní režim (používat standardní zadávání hodin/dnů) - zde je vidět rozložení odpracované doby a absencí v rámci měsíce, zde je také barevná provázanost podbarvení zápisů jednotlivých složek mzdy ve výkazu práce a na zobrazení měsíce. Výhodou tohoto režimu je i možnost zahájení zaměstnance - tedy zahájení jenom této jediné mzdy, výhodou je také větší přehlednost, další informace o fondu pracovní doby.

Režim mzdová karta

Druhým režimem je režim - mzdová karta - kde vidíte celou dobu mzdovou kartu.

Hromadné pořizování mzdových složek

Tato volba ve výkazu práce slouží pro pořízení složek mezd, které uživatel pořizuje či mění hromadně – např. odměny, stravenky, roční vyúčtování daně. V tomto režimu lze pořizovat ty mzdové položky, které se zadávají přímo částkou (mají nastaveno „Kč za měsíc nezávisle na fondu pracovní doby“) nebo položky, které se počítají sazbou ze zadaných hodin (mají nastaveno „Kč/hodinu“). V prvním případě vyplňujete pole „sazba“, v druhém pole "hodiny". Aby se Vám zobrazil seznam zaměstnanců, zadáte nahoře do pole "Sledovaný kód" kód požadované mzdové položky, kterou chcete takto hromadně pořídit. Po vyplnění u všech zaměstnanců, kterým chcete mzdovou položku zadat, zvolíte vlevo dole „propočítat u všech“ a „uložit“. Opustíte „Hromadné pořizování“ a ve výkazech u jednotlivých zaměstnanců budou položky uloženy.

K hromadnému zpracování ročního zúčtování daní najdete bližší informace v kapitole: 6. 2 Roční zúčtování daně

Import mzdových složek z xlsx souboru

Nachystáte si xlsx soubor, který bude obsahovat potřebné údaje:

Dále budete postupovat stejně, jak jsme popsali výše - tj. zvolíte možnost Propočítat u všech a Uložit, takto se importované údaje přenesou do výkazů práce zaměstnanců.

Pořizování mzdových složek sumačně

Je jedním způsobem, kterým se dá v rámci měsíce rozúčtovávat mzdové složky na zakázky a střediska. Pro tyto účely musí být mzdové položky upraveny takto:

Když pak takto upravenou mzdovou položku zapíšete ve výkazu práce, otevře se vám okno pro rozepsání příslušných počtů hodin na jednotlivé zakázky nebo střediska tak, jak to potřebujete.

Metodu rozkontování mzdy lze nastavit. (pamatuje si poslední uloženou a to absolutně – tzn. ne u každého zápisu zvlášť):

1. Přidávat rozdíl – mzda je dána sumarizačními údaji v horní části obrazovky a uživatel provádí změny v dolní detailní části. Mění hodiny (mzdu) a program automaticky přidává další řádky tak, aby součet tvořil sumarizační údaje.

2. Sčítat po přidání – mzda je tvořena součtem detailních řádků – tzn. že uživatel zadává hodnoty do nového řádku sám.

Takto pořízené mzdové složky uvidíte na mzdovém výkazu jako oddělené položky pro jednotlivá střediska.

Další příklady zadávání mzdových složek

Zaměstnanec má hodinovou mzdu, dne 14.4.2017, kdy byl státní svátek, byl v práci - takže mu nenáleží náhrada mzdy za svátek, ale hodinová mzda a k ní příplatek za práci ve svátek.

Pro zadání takové mzdy máte ve mzdových položkách pořízenou mzdovou položku 190 - hodinová mzda za svátek, kterou jste pořídili kopií položky 102 a k ní máte přiřazenou položku 202 /příplatek za práce ve svátek ve výši 100% PHV).

Ve výkazu práce budete postupovat takto:

1.Smažete náhradu mzdy za svátek, která v tom případě zaměstnanci nenáleží. Vyberete danou položku a zvolíte na dolní liště Smazat.

Na den 14.4. zadáváte zaměstnanci směnu mzdovou položkou hodinová mzda ve svátek 190.

Rychlé zadání:

F3 → 14 (ENTER) → 14 (ENTER) → 190 (ENTER) → F2 → program Vám automaticky nabídne zadání položky 202 - potvrdíte F2.

OPRAVY

Pokud zjistíte, že máte v zadání mzdové položky chybu a zadání ještě jste ji neuložili - použijete Esc nebo Storno - položka se neuloží (pokud jste takto zrušili položku, ke které jsou přiřazené i další položky, program se Vás zeptá, zda zrušit i tyto položky.

Pokud zjistíte, že máte chybu u položek, které jste již potvrdili, smažte chybně zadané položky tak, že kurzorem označíte ve výkazu práce řádek s chybnou položkou a na spodní liště potvrdíte tlačítko: Smazat.

Pokud je k mazané mzdové položce přiřazena i další podřazená mzdová položka, program se Vás zeptá, zda zrušit i tyto položky.

Pokud opravujete mzdové položky u mzdy, která již byla propočtena, nezapomeňte tuto mzdu opět propočítat.

Pokud jste chybně zadali některou z absencí, můžete postupovat dvojím způsobem:

1. Za smazanou dovolenou např. za 11.11. zapíšete od 11.11. do 11.11. správnou položku např. smluvní mzdu (nebo např. jinou překážku - 511 ostatní náhrady), pak již můžete nechat mzdu propočítat.

2. Pokud jste chybně zapsali více absencí, které jste smazali a ponechali pouze ty, které do výkazu skutečně patří, vrátíte se zpět do seznamu výkazů práce a buď opravíte odpracovanou dobu ručně, nebo zvolíte zahájení měsíce pouze u tohoto vybraného zaměstnance - doplní se odpracovaná doba, ale zároveň se smažou všechny dodatečně zapsané mzdové položky, které nejsou absencí - např. prémie - ty pak musíte opět doplnit.

ad 4. Výpočet mezd

Mzdu můžeme vypočítat dvojím způsobem

buďto přímo ve výkazu práce daného zaměstnance stiskem tlačítka Propočítat nebo F11 - v této chvíli se zobrazí mzdová karta s propočtem mzdy, kterou můžete zkontrolovat. Tento způsob je vhodný zejména pro uživatele, kteří se zpracováním mezd v PREMIERU začínají, protože takto získají lepší povědomí o tom, jak se zadané mzdové složky promítají do výpočtu - mohou si dále zkontrolovat také další údaje, např. daně - použité slevy a daňové zvýhodnění, ověřit správnost výpočtu exekučních srážek apod.
druhým - doporučeným způsobem je vypočítat mzdy hromadně pro všechny zaměstnance - ve zpracování mezd
v této chvíli získáte protokol hlášení, ve kterém PREMIER upozorní na určité skutečnosti, které v rámci výpočtů mezd nastaly, tyto si máte ještě možnost zkontrolovat, případně se k výkazům práce, kterých se týkají, dodatečně vrátit a mzdu případně upravit.
Tento protokol si můžete vytisknout.

DOPORUČUJEME!

Výpočet mezd pro všechny zaměstnance najednou proveďte i v případě, že jste propočítávali mzdy zaměstnancům jednotlivě v jejich výkazu práce. Výpočtem pro všechny nejenom získáte jistotu, že se na žádného ze zaměstnanců nezapomnělo, ale také provedete na základě protokolu i další kontrolu správností výpočtů.