Nastavenie potrebné pre synchronizáciu s programom Premier sa nachádza v module "Nastavenie".
1) upresnenie exportov - tu sa vyplní počet dní spätne, za ktoré chcete doklady exportovať.
Príklad: pokiaľ tu bude vyplnené "3 dni" potom, ak bude faktúra vytvorená s dnešným dátumom, ponúkne sa k exportu až za 3 dni.
2) Kód exportu - tento kód aplikácia vygeneruje automaticky. Kód bude následne slúžiť pre nastavenie v programe Premier system (viď nižšie).
3) pridať do exportu zaznačia sa tie dokladové rady aplikácie, ktoré sa budú prenášať do programu
4) skratka pre Premier tu sa doplní skratka dokladovej rady v programe Premier system, do ktorej sa majú doklady importovať.
2. Nastavení v programe Premier
Poznámka: Pokiaľ niektoré z nižšie uvedených nastavení v programe nenájdete, program najskôr aktualizujte.
2.1 Nastavenie účtovnej jednotky
V zozname účtovných jednotiek si u jednotky, ktorú chcete nastaviť pre import dát zvoľte "upraviť". V editácii účtovnej jednotky musíte zvoliť:
- Povoliť PREMIER air - po stlačení tejto voľby Vás program vyzve k zadaniu bezpečnostného hesla. Heslo znie "AIR1".
- Unikátne ID pre synchronizáciu - tu sa vyplní jedinečný "kód exportu", ktorý bol vygenerovaný aplikáciou Premier Air v modulu "Nastavenie" (viď vyššie).
2.2 Nastavenie dokladových rád
V programe je potrebné vytvoriť dokladové rady, do ktorých sa budú doklady importovať. Dokladové rady sa v programe vytvoria klasickým spôsobom viď kapitola "Dokladové rady".
Upozornenie: Pre správnu funkciu je nutné, aby dokladová rada mala rovnakú skratku v programe aj v aplikácii alebo nastaviť import na dokladové rady v programe.
2.2.1 Nastavenie rady vydaných faktúr pre import
Pre správne účtovanie odporúčame v programe Premier nastaviť asociáciu, na ktorú chceme, aby sa prenesené faktúry účtovali.
V nastavení dokladových rád vydaných faktúr teraz nájdete príznak "Doklady sa vytvárajú v Premier Air aplikáciách". Pokiaľ bude na danej dokladovej rade zaškrtnutá táto voľba, znamená to, že v programe Premier nemožno v takto označenej rade zapisovať nové faktúry. Je to z toho dôvodu, aby nedochádzalo ku kolízii s číslovaním.
"Import prebieha z rady (zadá sa len ak sa líši dokladová rada v Premier Air)" - túto voľbu využije užívateľ, ktorý má rozdielne dokladové skratky v aplikácii a v programe.
2.2.2 Nastavenie rady pokladne pre import
V nastavení dokladovej rady pokladne určenej pre import nastavte taktiež účtovanie (viď nižšie).
V nastavení dokladových rád pokladní teraz nájdete príznak "Doklady sa vytvárajú v Premier Air aplikáciách". Pokiaľ bude na danej dokladovej rade zaškrtnutá táto voľba, znamená to, že v programe Premier nemožno v takto označenej rade zapisovať nové doklady. Je to z toho dôvodu, aby nedochádzalo ku kolízii s číslovaním.
"Import prebieha z rady (zadá sa len ak sa líši dokladová rada v Premier Air)" - túto voľbu využije užívateľ, ktorý má rozdielne dokladové skratky v aplikácii a v programe.
2.3 Nastavenie účtovania
Pre zjednodušenie práce účtovníčky, možno prednastaviť účtovanie, ktoré sa má do programu buď prenášať z aplikácie alebo, ktoré má byť dosadzované programom. Všetko je potrebné nastaviť podľa nižšie uvedených priorít účtovania.
Priorita účtovania:
- účtovanie vyplnené v aplikácii Premier Air - tj. nastavenie účtov u jednotlivých nadefinovaných položiek.
