Povolení vytěžování vydaných faktur
PREMIER Ai nyní vytěžuje i vydané faktury. Pakliže chcete vytěžovat vydané faktury, je nutné tuto funkcionalitu povolit ve "Správci - Předvolbách - Globální - Odběratelé - PREMIER Ai".
Automatická identifikace vydaných faktur
Systém je nastaven tak, aby automaticky rozpoznal, že se jedná o vydanou fakturu, zařadil ji do správné sekce/záložky (VF nebo PF) a nabídl k tomu adekvátní funkce.
K tomuto účelu pracuje s unikátními výrazy (Správce - Předvolby - Globální - Odběratelé - PREMIER Ai), pomocí kterých fakturu identifikuje.
Jako základní unikátní výraz se bere spisová značka společnosti, která se automaticky přebírá z Globálních předvoleb - Obecné. Pakliže na vydané faktuře je uvedena spisová značka v jiném formátu (zkráceně, bez mezer) nebo pokud pracujete se skeny, kde nemusí být dobrá čitelnost, zadejte v tomto zkráceném tvaru spisovou značku v nastavení do pole "Část spisové značky".
Pro případy, kdy se na vydané faktuře nevyskytuje spisová značka vůbec, je možno pro identifikaci zadat unikátní výraz např. www stránky, e-mail, bankovní spojení ad, který je vždy uveden na vydané faktuře. Unikátní výrazy můžete zadat dva, pro druhý výraz je možné využít pole pro "Část spisové značky".
Skeny resp. obrázky jsou identifikovány až po OCR převodu.
Pokud se vkládají skeny/obrázky přímo v PREMIER Ai – v panelu Vydané faktury, označí se jako XV (neidentifikovaný dokument – sekce VF), zde může jít o fakturu/ZL nebo přílohu k faktuře.
Nastavení
Složka pro import
Pokud máte nastavenou složku pro import přijatých faktur, není třeba nastavení měnit, můžete mít společnou složku pro import VF i PF.
Pakliže chcete mít oddělenou složku pro import vydaných faktur, můžete ji nastavit ve "Správci - Předvolby - Globální - Odběratelé - PREMIER Ai ." Pro složku platí stejná pravidla jako u přijatých faktur.
Faktury, které se vloží do složky pro import vydaných jsou automaticky detekovány jako vydané faktury.
E-mailová schránka
Pokud se přijímají dokumenty přes e-schránku, je možné zasílat na stejnou jako přijaté faktury.
Kdy se doporučuje mít pro VF odlišnou e-schránku, popř. úložiště?
- Pokud se zasílají VF v podobě skenu a nemůže dojít ihned k identifikaci druhu dokumentu (VF, PF, účtenka).
- Pokud je VF větší množství a nechcete používat stejné vstupní úložiště jako jsou PF (pro pořádek).
Úložiště a přejmenování vytěžených vydaných faktur
Úložiště a přejmenování vytěžených a zaúčtovaných dokladů je společné s přijatými fakturami a řídí se tedy nastavením "Ve Správci - Předvolby - Globální - Dodavatelé - PREMIER Ai".
Pokud využíváte nastavení úložiště v dokladových řadách, je nutné i u vydaných faktur řešit nastavení na úrovni dokladových řad.
Máte-li zapnutou funkci pro automatické třídění dokladů dle let/modulů/dokladových řad, ujistěte se, zda máte toto zapnuto i pro odběratele a tedy vydané faktury.
Další nastavení
Výchozí dokladové řady pro vytěžování vydaných faktur a zálohových listů lze obdobně, jako u přijatých faktur, nastavit v globálních předvolbách.
V dokladové řadě vydaných faktur lze rovněž nastavit, aby se daná řada nenabízela pro vytěžování.
Zde lze rovněž nastavit, že číslo vytěžené z faktury se má přenášet do vnitřního čísla VF v programu PREMIER - toto se použije tehdy, pokud chcete zachovat pořadí faktur s klientem. Pokud budou v originální čísle písmena, tak ty se do vnitřního čísla přenášet nebudou (pouze do pole číslo VF originálu liší-li se).
Automaticky se vždy celá originální čísla dokladu přenáší do pole číslo VF originálu, liší-li se pro potřeby správnosti kontrolního hlášení.
Automaticky přidělovat dokladovou řadu dle prefixu z definice dokladový řad - pokud jsou v dokladových řadách VF nastaveny prefixy a program vytěží fakturu s číslem s tímto prefixem, automaticky vybere odpovídající dokladovou řadu.
Vytěžování vydaných faktur
Po vložení vydané faktury jakýmkoliv způsobem se systém snaží identifikovat, zda se jedná o přijatou nebo vydanou fakturu. Podle výsledku doklad zařadí do odpovídající sekce/záložky. U skenů či obrázků je dokument identifikován a zařazen až po OCR převodu.
Čísla u jednotlivých záložek značí počet otevřených dokladů.
Podle toho, se kterým typem dokladů chcete pracovat se přepnete do odpovídající záložky.
Pokud systém chybně identifikuje doklad, je možné kdykoliv jej manuálně přesunout do správné sekce/záložky pomocí změny cílového modulu pro zaúčtování.
Samotný systém vytěžování a zaúčtování je obdobný jako u přijatých faktur. Rozdíl je v tom, že u vytěžování vydaných faktur lze využít pouze historii a šablony.
Další rozdíly:
- Vydanou fakturu nelze nikdy zapsat do uzavřeného období.
- Pro přímý zápis není povinné vytěžení bankovního spojení.
- Koncový klienti bez IČ se nemusí zakládat do adresáře partnerů (jsou uvedeni pouze na faktuře a přehledech).