- nastavenie dokladovej rady v programe Premier - teda účty nastavené v dokladových radách (pokladne, vydané faktúry)
- globálne predvoľby programu Premier - v "Správca - Predvoľby globálne - Účtovníctvo - Účty pre pred plnenie"
2.4 Test importu
Po vykonaní nastavenia je potrebné urobiť test pripojenia. V hlavnom menu spusteného programu na hornej lište "Premier Air - Test pripojenia".
Po spustení tejto voľby program vykoná test pripojenia a napíše o tom užívateľovi správu.
3. Export/Import dát
Import rešpektuje uzamknuté obdobie. Importovať možno len do vytvorených dokladových rád.
Importovať dáta do programu možno len ručne. Import dát sa spúšťa na spustenom programe horná lišta programu "PremierAir - Import dát".
Následne program zobrazí dialógové okno pre upresnenie importu.
1) Obdobie - tu si užívateľ môže zvoliť obdobie, za ktoré chce dáta do programu importovať.
2) Predchádzajúce obdobie - v prípade opakovaného importu sa tu zobrazí predchádzajúce importované obdobie.
3) Načítať dáta - touto voľbou sa zobrazia dáta určené k nahratiu do systému. Dáta sa zobrazia s ohľadom na nastavenie v aplikácii Premier Air. Dáta možno zobraziť bez vyplnenia obdobia. Program v tejto fáze zobrazí počet záznamov určených k importu.
4) Uložiť do systému Premier - touto voľbou sa spustí import do programu. Po prebehnutí importu program napíše informačnú správu či import prebehol úspešne.
5) Ukončiť - zatvorí sa dialógové okno importu.
6) Nový import - stlačením tejto voľby možno spustiť nový import.
4. Importované dáta
4.1 Označenie importovaných dokladov/partnerov
Doklady a partneri, ktorí boli takto do programu importovaní, budú označené príznakom.
Importované dáta odporúčame vždy skontrolovať!
Príznaky možno z importovaných dokladov odstrániť buď ručne po jednom alebo hromadne (z hlavnej obrazovky).
Navyše bude na všetkých naimportovaných dokladoch automaticky informácia, že doklad vystavil "PremierAir".
4.2 Importované faktúry
Ako už bolo povedané, naimportované faktúry budú v systéme prehľadne označené príznakmi. Systém možno nastaviť tak, že sa do aplikácie budú prenášať rovno aj účtovné predpisy u jednotlivých položiek faktúry. Tie ale musia byť nastavené u jednotlivých vzorov položiek viď. "Položky" a prípadne v dokladových radách v programe alebo v predvoľbách globálnych (viď. vyššie). Aj napriek tomu, že sa zápisy do systému nahrajú s účtami je potrebné faktúry po kontrole nechať zaúčtovať do programu Premier.
Zaúčtovanie faktúr sa potom vykonáva v "Denník" - zobraziť Všetky rady - Všetky dokladové rady - horná lišta Denník - Kontrola konzistencie - Kontrola vydaných faktúr - Nezaúčtované faktúry - Zaúčtovať.
Faktúra v hotovosti (vrátane príjmového pokladničného dokladu) - pokiaľ je v aplikácii vystavená faktúra hradená v hotovosti vrátane príjmového pokladničného dokladu, naimportujú sa tieto doklady do programu obidva aj vrátane väzby.
Faktúra v cudzej mene - pokiaľ je v aplikácii vystavená faktúra v cudzej mene, potom aj táto sa prenesie do programu (vrátane kurzu).
4.3 Importované pokladničné doklady
Pokiaľ je všetko správne nastavené (účtovanie v nastavení dokladovej rady pokladne a u jednotlivých položiek vo faktúre v aplikácii) potom po importe stačí zápisy len skontrolovať.
4.4 Importovaní partneri
Pokiaľ partner, ktorý sa vyskytuje na dokladoch v aplikácii Premier Air, nie je v programe Premier pri importe nájdený, automaticky sa v programe založí. Takto založený partner bude v adresári partnerov označený príznakom. Zatiaľ sa pri importe partnera, prenášajú len základné údaje spoločnosti:
- názov,
- adresa,
- IČ, DIČ
- údaj o plátcovstve.
5. Zmeny v dátach
Po naimportovaní dát z aplikácie Premier Air už systém neumožní do dát v aplikácii zasahovať.
Prípadné zmeny možno vykonávať len v programe Premier.